Coordonnateur·rice d’étage – Facilities Coordinator
Ricoh est actuellement à la recherche d'une personne orientée rs la carrière pour coordonner quotidiennement avec les entrepreneurs externes et les services internes une grande variété de tâches liées à l'entretien et à l'exploitation des terrains du bâtiment. Le coordinateur des installations effectuera une variété de tâches pour soutenir le bâtiment et les opérations quotidiennes de la division, telles que les services de bureau, y compris le courrier, la messagerie, la duplication et la sécurité.
RESPONSABILITÉS
Programmer et assigner les demandes de travail pour les entrepreneurs extérieurs et les services internes, et superviser l'achèvement des projets et des services assignés, c'est-à-dire l'électricité, la cabine voix/données, la plomberie, l'élimination des déchets, le recyclage, les réparations, la peinture, le nettoyage des moquettes, etc.
Apporter un soutien administratif à la formation sur l'activation/désactivation du système d'alarme pour les nouveaux employés.
maintenir une base de données des fournisseurs de services, des contrats et des factures payées
Veiller à ce que les services de conciergerie du bâtiment respectent les normes de qualité.
Assurer la liaison avec la société de sécurité du bâtiment pour garantir la fiabilité du système d'alarme du bâtiment.
Peut être amené à répondre à des alarmes de sécurité en dehors des heures de bureau.
émettre, activer et désactiver les cartes magnétiques si nécessaire
Signaler au service de maintenance les problèmes d'entretien du bâtiment (plomberie, électricité, etc.).
Contrôler l'utilisation des fournitures de cuisine et entretenir les équipements et appareils de cuisine.
répondre à diverses demandes des clients : couper les clés des bureaux/armoires, suspendre les armoires, commander des boissons pour les réunions, etc.
Coordination des déménagements de bureaux et examen et modification des plans d'étage. Travailler avec les fournisseurs concernés pour gérer les déménagements de bureaux et les commandes de mobilier.
Coordonner les petits projets de construction, par exemple la transformation d'une salle de conférence en bureau.
Répondre aux demandes de la division concernant la commande de nouveaux meubles de bureau, les réparations et les modifications du mobilier existant. Coordonner la reconfiguration de l'espace de bureau. Maintenir l'inventaire du mobilier de bureau usagé de la division et le rendre disponible pour d'autres usages.
Concevoir, développer et documenter des processus et des procédures spécifiques à l'environnement des clients de soutien.
Rapports mensuels sur les accords de niveau de service et les indicateurs
Fournir les niveaux de service convenus (tels que définis dans l'accord de service du client).
QUALIFICATIONS
FORMATION ET EXPÉRIENCE :
Formation en rapport avec l'industrie
Diplôme d'études supérieures exigé
Au moins deux ans d'expérience dans des fonctions comportant des responsabilités, un champ d'action et des compétences similaires.
Expérience préalable en matière de service, d'assistance, de technique ou d'exploitation avec les clients.
COMPÉTENCES :
Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de développer rapidement des relations d'affaires
Forte motivation personnelle pour obtenir des résultats
Excellentes capacités de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit
Utilisation efficace de Microsoft Office
Capacité à soulever des charges de plus de 30 kg si nécessaire.
Permis de conduire valide
Facilities Coordinator
Ricoh is currently looking for career-oriented individual to coordinate on a daily basis with outside contractors and in-house services performing a wide variety of tasks related to the maintenance and operation of the building grounds. The Facilities Coordinator with perform a variety of duties to support the building and Division's daily operations such as office services including mail, courier, duplication and security.
RESPONSIBLILTIES
Schedule and assign work requests for outside contractors and in-house services, and oversee completion of assigned projects and services i.e., electrical, voice/data cabin, plumbing, waste disposal, recycling, repairs, painting, carpet cleaning etc
Administrative support for training on alarm system activation/ deactivation for new hires
Maintain a database of service vendors, contracts and invoices paid
Ensure janitorial services in the building meet quality standards
Liaise with building security company to ensure the reliability of the building alarm system
May be required to attend to security alarms after hours
Issue, activate and deactivate swipe cards as necessary
Report building maintenance issues i.e., plumbing, electrical to the Maintenance Department
Monitor the use of kitchen supplies and maintain kitchen equipment/appliances
Respond to a variety of Client requests: cut office/cabinet keys, hang cabinets, order beverages for meetings etc.
Coordination of office moves and review and change of floor plans. Work with applicable vendors to manage office moves and order of furniture
Coordinate small construction projects i.e., conversion of conference room to office
Respond to requests from the Division to order new office furniture, repairs and modifications of existing furniture. Coordinate office space reconfiguration. Maintain and inventory of used office furniture for the Division, making it available for other use
Design, develop and document processes and procedures specific to support Clients environment
Monthly SLA and metric reporting
Deliver agreed levels of service (as defined in customer SLA)
QUALIFICATIONS
EDUCATION & EXPERIENCE:
Industry related training
Post-secondary diploma is required
Minimum 2 years of experience in roles with similar responsibility, scope and skills
Previous service, support, technical or operational experience with customers
SKILLS:
Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
Strong self-motivation to drive results
Excellent communication skills both verbal and written
Effective use of Microsoft Office
Ability to lift 30+lbs. as
