We are BLG: Canada’s Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience. Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté. We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com. Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet. Purpose of Role The eBilling Coordinator supports the Matter Life Cycle (MLC) Business Operations by assisting with electronic billing processes that help to ensure accurate, efficient, and compliant client service. Reporting to the Manager, eBilling, this role supports the submission, review, and resolution of electronic invoices across client platforms and collaborates with lawyers, billing teams, and clients. With a focus on learning and growing in the role, the eBilling Coordinator contributes to operational excellence and supports client-focused service delivery. Key Responsibilities Support the set up of new eBilling clients and matters, including compliance with client guidelines, uploading timekeeper rates. Collaborate with clients to capture and implement their specific billing requirements, ensuring full alignment and integration with the firm’s eBilling processes. Monitor annual rate submission deadlines for e-billing clients, liaising with lawyers, assistants, and business professionals such as the pricing and CMSService. Submit annual rate increases to clients through e-billing vendor sites. Liaise with clients on rate submissions via various eBilling platforms and resolve any outstanding issues. Support the full eBilling cycle, ensuring invoices are accurate and compliant with client billing requirements. Review and reconcile electronic invoices within client vendor platforms, resolving rejections and managing the appeals process. Collaborate with lawyers and practice assistants to provide necessary documentation and information during the appeals process. Work with the Client Services team in e-billing account maintenance, A/R monitoring and resolution. Act as the primary backup to the eBilling Administrator during absences, ensuring continuity of eBilling operations. Escalate unresolved issues to management, where appropriate. Other duties as assigned. Key Competencies Post-secondary education from a college or university is required; a focus in accounting or finance is considered an asset. 1 year of eBilling experience in a law firm or professional services environment; experience in finance functions such as billing, collections, or accounts receivable is an asset. Experience working with e-Billing software: eBillingHub - Elite, TyMetrix 360, Legal Tracker, CounselLink or Collaborati is an asset. Familiarity/Experience with Aderant Expert or a similar accounting system would be an asset but not required. Proficient in Microsoft Office, particularly Word and Excel; advanced Excel skills are considered an asset. Fast learner with ability to perform effectively in a fast-paced and dynamic environment. Excellent analytical and problem-solving skills with strong attention to detail, proven accuracy, and the ability to manage multiple priorities in a well-organized manner. Ability to distill complex issues into clear, actionable messages and communicate proactively with key stakeholders, including lawyers, practice assistants and MLC team members. Proactive, positive mindset with a focus on continuous innovation and process improvement. Flexibility to work overtime when necessary. Description du poste Le/la coordonateur·rice, Facturation électronique soutient l’équipe Gestion du cycle de vie des dossiers (GCVD) en mettant en œuvre des processus de facturation électronique qui aident à assurer l’exactitude, l’efficacité, l’efficience et la conformité du service aux clients. Relevant du/de la gestionnaire, Facturation électronique, le/la titulaire du poste appuie la soumission, l’examen et le règlement de factures électroniques sur différentes plateformes et collabore avec les juristes, les équipes facturation et les clients. Propulsée par un désir d’apprentissage et d’épanouissement, la personne contribue à l’excellence opérationnelle et soutient la prestation de services axée sur les clients du cabinet. Principales responsabilités Participer à la création de nouveaux clients/dossiers qui font l’objet d’une facturation électronique, notamment en assurant le respect des directives du client et en téléversant les taux des consignataires au système. Collaborer avec les clients pour saisir et mettre en œuvre leurs exigences de facturation, et assurer l’intégration complète et harmonieuse de celles-ci avec les processus de facturation électronique du cabinet. Surveiller les échéances de soumission annuelle des taux pour les clients concernés en assurant la liaison avec les juristes, les adjoint·es et les groupes de professionnel·les, comme l’équipe de tarification et les Services CMS. Soumettre l’augmentation annuelle de taux aux clients dans les plateformes de facturation électronique. Communiquer avec les clients par l’intermédiaire des différentes plateformes de facturation électronique et répondre aux questions en suspens. Soutenir le cycle complet de facturation électronique en s’assurant que les factures sont exactes et conformes aux exigences du client. Examiner les factures et procéder à leur rapprochement dans la plateforme du client, corriger les rejets et gérer le processus de contestation. Collaborer avec les juristes et les adjoint·es à la pratique pour fournir la documentation et l’information nécessaires pendant le processus de contestation. De concert avec l’Équipe de service aux clients, tenir à jour les comptes de facturation électronique, contrôler les comptes clients et résoudre les enjeux de paiement. Agir comme personne-ressource principale en l’absence de l’administrateur·rice, Facturation électronique afin d’assurer la continuité des activités. Faire escalader les problèmes non résolus à la direction, s’il y a lieu. S’acquitter d’autres tâches au besoin. Principales exigences Études postsecondaires dans un collège ou une université; spécialisation en comptabilité ou en finances, un atout. Un an d’expérience en facturation électronique dans un cabinet juridique ou de services professionnels; expérience dans des fonctions liées aux activités financières, comme la facturation, le recouvrement ou les comptes clients, un atout. Connaissance des logiciels de facturation électronique eBilling Hub d’Elite, TyMetrix 360°, Legal Tracker, CounselLink ou Collaborati, un atout. Connaissance d’Aderant Expert ou de systèmes de comptabilité semblables, un atout. Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Word et Excel; les compétences avancées en Excel seront considérées comme un atout. Rapidité d’apprentissage et efficacité démontrée dans un environnement dynamique. Excellente capacité d’analyse et de résolution de problème, souci aiguisé du détail et de l’exactitude, et habileté à gérer plusieurs priorités de manière organisée. Capacité à simplifier des questions complexes en messages et directives clairs et à communiquer de manière proactive avec les principaux intervenants, comme des juristes, des adjoint·es à la pratique et des membres de l’équipe GCVD. Esprit proactif et optimiste axé sur l’innovation continue et l’amélioration des processus. Disponibilité pour faire des heures supplémentaires au besoin. The expected salary range for this position is $53,000 - $80,000, depending on level of experience, region/location, and other factors. La fourchette salariale pour ce poste est de 53,000$ à 80,000$ et varie selon divers facteurs, notamment l’expérience et l’emplacement. BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Métis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+. BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+. We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process. Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir. We are BLG: Canada's Law Firm. We pride ourselves on having outstanding, talented people and delivering an exceptional client experience. We are a future-minded firm, delivering high-value advice and known for our commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Our culture is one of curiosity, firm-wide collaboration, mutual respect, dedication and continuous improvement. We look forward to hearing from you and exploring how you can contribute to our team. For more information, visit us here.
