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La clinique de chirurgie plastique du Dr James Lee est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) hautement organisé(e) et proactif(ve) pour se joindre à notre équipe chirurgicale et esthétique. Ce poste est idéal pour une personne qui apprécie les environnements bien organisés, qui accorde une grande importance aux détails et qui souhaite avoir un impact essentiel au sein d'une équipe chirurgicale dynamique.

À propos du poste

Vous travaillerez en collaboration avec notre coordonnatrice aux soins des patients, l'équipe infirmière et le Dr Lee lui-même, en jouant un rôle clé dans la préparation des patients à la chirurgie et en veillant à ce que les processus administratifs soient fluides et conformes. Votre contribution garantit le déroulement optimal des journées cliniques et préopératoires, tout en assurant un accompagnement attentionné pour chaque patient.

Responsabilités principales

Préparer les dossiers chirurgicaux, la documentation des patients (dossier opératoire, consentements, résultats laboratoire, ECG et prescriptions), les instructions préopératoires et postopératoires ainsi que les fichiers numériques
Faire les suivis auprès des patients afin d'obtenir les formulaires et résultats requis à temps pour leur intervention
Organiser et mettre à jour le programme chirurgicale pour la salle d'opération, l'anesthésiste et l'équipe infirmière
Télécharger les photos des patients de façon sécuritaire et gérer l'information sensible avec discrétion
Faciliter la préparation, la signature et l'envoi par fax des ordonnances à la pharmacie désignée de chaque patient avant l'intervention chirurgicale
Maintenir des dossiers numériques organisés et assister les tâches quotidiennes de la clinique
Offrir un soutien à la réception/concierge des patients au besoin : répondre aux appels, accueillir les patients et gérer les demandes de rendez-vous avec chaleur et professionnalisme

Profil recherché

Esprit d'équipe avec d'excellentes aptitudes en communication et gestion du temps
Très organisé(e) et attentif(ve) aux détails
Professionnel(le) et axé(e) sur le bien-être des patients
Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps et à effectuer les suivis nécessaires
Fortes compétences informatiques, à l'aise avec les produits iOS/les logiciels basés sur Apple, Medesync (ou les DME) et la gestion de documents médicaux.
Bilingue en anglais et en français (oral et écrit)

Informations pratiques

Horaire : Temps plein ou temps partiel, du lundi au vendredi
Salaire : Selon l'expérience
Avantages : Congés payés, stationnement sur place

Si vous êtes prêt(e) à apporter structure, chaleur et fiabilité à une pratique chirurgicale dynamique, nous serions ravis de vous rencontrer!

Dr. James Lee Plastic Surgery Clinic is looking for a highly organized and proactive Administrative Assistant to join our surgical and aesthetic team. This role is ideal for someone who thrives in a structured environment, values precision, and will be the reliable presence behind-the-scenes of a fast-paced plastic surgery practice.

About the Role

You'll work closely with our patient care coordinator, the nursing team, and Dr. Lee himself, playing a vital role in preparing patients for surgery and ensuring all administrative processes are seamless and compliant. Your contribution ensures that every clinical and pre-operative day runs efficiently and each patient journey is handled with care and attention.

Key Responsibilities

Help prepare patient files and organize necessary documents before and after surgery
Follow up with patients to collect required forms and test results in time for their procedure
Upload patient photos and handle private information carefully and confidentially
Prepare prescriptions and fax them to each patient's pharmacy before their surgery
Keep digital files well-organized and support the clinic's daily administrative tasks
Occasionally help at the front desk by answering calls, welcoming patients, and assisting with appointment requests

We're Looking For Someone Who Is:

A team player with strong communication and time-management skills
Exceptionally organized and detail-oriented
Professional and patient-focused
Able to multitask and follow through on multiple ongoing cases
Strong computer skills, comfortable using iOS products/Apple-based software, Medesync (or EMRs), and handling medical documents
Bilingual in English \& French (Verbal and Written)

Details:

Schedule: Monday--Friday, Full-time or Part-Time
Compensation:Based on experience
Benefits: Paid time off and on-site parking

If you're ready to bring structure, warmth, and reliability to a dynamic surgical practice, we'd love to hear from you!

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