Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application. Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications. Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position. Job Type: Regular Additional Locations: Weekly Hours: 35 Position End Date: Job Category: Soutien Salary Range: $31,05 - 35,99 CAD Compensation grade: SOU-P-F Job Description Sous la supervision de la ou du gestionnaire, programmes d’apprentissage, la personne occupant ce poste appuie la gestion dans le bon fonctionnement du secteur et assure le service à la clientèle lié à la livraison des programmes d’apprentissage. Elle appuie également la gestion pour les budgets et les prévisions budgétaires du secteur. Responsabilités : Activités touchant les programmes d’apprentissage et les initiatives du secteur Agir comme personne de premier contact pour le secteur; recevoir, trier et traiter les demandes, plaintes ou requêtes de la clientèle (en personne, par écrit ou au téléphone); transmettre les questions qui ne relèvent pas de son cadre de responsabilité à la personne appropriée; informer la clientèle des procédures à suivre; assurer les suivis pour garantir la satisfaction client; Agir en tant que personne-ressource, en fournissant les informations nécessaires sur les programmes à la population étudiante, à la clientèle et au personnel du Collège; Rédiger la correspondance nécessaire pour répondre aux demandes de renseignements courantes, y compris des lettres variées et autres documents; Effectuer les inscriptions aux programmes; faire les suivis initiaux et effectuer les appels et courriels de rappels concernant les inscriptions; Percevoir les droits de scolarité en respectant les directives et procédures ministérielles et financières; Recevoir les versements et les appliquer aux comptes clients tout en conciliant les montants reçus avec les données du système; Effectuer l’entrée et la validation des notes finales dans le système informatisé du Collège ainsi que dans le système EOIS du ministère; traiter toute irrégularité pour les programmes en ligne; Valider les données relatives aux inscriptions en fonction des critères établis par les ministères; effectuer les suivis nécessaires en cas de problèmes; confirmer l’admission ou l’inscription des personnes en apprentissage dans le système du Collège ainsi que celui du ministère pour les programmes en bloc; Recueillir et compiler les données sur les inscriptions aux programmes d’apprentissage et les résultats finaux (incluant les DRC niveau 1 et les programmes d’apprentissage dans les campus); Maintenir à jour une liste d’attente d’étudiants et une liste de clients (employeurs); Organiser la logistique pour les tests d’exemption (relatifs aux métiers) pour tous les clients du Collège; Fournir à la clientèle les ressources nécessaires; préparer et envoyer les trousses; assurer la logistique pour l’administration des tests, vérifier les réponses en utilisant le corrigé; fournir les résultats aux clients et au ministère; tenir à jour la liste des examens et des résultats; Compiler les données statistiques à partir du système de gestion informatisé afin de répondre aux besoins du comité de gestion de la présidence, des instances ministérielles, et autres tel que mandaté; Coordonner le processus des sondages sur les cours et l’environnement scolaire (CE); gérer la logistique des convocations, l'administration des sondages et leur modification pour les programmes d'apprentissage et cours en ligne; assurer la classification des résultats et effectuer des analyses à la demande du ou de la gestionnaire; Valider et assurer la validation des listes de personnes en apprentissage inscrites dans le système EOIS du ministère ainsi que dans le SIB afin d'assurer leur rémunération; Appuyer la gestion et le développement des outils promotionnels du secteur en assurant que les formulaires requis sont bien remplis, conformément aux politiques et directives du Collège. Agir à titre de personne-ressource auprès du Ministère pour les personnes en apprentissage en vue de résoudre les problèmes, tout en respectant les lignes directrices ministérielles; Assurer la reconnaissance des crédits, comme les exemptions, avec le ministère afin de garantir que l’étudiante ou l’étudiant puisse s’inscrire et poursuivre le programme; Animer les présentations des séances d’orientation pour les personnes en apprentissage en partenariat avec le Ministère. Travail de bureau et gestion de budget Recevoir, trier et distribuer le courrier; effectuer les suivis pour le courrier retourné; Effectuer les suivis téléphoniques, électroniques ou par courrier traditionnel avec divers intervenants; Organiser, maintenir et développer des systèmes de classement de l’information et de la documentation, et maintenir l’inventaire du bureau; Organiser la logistique des réunions du bureau : ordre du jour, réservation de salles, avis de convocation, rédaction et distribution des procès-verbaux, et suivis; Assurer un soutien administratif au secteur et au personnel de supervision dans divers projets (rédaction de lettres, préparation de rapports, soumissions, présentations, etc.); Organiser les déplacements du personnel du secteur (hôtel, transport, indemnité quotidienne); Préparer et organiser les commandes et demandes d’achats selon les besoins du secteur; assurer la réception, la distribution et l’inventaire des fournitures, y compris les trousses et matériels pédagogiques, tout en respectant les délais et exigences des programmes; Préparer et présenter des rapports financiers et proposer des recommandations à la demande du personnel de supervision; Préparer les demandes de facturation, chèques et remboursements, et en assurer le suivi; Assurer le suivi des dépenses dans le système financier informatisé; saisir les données dans les postes budgétaires appropriés afin de soutenir l’efficacité opérationnelle du secteur; Soutenir la gestion des dossiers financiers, notamment en conciliant les dépenses mensuelles avec le compte de carte de crédit; utiliser le système financier informatisé pour comptabiliser les revenus et les dépenses selon les lignes directrices en place; Recueillir et compiler des données pour préparer des rapports cycliques et spécialisés à l’intention des divers partenaires et du gestionnaire; Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la personne superviseure. Exigences : Diplôme de 2 ans en administration de bureau ou commerce; Minimum de trois années d’expérience pertinente; Expérience en service à la clientèle Expérience avec le protocole téléphonique Bonne communication orale et écrite en français et en anglais Expérience dans la compilation et la comparaison de données Avoir déjà travaillé en équipe et de façon autonome Expérience en gestion de budget Expérience dans l’organisation logistique des activités Expérience avec Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, etc.) Capacité à gérer des échéanciers serrés Expérience dans la création et la gestion de bases de données, de présentations multimédias et de documents (traitement de texte) Closing Date: 2025-06-13 11:59pm Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m. First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements. We recognize the efforts of our employees by offering them competitive base salaries, generous and flexible holiday and leave programs, interesting benefits, as well as an outstanding pension plan. See what Collège Boréal has to offer. Need help? Consult our ressources and users' guides. If you have any questions, please do not hesitate to contact us at ressources.humaines@collegeboreal.ca