Pourquoi postuler ?
Nous offrons des avantages sociaux complets et des possibilités de perfectionnement professionnel, ainsi qu'une cotisation de retraite équivalente après un an. L'ACCS participe actuellement au programme mondial d'essai de la semaine de travail de quatre jours.
Vous devez être légalement autorisé.e à travailler au Canada et y résider.
Informations que vous devez fournir :
Votre curriculum vitae
Une lettre de motivation (maximum 2 500 mots)
Date limite : 23 novembre 2025, à minuit, heure de l'Est
Entrée en poste prévue : janvier 2026
Objectif du poste
L’adjoint.e administratif.ve à la direction est un.e membre stratégique à part entière de l'équipe de direction de l'ACCS. Dans le cadre de ses fonctions, cette personne soutient l'équipe de direction composée de quatre personnes et le conseil d'administration de l'ACCS, en assurant la hiérarchisation des priorités, l'efficience du travail et la bonne communication entre l'équipe de direction et le conseil d'administration.
Responsabilités clés
Efficience de la direction
Organiser les réunions de l'équipe de direction, fixer ou reprogrammer les réunions, et veiller à ce que les tâches importantes et les échéances soient planifiées adéquatement.
Assurer le suivi des mesures à prendre et des décisions clés après les réunions, afin de garantir que tous les résultats attendus soient réalisés dans les délais impartis.
Gestion des déplacements
Superviser les déplacements et l'hébergement de l'équipe de direction, notamment en gérant les changements d'horaire, le suivi des crédits de voyage et le traitement des paiements et des remboursements ;
Assembler et traiter les rapprochements et les remboursements des dépenses de l'équipe de direction afin de garantir que toutes les finances soient correctement comptabilisées ;
Organiser les déplacements spéciaux des équipes, y compris les vols et l'hébergement pour les congrès et événements nationaux, en veillant à ce que toute la logistique soit coordonnée de manière efficace.
Relations avec le conseil d’administration
Servir de principal.e intermédiaire pour les membres du conseil d'administration, planifier les réunions, assurer le suivi des mesures à prendre et garantir une communication en temps opportun.
Interagir avec les administrateur.rice.s dans la langue de leur choix (français ou anglais) ;
Organiser la logistique des réunions du conseil d'administration, y compris l'élaboration de l'ordre du jour, la coordination des délais, la compilation et la distribution des documents, ainsi que le rôle de coordonnateur.rice des liens Zoom, des buffets, des déplacements et de l'hébergement ;
Élaborer des projets de plans de travail annuels pour les comités du conseil d'administration, soutenir les projets des comités (évaluations du conseil d'administration, formation des nouveaux.elles membres du conseil d'administration, activités liées aux nominations et aux appels d'offres) ;
Enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux et les résumés de certaines réunions de direction et de gouvernance, en garantissant la confidentialité et en conservant des archives précises ;
Diriger la planification et la mise en œuvre de l'assemblée générale annuelle en consultation avec l'équipe de direction et la directrice des opérations ;
Organiser la logistique des réunions de la direction et du conseil d'administration, en personne et en ligne, et fournir un soutien au congrès de l'ACCS, aux ateliers et aux événements de grande envergure, selon les besoins ;
Veiller au respect des meilleures pratiques en matière de gouvernance d'entreprise et des lois et règlements applicables ;
Soutenir la planification stratégique du conseil d'administration (tous les 2 à 3 ans), en gérant notamment l'élaboration de l'ordre du jour, le calendrier, les communications et l'évaluation.
Relations avec les parties prenantes
Accompagner l'équipe de direction dans le maintien des relations avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les intervenants externes en veillant à la planification des réunions, à la création les dossiers d'information et à la coordination des communications, ainsi qu’à la mise en place de mesures de suivi pour toutes les parties.
Projets spéciaux et opportunités de leadership
Soutenir les projets hautement prioritaires et les initiatives interdépartementales, en collaborant étroitement avec l'équipe de direction afin d'assurer l'alignement stratégique ;
Fournir le leadership dans le cadre des initiatives organisationnelles et collaborer avec la direction de l'ACCS pour exécuter des projets clés, notamment en assurant la coordination de l'assemblée générale annuelle et en soutenant la mise en œuvre des stratégies de relations gouvernementales et de collecte de fonds ;
Fournir des conseils sur les changements opérationnels et contribuer à la recherche et à la mise en œuvre des meilleures pratiques émergentes ;
Coordonner et gérer les réunions internes de l'équipe, les retraites du personnel et les rassemblements organisationnels, en veillant à ce que toute la logistique (calendrier, liens Zoom, buffet, aménagement des lieux, matériel) soit gérée de manière efficace.
Soutien à la direction
Gérer les systèmes de classement, les bases de données et les archives pour les documents de la direction et de gouvernance, en veillant à la gestion précise, organisée et confidentielle des documents ;
Aider à la mise en forme et à la préparation des propositions, des demandes de financement, des plans d'affaires et des rapports de direction préparés par l'équipe de direction ;
Effectuer des tâches administratives et de soutien supplémentaires, selon les besoins, afin d'assurer le bon fonctionnement des services administratifs de l'ACCS.
Autres tâches telles qu'assignées.
Compétences clés
Toustes les membres de l'équipe de l'ACCS doivent posséder les compétences fondamentales suivantes :
Intérêt personnel envers la promotion de la vérité et de la réconciliation ;
Engagement à améliorer continuellement la diversité, l'inclusion et l'équité ;
Capacité à appliquer une pensée critique aux problèmes ;
Recherche active et engagement envers des perspectives diverses ;
Capacité à identifier et à atténuer les préjugés au niveau personnel, organisationnel et procédural ;
Capacité à identifier et à surmonter les obstacles à l'inclusion au niveau personnel, organisationnel et procédural ;
Empathie envers les autres et capacité à considérer différents points de vue ;
Curiosité et intérêt pour l'exploration de nouvelles méthodes et opportunités ;
Capacité à s'adapter à l'évolution des priorités et des informations.
Compétences clés spécifiques à l'emploi
Qualifications requises
Les qualifications suivantes constituent les exigences minimales pour réussir dans ce poste :
Maîtrise des deux langues officielles du Canada, avec des compétences avancées en communication écrite et orale ;
Au moins 5 années d'expérience dans le domaine du soutien administratif auprès de la direction d'une organisation à but non lucratif ou caritative ;
Expérience avérée dans le rôle de gestion des relations avec les principales parties prenantes, garantissant une communication et un suivi efficaces et en temps opportun ;
Solides compétences en matière de gestion des relations et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral, avec la capacité d'interagir de manière diplomatique et professionnelle avec le conseil d'administration, le personnel, la direction et les parties prenantes externes ;
Expérience en gestion de projets interfonctionnels et capacité à assurer le suivi des livrables, des délais et de l’atteinte de résultats clés ;
Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes, de planification et de gestion du temps, et capacité à gérer plusieurs priorités, à travailler de manière autonome et à s'adapter aux changements de priorités et aux modifications de dernière minute ;
Grande discrétion, en particulier lors du traitement de renseignements confidentiels ou sensibles ;
Maîtrise des outils tels que Microsoft Office et Google Suite, des outils de gestion de projet (par exemple, Asana) et capacité à utiliser les outils d'IA de manière éthique pour améliorer la productivité et rationaliser les flux de travail ;
Maîtrise de la gestion de documents dans un environnement infonuagique (tel que Google Workspace ou Microsoft SharePoint).
Qualifications souhaitées
Les candidat.e.s qui possèdent une ou plusieurs des qualifications suivantes se démarqueront :
Formation postsecondaire en administration des affaires, en communication ou dans un domaine connexe ;
Des certifications pertinentes (p. ex., CAP ou CCAP - Professionel.le de soutien administratif certifié.e PGP – Professionnel.le en gestion de projets) sont considérées comme un atout ;
Expérience de travail avec des conseils d'administration ;
Connaissance des opérations et de la gouvernance des organisations à but non lucratif ;
Expérience dans la planification et la coordination d'événements, notamment des réunions, des retraites ou des congrès, avec une attention particulière portée à la logistique, à l'organisation des déplacements et à la communication ;
Fort potentiel de développement du leadership et d'implication stratégique.
Nous sommes à la recherche d’une personne motivée, soucieuse du détail et passionnée par la prestation constante d'un service à la clientèle exceptionnel. Cette personne doit être confortable et faire preuve d’un sens de l’organisation au sein d’un environnement en ligne dynamique. Elle doit également soutenir l'engagement scientifique, les modes de connaissance autochtones et la prise de décision fondée sur des preuves.
Nous offrons :
Un environnement de travail flexible et axé sur les solutions, qui encourage les contributions à tous les niveaux. Nous valorisons la diversité, la responsabilité, la créativité et l'esprit critique. Nous fournissons un salaire annuel, trois semaines de vacances payées, des congés de maladie payés et des avantages sociaux en matière de santé, de soins de la vision, de soins dentaires et de soins du mieux-être après six mois d'emploi. Ce poste salarié est basé sur une journée de travail de 7 heures, du lundi au vendredi, heure locale, avec des heures supplémentaires occasionnelles le soir et le week-end lorsque cela est prévu. Des déplacements occasionnels au Canada et aux États-Unis sont requis. Le poste est à distance et la technologie nécessaire au poste est fournie.
Essai de la semaine de travail de 4 jours à l'ACCS : De juillet 2025 à janvier 2026, l'ACCS participe à un essai mondial de la semaine de travail de 4 jours, en utilisant des mesures de productivité pour évaluer son efficacité. L'objectif est de récompenser les employé.es pour leur productivité accrue en leur accordant du temps libre.
Nous remercions toustes les candidat.e.s d’avoir exprimé leur intérêt à travailler avec nous. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue pour ce poste seront contactées.
Équité et diversité
L'ACCS s'engage à faire en sorte que l'association soit un espace inclusif où les membres de la communauté sont traité.e.s avec dignité et respect. L'ACCS encourage toutes les candidatures, notamment celles des femmes, des Autochtones, des minorités visibles, des personnes en situation de handicap et des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre. Les candidatures anonymes sont les bienvenues et seront acceptées.
Notre engagement à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle commence dès le recrutement. Si vous avez besoin d'accommodement particulier à n'importe quelle étape du processus d'entrevue, veuillez utiliser les coordonnées ci-dessous pour formuler votre requête. Toutes les informations reçues concernant les accommodements seront traitées de manière confidentielle.
Pour en savoir plus sur notre approche en matière de diversité, d'inclusion, d'équité et d'accessibilité, visitez : https://canadiansciencecentres.ca/fr/notre-approche/.
Pour obtenir de plus amples informations et déposer une requête en accommodement, contactez HRTeam@casc-accs.com
À propos de nous
L'Association canadienne des centres de sciences (ACCS) est un organisme de bienfaisance enregistré qui dessert plus de 70 organisations membres à l’échelle du Canada. Nos membres comprennent des centres de sciences, des musées, des planétariums, des aquariums, des zoos, des organisations de sensibilisation aux STIM, des organisations informelles d'engagement scientifique et des supporteur.rice.s de l’industrie.
L'ACCS vise à contribuer à l'épanouissement d'une culture scientifique et innovante chez les citoyen.ne.s engagé.e.s à travers le Canada. Nous rassemblons une communauté nationale engagée envers la science qui cultive le plaisir d'apprendre en favorisant l’accessibilité, l’abordabilité et la pertinence des STIM (sciences, technologie, ingénierie, mathématiques). Nous préconisons une approche écosystémique, contribuons à développer des initiatives innovantes et encourageons les changements politiques visant à reconnaître et valoriser le secteur de l'apprentissage informel des sciences et de l'engagement public.
