FONCTIONS ESSENTIELLES ET RESPONSABILITES
Fournir des services de gestion globale des bâtiments, y compris une surveillance continue des bureaux/ bâtiments.
Répondre aux demandes de renseignements et aux préoccupations des clients, en assurant une prestation de service rapide et de qualité face aux problèmes.
Suivre les clients afin de s'assurer de leur satisfaction.
Répondre à toutes les demandes de renseignements et de plaintes concernant le bâtiment ; évaluer les problèmes et prendre les mesures correctives nécessaires.
Rester informé sur tous les aspects des systèmes opérationnels du bâtiment.
Effectuer la coordination avec les sous-traitants externes, pour le service et les réparations de l'équipement.
Suivre le protocole et la procédure de sécurité spécifiques à la maintenance du bâtiment.
Maintenir une communication continue avec les sous-traitants, le client et l'équipe de gestion.
Aider à l'inspection du site et des autres bâtiments attribués au portfolio
Créer des bons de travail et les attribuer au personnel d'ingénierie, aux sous-traitants et aux fournisseurs.
Effectuer des rapports concernant les bons de travail ouverts et fermés ; vérifier l'état des bons de travail ouverts avec la personne concernée.
Demander, examiner et soumettre des bons de travail ; examiner les offres et les propositions des sous-traitants.
Vérifier le prix final de la facture et traiter les paiements en temps et en heure.
Aider au suivi et à l'évaluation des performances des fournisseurs et sous-traitants.
Former les fournisseurs et sous-traitants aux procédures des bons de travail et de facturation.
Gérer les bons de travail complexes relatifs aux catastrophes naturelles et à la réparation des désastres.
Gérer le service et la performance des fournisseurs, sous-traitants et propriétaires concernant l'achèvement des travaux en temps et en heure.
Créer et enregistrer de façon appropriée, toute communication écrite entre les parties.
Planifier ; documenter l'entretien et les réparations relatifs à l'équipement du bâtiment.
Communiquer fréquemment avec le client, les propriétaires, les fournisseurs et les sous-traitants pour résoudre les problèmes et fournir des mises à jour concernant l'état du projet.
Former et orienter les nouveaux associés aux processus et procédures divers.
Assister le client dans la coordination des évènements
Aider à mesurer et à rapporter les indicateurs de performance clés par rapport aux accords de niveau de service.
Fournir une assistance de service pour les installations au nom du ou des clients ; surveiller le flux de travail interne/externe pour tous les cas de demande, afin d'assurer une qualité constante du service et du travail produit.
Trier le courrier
Expédier/réceptionner le courrier (FedEx)
Commander les fournitures de bureau, mobilier, etc.
Accompagner les clients/fournisseurs dans tout le bâtiment.
Coordonner la restauration pour les réunions/événements.
Travailler en étroite collaboration avec l'équipe sur place.
Coordonner la planification des fournisseurs.
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences en communication (orale et écrite)
Capacité à orienter le client
Gestion multitâche
Souci du détail
Connaissances financières
Compétences en gestion du temps
Capacité à travailler en équipe
NIVEAU D'ETUDES REQUIS
Diplôme d'études secondaires ou diplôme d'équivalence générale requis.
EXPÉRIENCE REQUISE
Un minimum de 2-3 ans d'expérience de travail dans un secteur administratif, comptable ou de services aux locataires.
Expérience dans les domaines suivants : saisie de données, rapports de dépenses, classement de documents, réponse téléphonique, planification de projets ; communication
Expérience en service clientèle.
Expérience souhaitée dans les secteurs de la gestion des installations/propriétés, de l'immobilier commercial ou des services professionnels
QUALIFICATIONS SUPPLÉMENTAIRES
Compétences dans la compréhension des accords de gestion et du langage contractuel.
Connaissances pratiques des programmes informatiques et des systèmes de construction de base.
Compétences informatiques avec la suite Microsoft Office (MS Word, Excel et PowerPoint).
Capacité à démontrer et à exercer un jugement pertinent.
Excellentes compétences interpersonnelles.
Capacité à travailler selon un horaire flexible selon les besoins, y compris, mais sans s'y limiter, dans les domaines suivants : déplacements de nuit, sur appel après les heures de travail et les week-ends.
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Ce travail s'effectue dans un environnement de bureau professionnel : utilisation régulière du matériel de bureau standard tel que des ordinateurs, des téléphones, des photocopieurs, des classeurs et des télécopieurs.
CAPACITES PHYSIQUES REQUISES
Les contraintes physiques décrites ci-dessous sont représentatives de celles qui doivent être satisfaites par un employé afin d'exécuter avec succès les fonctions essentielles de ce travail.
Dans l'exercice des fonctions de cet emploi, l'employé est régulièrement amené à : communiquer avec les autres et échanger des informations exactes ; faire fonctionner un ordinateur et d'autres machines liées au travail de bureau ;
se déplacer sur le lieu de travail ; rester en position stationnaire jusqu'à 90 % du temps ; et étendre les mains et les bras dans n'importe quelle direction.
AUTRES FONCTIONS
Cette description de poste n'est pas conçue pour couvrir ou contenir une liste complète des activités, fonctions ou responsabilités qui sont exigées de l'employé. D'autres tâches, responsabilités et activités peuvent changer ou être assignées à tout moment avec ou sans préavis.
Remarque : Cette description de poste comprend les principales responsabilités de C\&W. Ces fonctions peuvent être sujettes à quelques modifications en fonction de la situation régionale.
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ESSENTIAL FUNCTIONS AND RESPONSIBILITIES
Provide general overall facility management services, including continuous monitoring of office/facility
Address client inquiries and concerns ensuring timely and quality issue resolution and service delivery
Follow up with clients to ensure customer satisfaction
Respond to all facility inquiries and complaints, assess problems and take the necessary corrective action
Remain knowledgeable regarding all operational aspects of building systems
Coordinate with outside contractors for the service and repairs of equipment
Follow protocol for effective building-specific maintenance and safety procedures
Maintain on-going communication with contractors, client, and team
Assist with site inspection within the assigned building portfolio
Create work orders and assign work orders to the engineering staff, subcontractors, and vendors
Report on open and closed work orders and check the status of open work orders with the assigned party
Request, review, and submit work orders, bids, and proposals from vendors
Verify final invoice pricing and process payments in a timely manner
Assist in the monitoring and assessment of vendor performance
Train vendors on work order and billing procedures
Manage complex work orders such as environmental issues and disaster recovery
Manage service and performance of vendors and landlords for timely completion of jobs
Create and record appropriate written communication between all parties
Schedule and document maintenance and repairs on building equipment
Communicate frequently with client, landlords, and vendors to resolve issues and provide project status updates
Provide process and procedures training and direction to new associates
Coordinate special events in support of client
Assist with measuring and reporting key performance indicators against service level agreements
Provide facilities helpdesk services on behalf of the client(s) and monitor internal/external workflow for all facilities cases to ensure consistent quality of service and work product
Courier shipping/receiving (FedEx)
Ordering of office supplies, furniture, etc.
Escorting guests/vendors throughout the building
Coordinating catering for meetings/events
Work closely with onsite team
To coordinate vendor scheduling
KEY COMPETENCIES
Communication Proficiency (oral and written)
Customer Focus
Multi-Tasking
Detail Oriented
Financial Knowledge
Time Management Skills
Team Orientation
IMPORTANT EDUCATION
High school diploma or a General Equivalency Diploma (GED) required
IMPORTANT EXPERIENCE
A minimum of 2-3 years of work experience in an administrative, accounting or tenant services capacity
Experience with data entry, expansive reporting, filing, answering phones, scheduling and communications
Previous customer service experience
Prior experience working in the facilities/property management, commercial real estate or professional services industries preferred
ADDITIONAL ELIGIBILITY QUALIFICATIONS
Proficient in understanding management agreements and contract language
Working knowledge of computer software programs and base building systems
Computer proficiency with Microsoft Office Suite (MS Word, Excel and PowerPoint)
Demonstrated ability to exercise good judgment
Excellent interpersonal skills
Ability to work a flexible schedule as needed, including but not limited to overnight travel, on call after hours and weekends
WORK ENVIRONMENT
This job operates in a professional office environment. This role routinely uses standard office equipment such as computers, phones, photocopiers, filing cabinets and fax machines.
PHYSICAL DEMANDS
The physical demands described here are representative of those that must be met by an employee to successfully perform the essential functions of this job.
While performing the duties of this job, the employee is regularly required to communicate with others and exchange accurate information; operate a computer and other office productivity machinery; move about the workplace; remain in a stationary position for up to 90% of the time; and extend hands and arms in any direction.
OTHER DUTIES
This job description is not designed to cover or contain a comprehensive list of activities, duties or responsibilities that are required of the employee. Other duties, responsibilities and activities may change or be assigned at any time with or without notice.
Note: This job description includes the core responsibilities for C\&W. These duties may have slight modifications based on the regional location.
