À propos de DS Avocats
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DS Avocats est un cabinet juridique international reconnu pour son excellence et son engagement envers ses client(e)s. Avec plus de 400 professionnel(le)s répartis dans 25 bureaux à travers le monde, nous offrons une expertise unique en droit des affaires, fiscalité, litige et droit du travail. L'équipe de droit des affaires accompagne une clientèle variée en droit commercial, droit corporatif, financement, valeurs mobilières et achat-vente d'entreprises. Notre réputation repose sur notre rigueur, notre approche stratégique et la valeur ajoutée que nous apportons à nos clients.
Description du poste
Notre bureau de Montréal recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour rejoindre notre groupe de droit des affaires. Sous la supervision d'un avocat associé du bureau de Montréal, le/la titulaire du poste possède une solide expérience dans le domaine juridique et dans un milieu professionnel des affaires. Il/elle devra démontrer des compétences en gestion des priorités et sera responsable de coordonner divers aspects administratifs et opérationnels. Nous recherchons une personne bilingue, extrêmement organisée, et motivée par les défis qu'une organisation en pleine croissance peut offrir.
Vos responsabilités
- Rédaction et transcription de la correspondance, des mémorandums, des rapports, des comptes rendus et d'autres documents juridiques pour le compte de l'avocat associé, en veillant à la précision et à la clarté des informations.
- Gestion et organisation du courrier entrant et sortant, avec un suivi rigoureux des priorités et des délais.
- Ouverture, classement et gestion des dossiers, tant en format papier qu'électronique, garantissant un système de classement efficace et facilement accessible pour une consultation rapide.
- Gestion de la facturation et mise à jour des données dans les logiciels de gestion, assurant la conformité et le suivi des transactions.
- Recherche approfondie de conflits d'intérêts lors de l'ouverture de nouveaux dossiers, conformément à la procédure interne, afin de garantir la conformité éthique et juridique.
- Préparation des comptes de dépenses, y compris la gestion des factures et des justificatifs, en veillant à une gestion financière rigoureuse.
- Organisation et coordination des réunions et téléconférences, en assurant une logistique fluide et une communication efficace avec les parties prenantes.
- Filtrage et gestion des courriels et des appels téléphoniques, en offrant des réponses rapides et appropriées, tout en priorisant les urgences et en répondant aux demandes de manière professionnelle.
- Rédaction, révision et diffusion des communications internes et externes, notamment les mémos, lettres et présentations, pour garantir une communication claire et cohérente avec toutes les parties concernées.
- Suivi des projets en cours, en assurant le respect des échéances et des objectifs, tout en fournissant des mises à jour régulières et pertinentes aux parties prenantes.
- Collaboration inter-départementale pour soutenir l'exécution réussie des initiatives stratégiques et garantir une coordination fluide au sein de l'organisation.
- Rôle de liaison entre le dirigeant et les parties prenantes internes et externes, facilitant la circulation de l'information et le maintien de relations professionnelles solides.
- Maintien de relations professionnelles avec les partenaires, clients et fournisseurs, en veillant à la satisfaction des parties prenantes et à la gestion des attentes.
- Anticipation des besoins du dirigeant, en prenant des initiatives proactives pour répondre aux priorités changeantes et en assurant une gestion optimale du temps et des ressources.
- Soutien administratif complémentaire à d'autres membres de l'équipe, selon les besoins, pour garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau.
- Exécution d'autres tâches administratives variées, selon les exigences spécifiques de l'avocat associé, pour soutenir l'efficacité globale de l'équipe.
Profil recherché
- Un minimum de cinq (5) années d'expérience dans un poste similaire; firme professionnelle un atout.
- Diplôme en secrétariat (DEP) ou en administration (DEC).
- Maîtrise des outils informatiques, tels que Microsoft 365, et des logiciels juridiques comme Maître et iManage (un atout).
- Une excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, est essentielle pour ce poste, afin de faciliter la collaboration avec nos bureaux et clients à travers le Canada.
- Aisance relationnelle et respect de la confidentialité.
- Esprit d'analyse, rigueur, minutie et aptitude à collaborer efficacement en équipe.
- Excellente capacité à gérer un grand volume de travail et à respecter les échéanciers.
- Très bonne organisation et gestion des priorités pour assurer une performance optimale.
Conditions de travail
- Horaire flexible et en mode hybride.
- Salaire compétitif et avantages sociaux.
Envoyez votre candidature à **@dsavocats.ca dès aujourd'hui ! Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Nous remercions tous les candidat(e)s pour leur intérêt.
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About DS Lawyers
DS Lawyers is an internationally recognized law firm known for its excellence and commitment to its clients. With over 400 professionals across 25 offices worldwide, we offer unique expertise in business law, taxation, litigation, and employment law. Our business law team supports a diverse clientele in commercial law, corporate law, financing, securities, and mergers \& acquisitions. Our reputation is built on the rigor, strategic insight, and the added value we bring to our clients.
Position Overview
Our Montreal office is looking for an executive Assistant to join our Business Law group. Under the supervision of a Montreal-based partner, the successful candidate will have solid experience in the legal field and in a professional business environment. He/she will need to demonstrate strong priority management skills and will be responsible for coordinating various administrative and operational aspects.
We are looking for a bilingual, highly organized individual who is motivated by the challenges that a growing firm can offer.
Key responsabilities
- Drafting and transcribing correspondence, memoranda, reports, minutes and other legal documents on behalf of the partner lawyer, ensuring that the information is accurate and clear.
- Managing and organization of incoming and outgoing mail, with strict monitoring of priorities and deadlines.
- Opening, filing and management of files, in both paper and electronic format, ensuring an efficient and easily accessible filing system.
- Managing invoicing and updating data in management systems, ensuring compliance and proper tracking of transactions.
- Thorough screening for conflicts of interest when opening new files, in accordance with internal procedure, to ensure ethical and legal compliance.
- Preparation of expense accounts, including invoice and receipt management, ensuring rigorous financial management.
- Organization and coordination of meetings and teleconferences, ensuring smooth logistics and effective communication with stakeholders.
- Screening and managing emails and phone calls, offering prompt and appropriate responses, prioritizing emergencies and responding to queries in a professional manner.
- Drafting, editing and distributing internal and external communications, including memos, letters and presentations, to ensure clear and consistent communication with all relevant parties.
- Monitoring of ongoing projects, ensuring that deadlines and objectives are met, while keeping stakeholders regularly informed.
- Interdepartmental collaboration to support the successful execution of strategic initiatives and ensure seamless coordination within the organization.
- Liaison role between the manager and internal and external stakeholders, facilitating the flow of information and maintaining strong professional relationships.
- Maintaining professional relationships with partners, customers and suppliers, ensuring stakeholder satisfaction and managing expectations.
- Anticipating the needs of the manager, taking proactive initiatives to respond to changing priorities and ensuring optimal management of time and resources.
- Providing additional administrative support to other members of the team, as needed, to ensure the smooth day-to-day running of the office.
- Performing a variety of other administrative tasks, according to the specific requirements of the partner, to support the overall efficiency of the team.
Working Conditions
- Flexible working hours and hybrid mode.
- Competitive salary and benefits.
Join us!
Apply today by sending your application to **@dsavocats.ca ! Only selected candidates will be contacted for an interview. We sincerely thank all applicants for their interest.
