Please be advised this position is advertised in French, as it is a requirement for the below noted position that qualified applicants have strong verbal and written communication skills in French.
Aucune promesse n'est plus importante que celle de prendre soin de notre environnement, et nous voulons vous aider à tenir cette promesse.
Participez à nos efforts visant à assurer un avenir durable pour nos communautés et pour le monde dans lequel nous vivons.
Joignez-vous à notre réseau mondial d'ingénieurs et ingénieures, de scientifiques, de vérificateurs et vérificatrices, de planificateurs et planificatrices, ainsi que de spécialistes en environnement travaillant ensemble pour créer un monde meilleur.
GHD est à la recherche d'un adjoint ou d'une adjointe de direction ayant un bon sens de l'organisation et une approche proactive pour fournir un soutien administratif complet à plusieurs membres de la direction dans notre région de l'Est du Canada. La personne idéale pour ce poste possède des aptitudes de communication exceptionnelles, la capacité de gérer des priorités concurrentes et un grand souci du détail. Ce poste requiert une personne pleine de ressources, capable de s'épanouir dans un environnement en constante évolution tout en préservant la confidentialité et en faisant preuve de professionnalisme. Dans ce rôle dynamique, vous fournirez un soutien administratif spécialisé, notamment par le suivi et la coordination des activités et des engagements de membres de la direction, la gestion d'agendas complexes, l'organisation d'itinéraires de voyage et la coordination de réunions internes et externes. L'adjoint ou adjointe de direction jouera un rôle clé dans la création d'un sentiment de communauté et dans la représentation des valeurs de GHD auprès de l'ensemble de l'entreprise.
Bien que le ou la titulaire de ce poste puisse travailler à partir de n'importe quel bureau de la région métropolitaine de Montréal, nous préférons que ce soit de notre bureau du centre-ville de Montréal. GHD soutient un modèle de travail hybride.
Dans un monde en constant changement, il faut faire preuve de créativité et d'innovation pour garder une longueur d'avance.
Nous sommes à la recherche de gens curieux, qui sont stimulés par les idées nouvelles et ont un désir de laisser leur marque de façon créative et positive dans nos communautés.
En faisant partie d'une équipe véritablement mondiale travaillant sur des projets complexes et enrichissants, vous serez à l'avant-garde des changements.
Découvrez ce que vous pouvez accomplir grâce à la force de l'engagement.
En travaillant avec une équipe dynamique et hautement performante à ce poste, vous réaliserez une variété de tâches et assumerez les responsabilités suivantes :
- Entretenir des liens solides avec les parties prenantes externes et internes afin de faciliter la collaboration et d'atteindre les objectifs stratégiques
- Organiser et préparer les documents pour les réunions, notamment : préparer les ordres du jour, compiler des renseignements contextuels et créer des présentations ou des livres blancs
- Servir de point de contact entre les membres de la direction et les parties prenantes internes et externes, en assurant une communication efficace et rapide
- Participer à des initiatives et à des projets spéciaux : effectuer des recherches, compiler des données et préparer des présentations et des rapports détaillés, selon les besoins
- Repérer proactivement les défis et fournir des solutions pour améliorer l'efficacité et l'efficience au sein de l'équipe
- Fournir un soutien administratif général à plusieurs membres de la direction, y compris, mais sans s'y limiter, la gestion des calendriers, la planification des réunions, la coordination des déplacements et le traitement des dépenses
- Coordonner les événements régionaux et les activités de consolidation d'équipe, en gérant la logistique et la communication avec les participants et participantes
- Traiter les informations sensibles avec discrétion et veiller au respect des politiques de confidentialité de l'entreprise
Pour réussir dans ce poste, vous devrez détenir les aptitudes et qualifications suivantes :
- Aptitudes de communication orale et écrite exceptionnelles en français et en anglais*
- Diplôme collégial ou universitaire
- 8 à 10 ans d'expérience pertinente dans un rôle de soutien pour plusieurs membres d'une équipe de direction, avec une expérience préalable en gestion de projets hautement souhaitable
- Forte compréhension de la confidentialité lors du traitement d'informations sensibles, combinée à une attitude motivée, à la débrouillardise et à une solide éthique de travail
- Fierté de fournir un travail de haute qualité, de façon très organisée et flexible, avec d'excellentes compétences en gestion du temps et coordination
- Maîtrise de la planification et de l'organisation de réunions en faisant preuve de souci du détail, tout en instaurant la confiance auprès de la direction
- Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et collaborative, et à favoriser les relations positives dans un environnement de travail d'équipe
- Capacité avérée à établir et à maintenir d'excellentes relations de confiance avec les parties prenantes à tous les niveaux, afin de renforcer la collaboration et la communication
- Compétences avancées dans la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
*Dans le cadre de cette fonction, vous devrez intervenir avec des clients clés internes et externes dans l'équipe de l'Est du Canada et les équipes canadiennes ou mondiales de façon régulière, autant à l'oral qu'à l'écrit.
Relevez certains des plus grands défis mondiaux en bénéficiant du soutien de tous vos collègues chez GHD à chaque étape.
Nous vous donnerons le contrôle de votre carrière, en vous fournissant les outils nécessaires pour trouver des solutions innovantes et en vous aidant à créer des retombées durables.
Découvrez jusqu'où votre engagement pourrait vous mener au sein de GHD.
En tant qu'organisation diversifiée et inclusive, nous encourageons les réalisations individuelles et reconnaissons la force d'un milieu de travail diversifié. GHD est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Sur demande, GHD fournira des mesures d'adaptation raisonnables pour les candidates et candidats handicapés tout au long du processus de recrutement et de sélection.
Si ce poste vous intéresse, veuillez soumettre votre candidature.
There's no pledge more important than the one we make to look after our environment, and we're committed to helping you do exactly that!
Join us as we strive to ensure a sustainable future for our communities and the world we live in.
Become part of our global network of skilled engineers, scientists, auditors, planners and environmental specialists, all working together to leave this world better than we found it.
GHD is searching for a highly organized and proactive Executive Assistant to provide comprehensive administrative support to multiple executives within our Eastern Canada region.The ideal incumbent will possess exceptional communication skills, the ability to manage multiple priorities, and a keen attention to detail. This role requires a resourceful individual who can thrive in a fast-paced environment while maintaining confidentiality and professionalism. In this dynamic role, you will provide expert administrative support, including leading follow up and coordinating executive's activity and commitments, complex diary management, organization of travel itineraries, and internal and external meeting coordination. The Executive Assistant will play a key role in creating a sense of community and representing GHD values to the larger enterprise.
Although this role can be based in any office within the Greater Montreal area, our preference is position to be based in our Montreal downtown office. GHD supports a hybrid work model.
In an ever changing world, it requires creativity and innovation to stay ahead.
We're seeking the curious, those who are stimulated by fresh thinking and a desire to shape our communities in new, positive ways.
As part of a truly global team, working on complex and rewarding projects, you'll be at the forefront of driving change.
See what the power of commitment can do for you!
Working with an energetic and high performing team, this position offers a variety of work and will see you involved in:
- Cultivate strong relationships with internal and external stakeholders to facilitate collaboration and achieve strategic objectives
- Organize and prepare materials for meetings, including developing agendas, compiling background information, and creating presentations or white papers
- Serve as a point of contact between executives and internal/external stakeholders, ensuring timely and effective communication
- Assist with special projects and initiatives, conducting research, compiling data, and preparing comprehensive reports and presentations as necessary
- Proactively identify challenges and provide solutions to improve efficiency and effectiveness within the team
- Provide high-level administrative support to multiple executives, including but not limited to calendar management, scheduling meetings, coordinating travel arrangements and processing expenses
- Coordinate regional events and team-building activities, managing logistics and attendee communication
- Handle sensitive information with discretion and ensure compliance with company policies regarding confidentiality
For success in this position, you will possess the following skills and qualifications:
- Exceptional verbal and written communication skills in both French and English*
- College diploma or university degree
- 8 to 10 years of relevant experience in a role supporting multiple executives, with previous project management experience highly desirable
- Strong understanding of confidentiality when handling sensitive information, coupled with a motivated self-starter attitude and a robust work ethic
- Pride in delivering high-quality work, highly organized and adaptable, with excellent time management and coordination skills
- Proficient in planning and organizing meetings with attention to detail, while building trust at the leadership level
- Ability to work independently, collaboratively and foster positive relationships in a collaborative team-based environment
- Proven capability to establish and maintain strong, trust-based relationships with stakeholders at all levels, enhancing collaboration and communication
- Advanced skills in Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams
*As part of this function, you will be required to intervene with internal and external key clients within Eastern Canada and/or with Canadian or global teams on a recurring basis, in both oral and written capacity.
Take on some of the world's toughest challenges - with everyone at GHD backing you every step of the way.
We'll give you control over your career, empower you to find innovative solutions and help you create a lasting impact.
See where your commitment could take you with GHD.
As a diverse and inclusive organization, we encourage individual achievement and recognize the strength of a diverse workforce. GHD is an equal opportunity employer. Upon request, GHD will provide reasonable accommodation for applicants with disabilities throughout the recruitment and selection process.
If you're interested in pursuing this role, please submit your application.
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