Job description:
An Executive Assistant at Teneo plays a critical role in supporting senior
business leaders, and their Executive Assistants, ensuring seamless operations,
and providing best-in-class service to support both the teams and individuals
that they work with. With an initiative-taking mindset and strong organizational
skills, the ideal candidate will thrive in a fast-paced environment, effectively
managing multiple tasks and priorities with professionalism and discretion. They
are responsible for providing a seamless foundation of administration that
allows teams to function, as well as work closely with Executives and their
Assistants to proactively support and anticipate their needs and understand
their priorities.
The Executive Assistant will oversee assigned projects or activities, coordinate
daily schedules/calendars, prepare for meetings, and manage travel. The ideal
candidate will function under tight deadlines in a fast-paced, highly demanding
work environment while exhibiting excellent customer service and professionalism
in all interactions. They will pre-empt issues or problems before they arise,
collaborating closely with the Executive(s) and as a point person for when their
Executive(s) is unavailable. Administrative Assistants are also responsible for
building relationships with counterparts at client organization and across the
Teneo network.
Responsibilities:
- Provide support to executives based in the United States within Teneo’s
Management Consulting business
- Proactively manage Executives’ calendars, prioritizing correspondence,
managing communications between them and executives, employees, and external
contacts
- Coordinate internal and external meetings, including project meetings, and
ensure necessary logistics are arranged, across time zones if necessary
- Provide direct support to senior executive(s), assisting with client
interactions, team coordination, and administrative tasks to ensure timely
project delivery
- Anticipate upcoming events and meetings, preparing executives with necessary
materials and maintaining a long-term perspective on organization goals
- Serve as a point of contact for senior executives and the support team,
handling communications and interactions with utmost professionalism and
confidentiality
- Assist with travel arrangements, considering executives’ priorities and
managing complex itineraries efficiently
- Undertake additional administrative responsibilities such as filing, document
management, maintaining records, and reconciling travel & expense reports,
invoices, etc.
- Manage operational aspects of executives’ roles, including project setup and
proposal preparation
- Maintain confidentiality and business-sensitive information with discretion
- Embrace agile working practices and support team members during absences or
busy periods
- Lead by example, fostering teamwork, collaboration, and a positive office
environment
- Foster positive relationships with counterparts at client offices and build
knowledge of key clients
- Manage miscellaneous personal requests
- Support executives beyond traditional working hours and during travel or
international assignments
Qualifications:
- 2-3+ years’ experience in a corporate environment providing support for
senior-level executives
- Excellent written and oral English language skills are required for this
position as the role involves regular communication with U.S.-based
executives and clients
- Proficiency in Microsoft Office, including Word, Excel, and PowerPoint
- Ability to anticipate needs and proactively address potential issues with
sound judgment and discretion
- Meticulous commitment to delivering high-quality, client ready work
- Ability to adapt to changing priorities and thrive in a fast-paced
environment
- Commitment to learning and professional development
- Experience using Robin, Concur, MS Teams and NetSuite, a plus
What can we offer you?
New joiners are supported by an induction programme. As well as this we offer
a whole host of benefits and reward including:
- Ability to work remotely and from Teneo’s Montreal office as needed
- Competitive salary (dependent on experience)
- Flexible working and time off policy
- Discretionary bonus
- Annual salary review
- 100% employer paid healthcare
- Pension (competitive company contribution)
- Extensive investment in personal development & learning
- Enhanced maternity and paternity leave (depending on length of service)
- Group income protection
- Life assurance
- $100 per month gym reimbursement
About Us:
Teneo is the global CEO advisory firm. We partner with our clients globally to
do great things for a better future.
Drawing upon our global team and expansive network of senior advisors, we
provide advisory services across our five business segments on a stand-alone or
fully integrated basis to help our clients solve complex business challenges.
Our clients include a significant number of the Fortune 100 and FTSE 100, as
well as other corporations, financial institutions, and organizations.
Our full range of advisory services includes strategic communications, investor
relations, financial transactions and restructuring, management consulting,
physical and cyber risk, organizational design, board and executive search,
geopolitics and government affairs, corporate governance, and ESG.
The firm has more than 1,700 employees located in 45+ offices around the world.
Description du poste:
L’adjoint(e) exécutif(ve) chez Teneo joue un rôle essentiel en soutenant les
dirigeants et leurs assistants de direction, en garantissant la fluidité des
opérations et en offrant un service de premier ordre aux équipes et aux
collaborateurs. Doté(e) d’un esprit d’initiative et d’un sens aigu de
l’organisation, le/la candidat(e) idéal(e) s’épanouira dans un environnement
dynamique, gérant efficacement de multiples tâches et priorités avec
professionnalisme et discrétion. Il/Elle assurera une gestion administrative
fluide et efficace pour le bon fonctionnement des équipes, et travaillera en
étroite collaboration avec les dirigeants et leurs assistants afin de les
accompagner et d’anticiper leurs besoins de manière proactive et de comprendre
leurs priorités.
L’adjoint(e) exécutif(ve) supervisera les projets ou activités qui lui sont
confiés, coordonnera les plannings quotidiens, préparera les réunions et gérera
les déplacements. Le/La candidat(e) idéal(e) travaillera dans des délais serrés,
dans un environnement de travail dynamique et exigeant, tout en faisant preuve
d’un excellent service client et d’un professionnalisme irréprochable dans
toutes ses interactions. Il/Elle anticipera les problèmes avant qu’ils ne
surviennent, en collaborant étroitement avec les dirigeants et en étant
l’interlocuteur privilégié en cas d’indisponibilité de ces derniers. Les
assistants administratifs sont également chargés d'établir des relations avec
leurs homologues au sein de l'organisation cliente et à travers le réseau Teneo.
Responsabilités:
- Fournir un soutien aux cadres basés aux États-Unis au sein de la division de
conseil en gestion de Teneo.
- Gérer proactivement les agendas des cadres, prioriser la correspondance et
gérer les communications entre eux et les cadres, les employés et les
contacts externes.
- Coordonner les réunions internes et externes, y compris les réunions de
projet, et assurer la logistique nécessaire, sur plusieurs fuseaux horaires
si nécessaire.
- Fournir un soutien direct aux cadres supérieurs, en les aidant dans les
interactions avec les clients, la coordination des équipes et les tâches
administratives afin de garantir la livraison des projets dans les délais.
- Anticiper les événements et les réunions à venir, préparer les cadres avec
les documents nécessaires et maintenir une perspective à long terme sur les
objectifs de l’organisation.
- Servir de point de contact pour les cadres supérieurs et l’équipe de soutien,
en gérant les communications et les interactions avec le plus grand
professionnalisme et la plus grande confidentialité.
- Participer à l'organisation des voyages, en tenant compte des priorités des
cadres et en gérant efficacement les itinéraires complexes.
- Assumer des responsabilités administratives supplémentaires telles que le
classement, la gestion des documents, la tenue des dossiers et le
rapprochement des notes de frais et des factures, etc.
- Gérer les aspects opérationnels des fonctions des cadres, notamment la mise
en place de projets et la préparation des propositions.
- Préserver la confidentialité et les informations sensibles de l'entreprise
avec discrétion.
- Adopter des pratiques de travail agiles et soutenir les membres de l'équipe
en cas d'absence ou de forte activité.
- Montrer l'exemple en favorisant le travail d'équipe, la collaboration et un
environnement de travail positif.
- Entretenir des relations positives avec les homologues des bureaux des
clients et développer la connaissance des clients clés.
- Gérer diverses demandes personnelles.
- Soutenir les cadres en dehors des heures de travail traditionnelles et lors
de déplacements ou de missions internationales.
Qualifications:
- 2 à 3+ ans d’expérience en entreprise, en soutien aux cadres supérieurs
- Excellentes compétences en anglais écrit et oral sont requises pour ce poste,
car le rôle implique des communications régulières avec des cadres et des
clients basés aux États-Unis.
- Maîtrise de Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint
- Capacité à anticiper les besoins et à gérer proactivement les éventuels
problèmes avec discernement et discrétion
- Engagement rigoureux envers la fourniture d’un travail de qualité, prêt à
l’emploi
- Capacité à s’adapter à l’évolution des priorités et à s’épanouir dans un
environnement dynamique
- Engagement envers l’apprentissage et le développement professionnel
- Expérience avec Robin, Concur, MS Teams et NetSuite, un atout
Que pouvons-nous vous offrir?
- Possibilité de télétravail et de travailler depuis le bureau de Teneo à
Montréal selon les besoins
- Les nouveaux arrivants bénéficient d'un programme d'intégration. Nous offrons
également de nombreux avantages et récompenses, notamment :
- Salaire compétitif (selon l'expérience)
- Flexibilité des horaires de travail et des congés
- Prime discrétionnaire
- Révision salariale annuelle
- Assurance maladie entièrement prise en charge par l'employeur
- Retraite (cotisations d'entreprise compétitives)
- Investissement important dans le développement personnel et la formation
- Congés maternité et paternité améliorés (selon l'ancienneté)
- Assurance invalidité de groupe
- Assurance vie
- Remboursement de 100 $ par mois pour les frais de salle de sport
À propos de nous :
Teneo est un cabinet international de conseil aux dirigeants. Nous collaborons
avec nos clients du monde entier pour accomplir de grandes choses et bâtir un
avenir meilleur.
Forts de notre équipe internationale et de notre vaste réseau de conseillers
seniors, nous proposons des services de conseil dans nos cinq secteurs
d'activité, de manière autonome ou intégrée, afin d'aider nos clients à relever
des défis commerciaux complexes. Parmi nos clients figurent un nombre important
d'entreprises du Fortune 100 et du FTSE 100, ainsi que d'autres entreprises,
institutions financières et organisations.
Notre gamme complète de services de conseil comprend la communication
stratégique, les relations investisseurs, les transactions financières et la
restructuration, le conseil en management, les risques physiques et
cybernétiques, la conception organisationnelle, la recherche de dirigeants et de
conseils d'administration, la géopolitique et les affaires gouvernementales, la
gouvernance d'entreprise, les critères ESG.
Le cabinet compte plus de 1 700 collaborateurs répartis dans 45+ bureaux à
travers le monde.
