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Organiser et gérer les documents de l'équipe médicale sur SharePoint;
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Contribuer à la préparation de la mise en forme et de l'envoie de la correspondance, des documents, des dossiers d'information, des accords et des paiements du département;
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Coordonner la révision et la mise à jour des autorisations d'usage à des fins thérapeutiques (AUT), des lignes directrices à l'intention des médecins (TPG) et des listes de contrôle AUT, ce qui inclut le formatage et la collaboration avec l'équipe chargée de la communication;
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Gérer les autorisations de voyage, les notes de frais, les rapprochements, les bons de commande et le traitement des paiements;
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Préparer le calendrier annuel des activités et des réunions de l'équipe médicale;
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Assister dans les tâches administratives liées aux cas d'AUT;
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Réviser ou préparer des présentations PowerPoint selon les besoins;
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Gérer la boîte de réception médicale et coordonner les réponses appropriées;
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Assurer le suivi des abonnements et des renouvellements si nécessaire;
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Organiser et coordonner les réunions et les téléconférences du groupe consultatif d'experts en matière d'AUT et d'autres groupes de travail médicaux;
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Aider le responsable des manifestations de l'AMA et/ou les hôtes locaux à organiser le symposium sur l'AUT.
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Plus de cinq ans d'expérience en tant qu'assistant administratif, démontrant des compétences en matière de gestion de bureau et de fonctions d'appui;
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Des compétences organisationnelles exceptionnelles avec un grand souci du détail;
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Capacité avérée à hiérarchiser efficacement les tâches dans des environnements en évolution rapide;
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Motivé et doté d'un grand sens de l'initiative et de capacités de résolution des problèmes;
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Esprit d'équipe et de collaboration, avec d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication;
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Excellentes compétences orales et écrites dans l'une des deux langues officielles de l'AMA (anglais/français) et très bonne maîtrise de l'autre langue officielle ; D'autres langues sont un atout;
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Expérience dans la préparation des notes de frais, de la coordination de voyages, de l'organisation de réunions, de la mise à jour de bases de données et d'autres tâches administratives connexes;
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Maîtrise de MS Office (SharePoint (considéré comme un atout), Outlook, Word avancé, Excel avancé et PowerPoint avancé);
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Il est parfois nécessaire de travailler en dehors des heures normales de travail;
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Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'équipe, esprit d'équipe et amour du sport);
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Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.
