Official Internal Job Title: Administrative Assistant Status: Regular Job Description: Relevant de la Vice-présidente – Affaires corporatives, vous aurez à l'assister, ainsi que la Vice-Présidente Conformité, en offrant un soutien administratif proactif. Vous veillerez à anticiper leurs besoins et à faciliter l'exécution des travaux en assurant la priorisation et le suivi des activités quotidiennes telles que la gestion de l’agenda, l’organisation d’événements, la préparation de comptes de dépenses et la révision et conception de divers documents. Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes : Assurer l’organisation, la gestion ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda des vice-présidentes. Tenir à jour les agendas électroniques, convocations de réunions statutaires et autres, préparer les documents requis en vue des réunions, supporter les deux équipes de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe. Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres des vice-présidentes ; participer à l’animation de segments d’ordre administratif et rédiger les comptes rendus du comité de gestion des vice-présidences, le cas échéant. Rédiger des lettres et effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents, rapports demandés. Participer à l’élaboration et la mise en forme de présentations auprès de différents comités de l’organisation. Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires, des cahiers d’autorités, des informations corporatives et en lien avec les employés. Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les allocations de dépenses des Vice-présidentes et de leurs relevant directs non gestionnaires. Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement: en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement. Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports et garder le temps et les échéances des différents livrables des vice-présidences. Vos talents et qualifications : Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat. Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (word, Powerpoint..) Maîtrise avancée de la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise #LI-Hybrid #LI-JD1 #S1 Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply. Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services. Follow us on Instagram ! @beneva.ca We put people first. We support them through all stages of their life by giving them peace of mind and we contribute to the well-being of the community. Follow us on LinkedIn Beneva ranks among Canada’s best employers according to Forbes and has positioned itself as a choice option, carving out a place among the top 5 in the industry. This distinction shows that people all around the country recognize the company founded in 2020 as a top employer. By receiving this title, Beneva once again embodies its purpose: putting people first. We take care of our people by offering a competitive salary, a defined benefit pension plan, group insurance for you and your family, a flexible schedule and vacation time to make the most of your life. Also, to help you strike the proper work-life balance, we offer you the opportunity to split up your time between the office and your home which we refer to as the hybrid work mode. We like you just the way you are! That’s why we value different perspectives and ideas in an environment that promotes a sense of belonging and offers equal opportunities to all. Whether you’re an experienced professional, a student or undergoing a career change, we have an opportunity for you to discover or rediscover insurance. We offer you the means to enhance your knowledge, develop your abilities and launch your career. We want you to feel good in your mind and body. Helping you strike the right balance is important to us, which is why we have a team dedicated to the health and well-being of our employees. Plus we encourage you to get up and move which is why we're offering you a telemedicine service and an Employee Assistance Program. We want you to keep you happy. At Beneva, we're in tune with nature by undertaking several initiatives such as LEED buildings, rooftop bee hives and gardens and a paperless environment. We also respect our fellow man by being involved in many social causes. We support concrete actions to give back to the community and encourage the social engagement of our employees.
