(le français suit)
Role Overview
This is a Full Time Position approximately 37.5 hours per week. This position can be a hybrid work from office/remote work arrangement with a minimum of 3 days per week in office at Montreal location. The Legal Assistant reports directly to the Manager of Support Services.
We are looking for a Legal Assistant/ Office Clerk to join our energetic and passionate team. This role is best suited to an individual that is motivated, organized, adaptable, and takes initiative. The primary responsibility of this role is to support three lawyers, and work with the paralegal and legal support teams to ensure the seamless operation of the Montreal office.
This position provides opportunity for career development working with various lawyers’ legal administrative needs.
Key Responsibilities
Manage calendars and schedule appointments using Outlook and various planning tools.
Oversee and update both electronic and physical “Bring Forward” systems for task and document management.
Complete monthly reconciliations of expenses for assigned lawyers.
Provide support for litigation, negotiations, and regulatory matters, including preparing specialized documents for court and other agencies.
Organize and manage complex electronic and paper filing systems, handling file openings, updates, and closures.
Draft, edit, format, and organize various materials, including correspondence, memos, reports, court documents, and labels, for electronic or print use.
Arrange meetings, including preparation of documents, catering, and logistical support.
Manage client documentation, pleadings, corporate records, briefs, and reports, ensuring they are well-organized and accessible.
Support with reviewing, assembling, and organizing documentary evidence for complex cases.
Schedule court appointments, trials, and judicial review hearings by coordinating with court offices.
Interpret court rules for multiple jurisdictions (e.g., BC Supreme Court, BC Court of Appeal, Alberta Queen’s Bench, Federal Court, Ontario Superior Court, Court of Quebec, Superior Court of Quebec, and the Supreme Court of Canada).
File and coordinate the service of court documents.
Handle scanning and photocopying of necessary documents.
Schedule and coordinate frequent travel arrangements.
Reception duties, including welcoming guests, answering phones, taking messages, and directing calls.
Collect, sort, and distribute incoming mail and courier packages.
Daily management of the physical office.
Setting up and cleaning up.
Setting up and testing AV for meetings.
Order, stock, sort, and organize office supplies and manage inventory.
Maintain general office tidiness. Make coffee, refill supplies, operate dishwasher, and clean up as needed.
Perform additional administrative tasks as needed to support the team.
Requirements and Qualifications
The ideal candidate will:
Be bilingual (English/French) both oral and written.
Be a graduate of an accredited Legal or Administrative Assistant program or possess equivalent experience.
Have 4+ years of experience as a Legal Assistant or similar role, or equivalent experience.
Demonstrate strong organizational and prioritization skills, with the ability to work independently.
Preferred Skills:
Exceptional technical skills and meticulous attention to detail.
Strong organizational and teamwork abilities.
Proficiency with Microsoft Office applications.
Knowledge of legal software, such as iManage and Cosmolex.
Ability to thrive in a fast-paced environment, adapt to shifting priorities, and meet tight deadlines.
Self-motivated, proactive, and capable of completing tasks with minimal supervision.
Excellent interpersonal, written, and verbal communication skills.
Ability to work effectively under pressure.
Applicants are encouraged to disclose if they are from an equity-seeking group and/or if they are a citizen of an Indigenous Nation.
À propos de nous
JFK Law LLP est un cabinet d’avocats spécialisé qui offre des services juridiques de haute qualité aux peuples, communautés et organisations autochtones. Nous sommes un cabinet national répondant aux besoins des peuples autochtones et de toute personne ayant besoin d’assistance dans les domaines du droit autochtone, public, constitutionnel et environnemental.
Aperçu du poste
Il s’agit d’un poste à temps plein d’environ 37,5 heures par semaine. Ce poste peut être effectué selon une formule hybride, combinant travail au bureau et à distance, avec un minimum de trois jours par semaine au bureau de Montréal. L’adjoint·e juridique relève directement du ou de la gestionnaire des services de soutien.
Nous recherchons un·e adjoint·e juridique pour se joindre à notre équipe dynamique et passionnée. Ce rôle convient particulièrement à une personne motivée, organisée, adaptable et proactive. La principale responsabilité de ce poste est d’apde soutenir trois avocat·es et de collaborer avec l’équipe de soutien juridique et de parajuristes afin d’assurer le bon fonctionnement du cabinet.
Ce poste offre des possibilités de développement de carrière en répondant aux beoins administratifs juridiques de divers avocats.
Responsabilités clés
Gérer les calendriers et planifier les rendez-vous à l’aide d’Outlook et d’autres outils de planification.
Superviser et mettre à jour les systèmes de rappel (« Bring Forward »), tant électroniques que physiques, pour la gestion des tâches et des documents.
Effectuer les rapprochements mensuels des dépenses pour les avocat·es assigné·es.
Fournir un soutien pour les litiges, les négociations et les affaires réglementaires, y compris la préparation de documents spécialisés pour les tribunaux et autres organismes.
Organiser et gérer des systèmes de classement complexes, électroniques et papier, en assurant l’ouverture, la mise à jour et la clôture des dossiers
Préparer, réviser, mettre en forme et organiser divers documents, y compris la correspondance, les notes de service, les rapports, les documents judiciaires et les étiquettes, pour usage électronique ou imprimé.
Organiser des réunions, y compris la préparation des documents, la commande de repas et le soutien logistique.
Gérer la documentation des client·es, les actes de procédure, les dossiers corporatifs, les cahiers d’autorités et les rapports, en veillant à leur organisation et accessibilité.
Appuyer la révision, l’assemblage et l’organisation de la preuve documentaire dans les dossiers complexes.
Planifier les rendez-vous judiciaires, les procès et les audiences en contrôle judiciaire en coordination avec les greffes.
Interpréter les règles de procédure de diverses juridictions (par exemple : Cour suprême de la Colombie-Britannique, Cour d’appel de la C.-B., Cour du Banc de la Reine de l’Alberta, Cour fédérale, Cour supérieure de l’Ontario, Cour du Québec, Cour supérieure du Québec et Cour suprême du Canada).
Déposer et coordonner la signification des documents judiciaires.
Effectuer la numérisation et la photocopie des documents nécessaires.
Planifier et coordonner des déplacements fréquents.
Tâches de réception, y compris accueillir les visiteurs, répondre au téléphone, prendre des messages et diriger les appels.
Collecter, trier et distribuer le courrier entrant et les colis des services de messagerie.
Gestion quotidienne du bureau physique.
Mise en place et nettoyage.
Installation et test de l’audiovisuel pour les réunions.
Commander, stocker, trier et organiser les fournitures de bureau et gérer l’inventaire.
Maintenir la propreté générale du bureau. Préparer le café, réapprovisionner les fournitures, faire fonctionner le lave-vaisselle et nettoyer au besoin.
Effectuer toute autre tâche administrative requise pour soutenir l’équipe.
Exigences et qualifications
Le ou la candidat·e idéal·e :
Est bilingue (français/anglais) à l’orale et à l’écrit.
Est diplômé·e d’un programme accrédité d’adjoint·e juridique ou administratif·ve, ou possède une expérience équivalente.
Avoir plus de 4 ans d’expérience en tant qu’adjoint·e juridique ou dans un rôle similaire, ou d’une expérience équivalente.
Faire preuve de solides compétences en organisation et en gestion des priorités, avec la capacité de travailler de manière autonome.
Compétences souhaitées
Excellentes compétences techniques et attention méticuleuse aux détails.
Fortes aptitudes pour l’organisation et le travail d’équipe.
Maîtrise des applications Microsoft Office.
Connaissance de logiciels juridiques tels que iManage et Cosmolex.
Capacité à évoluer dans un environnement dynamique, à s’adapter aux priorités changeantes et à respecter des délais serrés.
Autonomie, esprit d’initiative et capacité à accomplir les tâches avec un minimum de supervision.
Excellentes compétences interpersonnelles, ainsi qu’en communication écrite et verbale.
Capacité à travailler efficacement sous pression.
Nous encourageons les candidat·es à indiquer s’ils ou elles font partie d’un groupe en quête d’équité et/ou s’ils ou elles sont citoyen·nes d’une Nation autochtone.
