Job Description Remarque : Quiconque pose sa candidature doit disposer d’une autorisation de travail au Canada. Il s’agit d’un poste permanent à temps plein. Vous travaillerez selon un horaire hybride dans le cadre de la formule de travail dynamique de Fidelity. Le titulaire bilingue du poste est tenu de communiquer directement avec nos clients et nos collègues répartis dans tout le Canada. Les clients doivent être servis dans la langue officielle de leur choix (français ou anglais). Qui nous sommes Chez Fidelity, nous aidons les investisseurs canadiens à prendre leur avenir financier en main depuis plus de 35 ans. Nous offrons aux particuliers et aux institutions une gamme de portefeuilles et de services de placement fiables, et nous cherchons constamment de nouvelles façons de mieux servir nos clients. Alors que nous poursuivons notre expansion en tant que société privée, nous sommes résolument portés sur l’innovation dans tous nos domaines d’activité. Travailler chez nous veut dire faire partie d’un groupe diversifié de personnes motivées qui font une réelle différence dans la vie de nos clients et de nos collectivités chaque jour. Vous aurez de nombreuses occasions de vous épanouir et de faire progresser votre carrière dans un milieu inclusif où l’on reconnaît votre valeur et vous soutient, une place qui vous encourage à donner le meilleur de vous-même, tant sur le plan personnel que professionnel. Votre contribution Le ou la spécialiste principal(e), Communications internes, Service à la clientèle est responsable de soutenir les besoins de communication de la division du Service à la clientèle par la rédaction et la diffusion de messages clés. À ce titre, vous devrez assurer, entre les différentes divisions, l’harmonisation des messages relatifs à l’ensemble des politiques et des procédures ayant trait aux capacités opérationnelles de la division. Vous assumerez également des responsabilités de surveillance à l’égard du site intranet (Salesforce Knowledge), c’est-à-dire le principal référentiel pour tous les renseignements liés au traitement des transactions et des appels. Principales responsabilités : 1. Appuyer l’équipe de direction du Service à la clientèle dans ses efforts visant à fournir un soutien en matière de conseils, de stratégies et de rédaction, au besoin. Travailler avec les principales parties prenantes à tous les niveaux, y compris les représentants, les experts, les chefs d’équipe, les gestionnaires et la haute direction afin de recueillir les informations essentielles à la rédaction des communications par courriel au sein de la division. Collaborer avec la direction en ce qui a trait aux questions touchant le Service à la clientèle pour élaborer des documents de communication pertinents en temps opportun. Veiller à ce que toutes les communications relatives aux changements de politique soient transmises avant l’entrée en vigueur de ces changements. 2. Simplifier les processus de transmission des communications Établir des normes et des lignes directrices de communication à l’intention de tous les membres du Service à la clientèle. Coordonner la création de manuels de procédures et fournir des modèles aux services de l’entreprise pour uniformiser les procédures. Actualiser et publier des manuels de procédures et consulter l’unité fonctionnelle, au besoin. Optimiser le délai d’exécution entre la demande initiale et la publication des communications relatives à un projet ou à une politique afin de respecter les délais impartis. 3. Maintenir le site intranet Assurer une apparence uniforme pour l’ensemble du site. Traiter les demandes de changement de première ligne rapidement et avec précision en fonction de la qualité et de l’exhaustivité des informations fournies par le demandeur, ainsi que de la rapidité avec laquelle le demandeur répond aux demandes de clarification et de complément d’information. Veiller à ce que les demandes et le contenu fournis par les demandeurs soient approuvés par d’autres partenaires clés des services au sein du Service à la clientèle, le cas échéant. Proposer des révisions et des corrections aux équipes demandeurs sur la base de son expertise en matière de rédaction technique et de communication. 4. Représenter l’équipe des communications du Service à la clientèle lors d’initiatives des divisions Participer aux réunions concernant les initiatives des divisions, sur demande. Informer la direction des avancées et des nouveautés, le cas échéant. Exprimer des préoccupations et poser des questions relatives à l’équipe de communication du Service à la clientèle lors de réunions de projet. Prendre en compte les besoins en matière de communication à tous les stades des initiatives relatives aux produits. Qualifications requises Excellentes aptitudes à communiquer verbalement et par écrit. Compréhension démontrée du secteur des placements. Solides compétences en matière de rédaction technique. Excellentes aptitudes organisationnelles. Grande capacité à évaluer les besoins afin de planifier les communications. Compétences remarquables en matière de révision de contenu écrit et d’images. Connaissance éprouvée de la stratégie et des valeurs des communications. Connaissance démontrée de la gestion de sites Web et de systèmes de gestion de contenu (Salesforce). Capacité technique avérée à s’adapter aux nouveaux logiciels et à de nouvelles applications. Connaissances approfondies de Microsoft Word, SnagIt et Poppulo. Expérience étendue du logiciel Adobe Acrobat et de la gamme Adobe Creative Cloud (Photoshop). Une connaissance de base des logiciels Nexus, ConX et IDM Viewer sont un atout. Votre expertise Diplôme universitaire de trois ans, de préférence en langue anglaise ou en communications, ou expérience professionnelle équivalente. 3 à 5 ans d’expérience dans un poste de communications ou de rédaction technique, idéalement au sein d’une entreprise axée sur les placements. Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit exigé. Les éléments suivants sont considérés comme des atouts : 1 à 2 ans d’expérience dans le service à la clientèle au sein de l’industrie financière. Certificat en rédaction technique ou commerciale. IFIC ou CCVM. Membre de la Society for Technical Communication. Pourquoi choisir Fidelity ? Prix Meilleurs employeurs pro-famille au Canada Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada Meilleurs employeurs de la région du Grand Toronto Meilleurs employeurs pour les jeunes Canadiens Milieu de travail sain Venngo – Prix pour les programmes de santé et de bien-être en milieu de travail Prix HRD Canada des meilleurs milieux de travail. Employeur 5 étoiles en matière de diversité et d’inclusion selon HRD Canada Programme d'avantages sociaux 5 étoiles en 2023 selon HRD Canada Désignations Entreprise canadienne compatissante Liste des meilleurs lieux de travail selon Great Place to Work Meilleurs lieux de travail pour les femmes selon Great Place to Work Fidelity Canada souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi ***** Please note: Current work authorization for Canada is required for all postings. This is a regular, full-time position. You will be working on a hybrid schedule as part of Fidelity’s dynamic working arrangement. The bilingual incumbent of this role is required to interact directly with our clients and colleagues who are located across Canada. It is required that we service our clients in the official language of their choice (French or English). Who We Are At Fidelity, we’ve been helping Canadian investors build better financial futures for over 35 years. We offer individuals and institutions a range of trusted investment portfolios and services - and we’re constantly seeking to find new and better ways to help our clients. As a privately owned company, we boldly embrace innovation in all areas as we continue to grow our business into the future. Working with us means you’ll be part of a diverse and dedicated group of people who make a real difference for our clients and communities every day. You’ll have a wide range of opportunities to grow and develop your career in an inclusive environment where you’ll feel valued and supported to be your best - both personally and expertly. How You’ll Make an Impact The CS Internal Communications Specialist, Sr is responsible for supporting the Client Services (CS) Divisional communication needs through the creation and dissemination of key divisional messages. In this role, you will ensure cross-divisional alignment of messaging around all policies and procedures that affect the operational capabilities of the division. This role also has oversight responsibilities for the intranet site (Salesforce Knowledge) which is the primary repository for all information related to transaction and call processing. Primary responsibilities: 1. Support CS Management team in efforts to provide counsel, strategy and writing support Work alongside key stakeholders at all levels, including representatives, subject matter experts, team managers, managers, and senior management to capture the information that is vital to create divisional email communications. Collaborate with Director around issues affecting CS Division to build accurate and timely communication pieces. Ensuring all policy change-related communication delivered in advance of policy change. 2. Streamline processes for delivering communication pieces Establishing communication standards and guidelines for use by all members of the CS Division. Coordinate creation of procedure manuals, provide templates to business departments to gather procedures. Edit/publish manuals and provide consultation on procedures with business unit, as needed. Optimizing turnaround time from initial request for a project or policy related communication and the final published communication piece(s) to deliver within encouraged time frame. 3. Site Management of Intranet Site Working to maintain standard “look and feel” consistently throughout the site. Frontline change requests are handled quickly and accurately depending on the quality and completeness of the information provided by the requestor as well as how timely the requestor responds to requests from the CS Communications Specialist for clarification and more information. Requests and content provided by requestor are thoroughly vetted by other key partners in departments within the CS Division where applicable. Suggestions on edits and corrections communicated to the requesting team based on technical writing and communication expertise of Senior Communications Specialists 4. Represent CS Communications on divisional initiatives Attendance at meetings regarding divisional initiatives where requested. Director is advised of progress and developments where necessary. Concerns and issues pertaining to CS Communications voiced at project meetings and that CS. Communication’s needs are a consideration at all stages in product initiatives. What We’re Looking For Strong communications skills, both verbal and written. Proven understanding of the investment industry. Strong technical writing skills. Strong organizational skills. Strong ability to perform needs assessments for communication planning. Strong editing skills with written content and imagery. Demonstrated knowledge of communications strategy and values. Demonstrated knowledge of website management and content management systems (i.e. Salesforce). Demonstrated technical ability to adapt to new system software and applications. Advanced knowledge of Microsoft Word, SnagIt, and Poppulo. Advanced experience with Adobe Acrobat, and the Adobe Creative Cloud Suite (i.e. Photoshop). Basic knowledge of Nexus, ConX and IDM viewer is an asset. The Expertise You Bring 3-year University/College program, preferably in English or Communications, or equivalent work experience. 3-5 years of experience in a communications/technical writing function, ideally within an investment-oriented business. Bilingualism in French/English, written and verbal, is required. The following are considered an asset: 1-2 years working in a client-services environment within the financial industry. Certificate in Technical Writing or Business Writing. IFIC or CSC. Member of Society for Technical Communication. Fidelity Canada is an equal opportunity employer Fidelity Canada is committed to fostering a diverse and inclusive workplace. We will consider all qualified applicants for employment regardless of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity or expression, national or ethnic origin, age, disability, family status, protected veterans’ status, Aboriginal/Native American status or any other legally-protected ground. Accommodation during the application process Fidelity Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in the selection process. If you require an accommodation, please email us at FidelityCanadaStaffing@fidelity.ca. No telephone inquiries or agencies please. We thank all applicants for their interest, please be advised that only those selected for an interview will be contacted. Why Work at Fidelity? We are proud to be recipients of the following: Awards • Canada's Top 100 Employers o Greater Toronto's Top Employers o Canada's Top Family-Friendly Employers o Canada's Top Employers for Young People • Great Place To Work® Certified o Best Workplaces for Inclusion o Best Workplaces for Mental Wellness o Best Workplaces for Today's Youth o Best Workplaces for Women o Best Workplaces in Financial Services & Insurance o Best Workplaces in Ontario o Best Workplaces with Most Trusted Executive Teams • LinkedIn Top Companies in Canada • Human Resource Director (HRD) - Best Place To Work o HRD - 5-Star Benefit Program o HRD - 5-Star Diversity & Inclusion Employer Designations • Canadian Compassionate Companies – Certified • Benefits Canada's Workplace Benefits Award - Future of Work Strategy • TalentEgg National Recruitment Excellence Award - Special Award for Diversity & Inclusion in Recruiting • Canadian HR Reporter's Most Innovative HR Team About Us Fidelity Canada has become an employer of choice for talented people seeking rewarding career opportunities in the financial services industry. We look to hire outstanding individuals who want to maximize their potential and be challenged in all aspects of their professional careers. To help our employees excel in their roles at Fidelity, we provide everyone here with the best training, resources and support possible throughout their careers. With our help, there’s no limit to what you can accomplish here. We’re excited you’re considering Fidelity for your career plans. The Search Jobs section is your online source for job opportunities at Fidelity. Using our site is simple - just take a few moments to create an online profile for your ideal job. Your profile is then automatically matched to open positions and you are notified via e-mail each time a match is made. Or, if you prefer, you can search our list of jobs before registering with us. Fidelity Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in the selection process. 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