Events Coordinator / Events Assistant
Join Our Team as an Events Coordinator!
Are you a highly organized, detail-oriented professional with a passion for bringing events to life? We’re looking for an enthusiastic Events Coordinator to join our growing team and help us deliver exceptional virtual and in-person experiences. In this role, you will play a key part in planning, executing, and supporting a variety of events—from webinars and product launches to industry trade shows. If you thrive in a fast-paced environment, love logistics, and enjoy collaborating across teams, we’d love to meet you!
Role & Responsibilities:
Event Planning & Logistics Support: Assists the Events Manager in the planning and execution of both virtual and in-person events, such as trade shows, conferences, webinars, and product launches. Handles logistics such as venue coordination, vendor management, and event setup.
Marketing Materials Preparation: Collaborates with the Content Marketing Team to ensure all marketing assets—including banners, signage, brochures, and presentations—are prepared, aligned with event goals, and delivered on time. Also responsible for ensuring materials are available on-site and for future event use as needed.
Merchandise: Oversees inventory levels of branded merchandise, regularly assessing stock to identify replenishment needs. Coordinates the procurement process by placing timely orders and ensuring the availability of appropriate quantities and styles for upcoming events, campaigns, and internal use.
Vendor and Stakeholder Coordination: Coordinates with event vendors (caterers, AV teams, printers, designers) and ensures all elements are delivered on time. Communicates with event speakers, sponsors, and other stakeholders to provide necessary support.
Post-Event Follow-Up: Coordinates post-event tasks, such as sending thank-you emails, collecting feedback from attendees, and preparing post-event reports. Helps analyze the event's success and provides suggestions for improvements.
Budget Tracking: Assists the Events Manager in tracking event expenses, ensuring that events stay within budget. Helps with invoice collection, vendor payments, and reporting on event costs.
Administrative Support: Handles various administrative tasks related to event planning, such as scheduling meetings, managing timelines, maintaining project documentation, and updating the CRM system as needed.
Event Technology Management: Supports the technical setup for virtual events (e.g., webinars, livestreams), ensuring that the platforms are running smoothly and attendees have a seamless digital experience.
KPIs:
Timely execution and smooth running of events.
Attendee satisfaction and feedback on event experiences.
Engagement metrics for event promotion (registrations, attendance).
Budget adherence for event planning and execution.
Tools & Technology:
Event Management Platforms: Works with event management tools like Go-To-Webinar to manage registrations and logistics.
Collaboration:
The Events Coordinator/Assistant works directly with the Events Manager and collaborates with the Marketing Team to ensure all aspects of the event run smoothly. They also coordinate with external vendors and stakeholders as needed.
Special Requirements/Certifications:
Minimum of 2 years of experience working in the tech sector or with technology-related products and services.
Strong project management skills with the ability to handle multiple events simultaneously while meeting deadlines.
Excellent communication skills to collaborate with internal teams, external partners, vendors, and stakeholders.
High attention to detail to ensure that every aspect of the event is meticulously planned and executed.
Ability to troubleshoot and handle any last-minute changes or unexpected challenges.
Willingness to work flexible hours, including occasional evenings and weekends, as required by event schedules.
Bilingual proficiency in French and English is considered an asset.
Ability to confidently host virtual events and webinars using GoToWebinar, LinkedIn Live, or similar platforms.
This job description provides a general overview of the role and is not intended to be a comprehensive list of all tasks and responsibilities. Duties may evolve or change based on the needs of the organization.
Our organization is across Canada.
As detailed in the job description, this job involves communicating, both verbally and in writing, with other Portage teams located across Canada and the United States and with our international clients and partners. These customers and partners represent an important part of our activities. Based on an evaluation, we have determined that the duties of this position require knowledge of English in addition to French (oral and written). We also determined that the English language skills already required of other employees do not permit the performance of English language skills tasks related to this position.
However, in Québec, Portage limits as much as possible the number of positions for which it requires the knowledge of another language than French. Portage solely requires proficiency in English where it is necessary for the performance of an employee’s duties.
Coordonnateur(trice) / Assistant(e) aux Événements
Joignez-vous à notre équipe à titre de Coordonnateur(trice) d’événements !
Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et passionnée par la réalisation d’événements mémorables ? Nous recherchons un(e) Coordonnateur(trice) d’événements enthousiaste pour se joindre à notre équipe en pleine croissance et contribuer à la réussite d’expériences virtuelles et en personne. Dans ce rôle, vous jouerez un rôle clé dans la planification, l’organisation et le soutien d’une variété d’événements — qu’il s’agisse de webinaires, de lancements de produits ou de salons professionnels. Si vous aimez travailler dans un environnement dynamique, que la logistique vous passionne et que vous appréciez la collaboration interfonctionnelle, nous aimerions vous rencontrer !
Rôle et Responsabilités :
• Planification des événements et soutien logistique : Assiste le/la Responsable des Événements dans la planification et la mise en œuvre d’événements virtuels et en présentiel tels que des salons professionnels, conférences, webinaires et lancements de produits. Gère la logistique comme la coordination des lieux, la gestion des fournisseurs et l’installation des événements.
• Préparation des supports marketing : Collabore avec l’équipe de marketing de contenu pour s’assurer que tous les supports marketing — y compris les bannières, enseignes, brochures et présentations — soient prêts, alignés avec les objectifs de l’événement, et livrés dans les délais. Est également responsable de leur disponibilité sur place et pour de futurs événements si nécessaire.
• Marchandises : Supervise les niveaux d’inventaire des articles promotionnels de marque, évalue régulièrement les stocks pour identifier les besoins en réapprovisionnement. Coordonne le processus d’approvisionnement en passant des commandes en temps opportun et en s’assurant de la disponibilité des quantités et modèles appropriés pour les événements à venir, les campagnes et l’utilisation interne.
• Coordination des fournisseurs et parties prenantes : Coordonne avec les fournisseurs (traiteurs, équipes audiovisuelles, imprimeurs, designers) pour assurer la livraison de tous les éléments à temps. Communique avec les conférenciers, commanditaires et autres parties prenantes pour fournir le soutien nécessaire.
• Suivi post-événement : Coordonne les tâches post-événement, comme l’envoi de courriels de remerciement, la collecte de commentaires des participants et la préparation de rapports post-événement. Aide à analyser le succès de l’événement et propose des pistes d’amélioration.
• Suivi budgétaire : Assiste le/la Responsable des Événements dans le suivi des dépenses liées aux événements afin de respecter le budget. Aide à la collecte des factures, aux paiements des fournisseurs et à la production de rapports sur les coûts.
• Soutien administratif : Gère diverses tâches administratives liées à la planification des événements, comme la planification des réunions, la gestion des échéanciers, la tenue à jour de la documentation des projets et la mise à jour du CRM au besoin.
• Gestion technologique des événements : Soutient la configuration technique des événements virtuels (ex. : webinaires, diffusions en direct), en s’assurant du bon fonctionnement des plateformes et d’une expérience numérique fluide pour les participants.
Indicateurs de performance (KPIs) :
• Exécution dans les délais et bon déroulement des événements
• Satisfaction des participants et retours d’expérience
• Taux d’engagement des campagnes de promotion (inscriptions, participation)
• Respect des budgets alloués
Outils et technologies :
• Plateformes de gestion d’événements : Utilise des outils comme Go-To-Webinar pour gérer les inscriptions et la logistique.
Collaboration :
• Le/la Coordonnateur(trice)/Assistant(e) aux Événements travaille directement avec le/la Responsable des Événements et collabore étroitement avec l’équipe Marketing pour assurer la réussite des événements. Il/elle coordonne également avec les fournisseurs externes et autres parties prenantes selon les besoins.
Exigences/certifications spéciales:
Minimum de 2 ans d'expérience de travail dans le secteur de la technologie ou avec des produits et services liés à la technologie.
Solides compétences en gestion de projet avec la capacité de gérer plusieurs événements simultanément tout en respectant les délais.
Excellentes compétences en communication pour collaborer avec des équipes internes, des partenaires externes, des fournisseurs et des parties prenantes.
Une grande attention aux détails pour s'assurer que chaque aspect de l'événement est méticuleusement planifié et exécuté.
Capacité de dépanner et de gérer les changements de dernière minute ou les défis inattendus.
Volonté de travailler selon des horaires flexibles, y compris des soirées et des fins de semaine occasionnelles, comme l'exigent les horaires des événements.
La maîtrise bilingue du français et de l'anglais est considérée comme un atout.
Possibilité d'organiser en toute confiance des événements virtuels et des webinaires à l'aide de GoToWebinar, LinkedIn Live ou de plateformes similaires.
Cette description de travail donne un aperçu général du rôle et ne se veut pas une liste exhaustive de toutes les tâches et responsabilités. Les tâches peuvent évoluer ou changer en fonction des besoins de l'organisation.
Notre organisation est présente à travers le Canada.
Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Portage situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent une partie importante de nos activités. À la suite d’une analyse, nous avons déterminé que les tâches liées au poste nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste.
Cependant, Portage restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue que le français. Portage n’exige la maîtrise de l'anglais que lorsque cela est nécessaire à l’exécution des tâches d’un employé.
