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VOTRE RÔLE
En tant qu’adjoint·e exécutif·ve, vous serez un pilier stratégique pour notre
Chef des technologies (CTO) et notre Vice-présidente senior ressources humaines
(SVP RH). Vous assurerez la coordination de leurs activités quotidiennes, tout
en facilitant la communication et l’exécution des priorités au sein de
l’organisation. Vous relèverez directement de la gestionnaire des services
corporatifs.
VOS RESPONSABILITÉS
- Gérer les courriels, les calendriers et les priorités du CTO et de la SVP RH
- Organiser les réunions et événements avec différentes parties prenantes
internes et externes
- Préparer les ordres du jour, prendre les notes et assurer les suivis
post-réunion
- Coordonner les déplacements, réserver les voyages et préparer les itinéraires
- Soumettre les rapports de dépenses et soutenir diverses tâches
administratives
- Créer et mettre à jour les présentations, rapports et documents exécutifs
- Organiser l’espace de stockage numérique et assurer la gestion documentaire
- Mettre en place des processus pour les tâches administratives récurrentes
- Offrir un soutien personnel occasionnel
- Agir en tant que point de contact clé pour les partenaires internes et
externes
- Assurer un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme en tout
temps
CE QUE NOUS RECHERCHONS
- 2 ans et plus d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve) pour des
membres de la haute direction
- Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps
- Sens aigu du détail et rigueur professionnelle
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Attitude proactive, autonome et axée sur les solutions
- Expérience dans un environnement à haute vélocité (un atout)
- Discrétion, sens de la confidentialité et bon jugement
- Connaissances technologiques : Google Workspace, Slack, Asana, etc.
- Diplôme universitaire dans un domaine pertinent (un atout)
CE QUE NOUS OFFRONS
Bénéficiez de notre programme hypothécaire employé·e avec des taux exclusifs
Profitez de 4 semaines de vacances par année dès l’embauche
Bénéficiez d’un régime d’assurance collective complet, payé à 100 % par nesto,
incluant la télé-médecine et des services de santé mentale pour vous et votre
famille, dès le jour 1
Accédez à un budget annuel dédié à la santé et au bien-être
Travaillez à l’international grâce à notre programme temporaire de travail à
l’étranger
Travaillez en mode hybride à partir de magnifiques bureaux situés au
centre-ville de Montréal (station Peel) – nos espaces sont même adaptés aux
chiens!
DIVERSITÉ ET INCLUSION
Chez nesto, nous croyons que la diversité alimente l’innovation, la
collaboration et la performance. Nous nous engageons à offrir un environnement
de travail inclusif, équitable et bienveillant. Nous encourageons vivement les
personnes s’identifiant comme femmes, personnes racisées, membres de la
communauté LGBTQIA+ ou vivant avec un handicap à postuler.
ABOUT NESTO GROUP
Nesto Group is the leading Canadian provider of mortgage technology and
financing solutions. With over $70 billion in residential and commercial
mortgages under administration and trusted by some of Canada’s most prominent
financial institutions. Our mission is clear: We’re building the mortgage
ecosystem of the future — and, in doing so, creating a true Canadian champion.
Our activities are carried out principally through nesto
[https://www.nesto.ca/], CMLS [https://www.cmls.ca/], and intellifi
[https://www.intellifi.ca/].
YOUR ROLE
As Executive Assistant, you will be a strategic and operational partner to our
CTO and SVP of HR. You’ll play a critical role in managing daily activities,
ensuring seamless communication, and supporting high-priority initiatives across
the organization. You will report directly to the Corporate Services Manager.
WHAT YOU’LL BE DOING
- Manage the email inboxes and calendars of the CTO and SVP of HR
- Coordinate meetings and events involving internal and external stakeholders
- Prepare agendas, take meeting notes, and ensure follow-ups are completed
- Coordinate travel bookings and detailed itineraries
- Submit expense reports and support various administrative needs
- Create and update presentations, reports, and executive documents
- Maintain and organize digital files and storage systems
- Establish and document processes for recurring administrative tasks
- Occasionally support personal tasks
- Serve as a key liaison with internal departments and external partners
- Maintain high levels of confidentiality and professionalism at all times
WHO WE’RE LOOKING FOR
- 2 + years of experience as an executive assistant for senior executives
- Strong organizational and time-management skills
- Detail-oriented and reliable
- Perfectly bilingual (English and French), with excellent written
communication skills
- Proactive, autonomous, and solution-focused attitude
- Experience in fast-paced environments (an asset)
- Discretion, confidentiality, and sound judgment
- Technologically proficient (Google Workspace, Slack, Asana, etc.)
- Bachelor’s degree in a relevant field (an asset)
WHAT WE OFFER
Access nesto’s exclusive employee mortgage rate program
Benefit from 4 weeks of vacation per year starting on day one
Enjoy a premium benefits plan 100% paid by nesto, including top-tier insurance
and unlimited telemedicine and mental health access for you and your family,
starting from day 1
Receive an annual health and wellness budget
Take advantage of our temporary international work program
Work in a hybrid model from our beautiful, dog-friendly offices in downtown
Montreal (Peel Station)
DIVERSITY & INCLUSION
At nesto, we believe that diversity fuels innovation, collaboration, and
performance. We are committed to fostering an inclusive, equitable, and
respectful workplace. We strongly encourage individuals who identify as women,
people of colour, LGBTQIA+ community members, and people with disabilities to
apply.
nestogroupposition
