Description sommaire du poste

Personnel chargé du travail général de bureau.

Enregistrer les opérations financières. Établir les factures et compiler des données pertinentes pour l'entreprise. Obtenir les données financières permettant la tenue de documents comptables. Compiler et conserver des registres de comptes payables vérifiés. Concilier les états de compte et émettre les paiements aux fournisseurs. Inscrire les versements aux comptes clients et conserver des registres des comptes à recevoir. Voir au recouvrement approprié des comptes en souffrance au-delà des 30 jours. Concilier et déposer les argents versés à la concession. Compiler et conserver les documents relatifs à la paie.

Les tâches principales sont énumérées ci-dessous, mais le titulaire peut être affecté à d'autres fonctions. Tâches reliées aux comptes payables

Vérifier tout reçu et obtenir l'autorisation appropriée avant d'effectuer un paiement.
Préparer les chèques afférents aux comptes payables.
Consigner, sur une base quotidienne, tout poste ouvert aux comptes payables.
Imprimer tout rapport de comptes payables et conserver les dossiers des fournisseurs réguliers.
Concilier l'état de compte et le grand livre et s'assurer que les paiements sont conformes aux échéanciers de la concession.
Maintenir un système de petite caisse.
Concilier les factures.
Répondre aux questions des fournisseurs.
Concilier les soldes bancaires sur une base hebdomadaire.
Participer à la fermeture mensuelle des comptes.
Préparer des analyses de comptes sur demande.
Collaborer à des projets spéciaux au besoin.

Tâches reliées aux comptes à recevoir

Concilier et déposer, sur une base quotidienne, les paiements reçus des services après-vente et pièces, y compris les charges sur cartes de crédit.
Établir des reçus pour toutes espèces provenant de la vente de véhicules, vérifier si des sommes sont dues.
Consigner les encaissements finalisés et mettre à jour le grand livre des comptes clients.
Classer toutes les preuves d'encaissements, les talons de chèques et les reçus bancaires.
Préparer les dépôts en espèces et remplir la feuille de contrôle de l'encaisse sur une base quotidienne.
Concilier les états de compte et voir au recouvrement au besoin.
Traiter les dépôts quotidiens des paiements effectués par cartes de crédit ou par dépôts directs.
Recevoir les appels téléphoniques concernant les comptes à recevoir et assurer le suivi des demandes.
Mettre à jour les données concernant les comptes clients.
Établir une liste des comptes à recevoir selon les besoins de l'institution financière.

Tâches reliées à la paie

Compiler les données sur la paie telles que le nombre d'heures travaillées, le volume de ventes, les primes et les commissions, les sommes à retenir pour les impôts, les contributions des employés aux régimes d'assurances et de pension, etc., à partir des registres de temps de travail et autres registres contenant des informations pertinentes.
Vérifier et en inscrire les changements affectant les salaires nets, telles que exemptions fiscales fédérales et provinciales, couverture d'assurance, etc., et les données concernant les augmentations salariales, les promotions et/ou les mutations d'employés d'un service à l'autre.
Calculer les salaires et les retenues à partir des registres et/ou des logiciels utilisés pour compiler le temps de travail, en vérifier l'exactitude et les consigner aux registres de la paie.
Tenir des registres des congés rémunérés et des revenus non imposables.
Préparer périodiquement des rapports de salaire et des différentes retenues à la source.
Préparer/classer toute la documentation pertinente à l'embauche et à la cessation d'emploi.
Tenir les registres d'admissibilité aux congés annuels et aux congés de maladie.
Traiter tous les formulaires et versements d'assurance destinés aux employés en collaboration avec le contrôleur.

Tâches reliées à la comptabilisation des ventes

Consigner les opérations de ventes aux documents comptables, tels les registres de temps de travail, le grand livre et les fichiers informatiques.
Concilier les registres du service administratif avec ceux du service des ventes.
Préparer un rapport quotidien des contrats de vente.
Autoriser les paiements de commissions basés sur la documentation finale.
Établir les factures faisant état des articles vendus et des services fournis, des sommes dues et des conditions de crédit.
Se tenir à l'affut des programmes de ventes des constructeurs et s'assurer que les comptes pertinents sont crédités.
Intégrer les données pertinentes aux nouveaux véhicules au système informatique selon les directives de son supérieur.
Conserver des registres de livraison exacts et détaillés.
Compiler des rapports sur demande.
Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction.

Divers

Accéder aux fichiers informatiques et compiler des rapports sur demande (exemples: comité paritaires, rappels de vente de voitures, etc.)
Se présenter de manière professionnelle et maintenir un poste de travail ordonné.
Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de son supérieur.
Former d'autres personnes pour ce poste selon les consignes de la direction.
Collaborer à des projets spéciaux connexes sur demande.

NOTE : Dans la présente publication, le masculin désignant des personnes est employé sans aucune discrimination.

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