Commis de bureau
L'employé de bureau est chargé de soutenir les opérations quotidiennes d'un ou de plusieurs sites de services gérés, y compris tout ou partie des tâches suivantes : copie, impression et numérisation, production et finition, exploitation d'un centre de courrier et de messagerie, tenue de registres et de rapports de facturation. Le titulaire du poste soutient les services gérés de la région pendant la mise en œuvre, remplace les absences et les vacances dans tous les sites de services gérés de Ricoh. Il est chargé de soutenir les objectifs opérationnels sur tous les sites des clients existants dans un territoire géographique.
Responsabilités :
?- Maintenir des guides de procédures, des formulaires et des journaux précis, complets et à jour ;
?- Recueillir les données nécessaires à l'élaboration du rapport de gestion mensuel, conformément aux instructions du directeur/superviseur du site ;
?- Commander du papier, du toner et d'autres fournitures de bureau ;
?- Assister le responsable de site ou le superviseur en proposant des suggestions d'amélioration pour les processus et procédures nouveaux ou existants ;
?- Participer à la formation des nouveaux employés et des employés existants ;
?- Il doit être en mesure de se rendre et de travailler dans différents sites de clients de services gérés au sein d'un territoire géographique, en fonction des besoins de l'entreprise et selon le calendrier prévu ;
?- Autres tâches assignées par le directeur.
En l'absence d'une personne sur place, le titulaire peut effectuer l'une des tâches suivantes, sans toutefois s'y limiter
COURRIER :
?- Traiter tout le courrier entrant et sortant ;
?- Assurer d'autres fonctions de la salle du courrier telles que le traitement du courrier, ce qui inclut le tri, le classement, l'emballage et le traitement des envois destinés à être livrés à plusieurs endroits ;
?- Classer et étiqueter les documents et autres matériels en vue de leur stockage et de leur récupération ;
?- L'expédition et la réception, y compris le déplacement de boîtes ou d'équipements ;
?- Fournir un service de messagerie pour la collecte et la livraison du courrier et des travaux de copie, sur le campus et à l'extérieur.
COPIE :
?- Assiste le centre de copie et exécute toutes les fonctions nécessaires à la livraison et à la réalisation de toutes les demandes de copie. Cela peut inclure l'utilisation de la reliure, des chemises et des plastifieuses, etc ;
?- Effectuer la numérisation et l'indexation des documents des clients ;
?- Effectuer le dépannage de base (c'est-à-dire les bourrages de papier) de tout l'équipement utilisé dans le centre Ricoh.
GÉNÉRALITÉS :
?- Effectuer des tâches de réceptionniste ;
?- Participe à la coordination des tâches afin de respecter les délais et les prestations de service ;
?- Gérer tous les aspects du Centre Ricoh en l'absence du directeur/superviseur du site.
Qualifications :
?- Diplôme d'études secondaires ou expérience professionnelle équivalente
?- Minimum d'un an d'expérience dans une salle de courrier, un centre de copie ou un service à la clientèle.
Compétences :
?- Expérience requise dans l'utilisation d'une photocopieuse, d'un scanner, d'une imprimante, d'une perceuse de trous, d'un équipement de reliure, d'une agrafeuse électrique, d'une balance, d'une assembleuse et de tout autre équipement connexe.
?- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à nouer rapidement des relations d'affaires.
?- Capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois.
?- Forte motivation personnelle pour obtenir des résultats
?- Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite
?- Connaissance de base des applications Microsoft Office 365
?- Toujours présenter une image professionnelle aux clients et aux vendeurs
Capacité à soulever jusqu'à 50 livres selon les besoins.
Autres :
Présenter en permanence une image professionnelle aux clients et aux vendeurs.
Office Clerk
The Office Clerk is responsible for supporting the daily operations of one or more Managed Services locations including any or all of the following: copy, print and scanning production and finish work, operation of a mail and courier centre, maintaining billing logs and reports. The position supports the region's Managed Services during implementation, fills in for absences and vacations throughout the Ricoh Managed Services locations. Responsible for supporting operational objectives at all existing customer sites within a geographic territory.
Responsibilities:
?· Maintains accurate, complete and up-to-date Site Procedure Guides, forms and logs;
?· Collects data for the completion of the monthly management report as directed by the Site Manager/Supervisor;
?· Orders paper, toner and other office supplies;
?· Assist Site Manager or Supervisor in offering suggestions for improvement to new or existing process and procedures;
?· Assist in the training of new and existing employees;
?· Must be able to report to and work at various Managed Services client locations within a geographic territory based on business needs and as scheduled;
?· Other duties as assigned by manager.
In the absence of onsite personal, may perform any of, but is not limited to the following duties
MAIL:
?· Process all incoming and outgoing mail;
?· Performs other mailroom functions such as mail fulfillment, which includes sorting, filing, packaging and processing shipments for delivery to multiple locations;
?· Filing and labeling of documents and other material for storage and retrieval;
?· Shipping and receiving including the movement of boxes and or equipment;
?· Provides courier service for the pickup and delivery of mail and copy jobs, on campus and offsite.
COPY:
?· Assist in the Copy Centre and performs all functions required for the delivery and completion of all copy requests. May include the usage of binding, folders and laminators, etc.;
?· Perform scanning and indexing of client documents;
?· Performs basic troubleshooting (ie. Paper jams) on all equipment used within the Ricoh Centre.
GENERAL:
?· Performs front desk receptionist duties;
?· Assists in the coordinating of work assignments to meet specific deadlines and service deliverables;
?· Manage all aspects of the Ricoh Centre in the absence of the Site Manager/Supervisor.
Qualifications:
?· High School Diploma or equivalent work experience
?· Minimum of 1 year experience working in a mail room, copy centre or customer service
Skills:
?· Require experience in use of a photocopier, scanner, printer, hole driller, bindery equipment, electric stapler, scales, collators and related equipment
?· Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
?· Demonstrated ability to multitask
?· Strong self-motivation to drive results
?· Excellent verbal and written communication skills
?· Basic knowledge of Microsoft Office 365 applications
?· Always present a professional image to customers and vendors
Ability to lift to 50 lbs. as required
Other:
Present a professional image at all times to customers and vendors
