Description du poste
EXPLEO GROUP CANADA est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Administratif(ve), Services Juridiques pour rejoindre une équipe dynamique et en pleine expansion à Montréal, QC.
Expleo est un partenaire de confiance pour l'ingénierie intégrée de bout en bout, les services de qualité et le conseil en gestion pour la transformation numérique. Nous sommes un incubateur de talents. Le temps que vous passerez chez Expleo mettra un coup de fouet à votre carrière, en vous permettant de travailler sur des défis techniques complexes, de profiter d'opportunités d'élargir vos compétences et de prendre part à des collaborations inspirantes et pluridisciplinaires avec vos collègues. Que vous travailliez sur des véhicules autonomes, des avions écologiques, les usines de demain ou des technologies bancaires de pointe, vous aurez l'occasion de devenir une version plus audacieuse de vous-même. Ensemble, changeons la donne.
Responsabilités:
Fournir un soutien administratif aux membres de l’équipe de direction des Services juridiques.
Accomplir des tâches administratives nécessitant une compréhension approfondie des activités et pratiques d’affaires et juridiques.
Rédiger des lettres, courriels et autres documents de nature administrative.
Gérer l’agenda, le calendrier et les courriels des dirigeants que vous soutiendrez.
Coordonner les réunions, rendez-vous, réservations de voyage et organiser les déplacements d’affaires.
Assurer le suivi des activités et des dossiers des dirigeants que vous appuierez.
Compiler et mettre à jour les données pour divers rapports.
Préparer et vérifier les notes de frais conformément aux politiques de l’entreprise.
Organiser et classer les documents et dossiers selon les politiques applicables.
Créer et maintenir des bases de données et des listes.
Faire preuve de jugement et d’initiative pour planifier et organiser les tâches assignées.
Soutenir le processus de facturation et de comptes fournisseurs pour certains prestataires externes.
Qualifications:
Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique, une attestation d’études collégiales en bureautique avec spécialisation juridique, un diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent.
Posséder au moins 7 ans d’expérience pertinente ou une combinaison équivalente de formation et d’expérience.
Avoir de l’expérience de travail auprès d’avocats, y compris en litige.
Être en mesure de travailler avec une supervision minimale, incluant la coordination et l’organisation des méthodes de travail liées aux tâches assignées.
Pouvoir travailler sous pression et gérer plusieurs priorités simultanément.
Avoir un esprit d’équipe développé.
Être bilingue, anglais et français, parlé et écrit (maîtrise de la terminologie, de la syntaxe, de la grammaire et de la ponctuation).
Avoir de l’expérience en facturation, comptes fournisseurs ou processus comptables.
Posséder une excellente connaissance des applications informatiques (SAP, Concur, Excel, Word, PowerPoint, Salesforce.com, etc.).
Valeurs d'Expleo:
Nous sommes guidés par des valeurs communes dans tout ce que nous faisons : Courage, Excellence, Collaboration, Respect et Responsabilité.
Courage - Nous sommes des penseurs et des acteurs audacieux, toujours prêts à relever de nouveaux défis. Nous nous considérons comme des entrepreneurs, alliant créativité et vigilance.
Excellence - Nous sommes unis par une ambition commune : changer la donne, ensemble. La performance continue est à la fois un objectif et un état d'esprit.
Collaboration - Le travail d'équipe et l'intelligence émotionnelle nous permettent de nous distinguer. Nous sommes solidaires de nos clients et de nos pairs, dans les bons moments comme dans les échecs.
Respect - Nous sommes une ruche de profils différents et nous accordons une grande importance à l'ouverture et à la transparence. Nous faisons toujours preuve de respect.
Responsabilité - Nous sommes fiables. Nous célébrons nos succès, nous assumons nos responsabilités et nous tirons les leçons de nos échecs. C'est pourquoi nous protégeons notre "droit à l'échec" comme une opportunité de rebondir et de progresser.
Expleo est un partenaire de confiance pour l'ingénierie intégrée de bout en bout, le soutien à la production, le MRO et les services de qualité, avec une présence dans plus de 30 pays. Pour en savoir plus, visitez le site www.expleogroup.com Expleo est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Nous nous engageons à ne pas faire de discrimination à tous les stades du processus de recrutement, en garantissant des pratiques d'embauche équitables et impartiales.
EXPLEO GROUP CANADA is looking for an Administrative Assistant, Legal Services to join a dynamic and expanding team in Montreal, QC.
Expleo is a trusted partner for end-to-end, integrated engineering, quality services, and management consulting for digital transformation. We are a talent incubator. The time you spend at Expleo will turbo-charge your career, allowing you to work on complex technical challenges, enjoy opportunities to expand your skills, and take part in inspiring, multi-disciplinary collaborations with your colleagues. Whether working on autonomous vehicles, green planes, the factories of tomorrow, or cutting-edge banking technology, you will have the opportunity to become a bolder version of yourself. Let’s change the game together.
Responsibilities:
Provide administrative support to members of the Legal Services leadership team.
Accomplish administrative tasks, which require a thorough comprehension of the business and legal activities and practices.
Draft letters, emails, and other documents of an administrative nature.
Manage the agenda/calendar and emails of the leaders you will support.
Coordinate meetings, appointments, travel reservations, and organize business trips.
Ensure follow-up on activities and files of the leaders you will support.
Compile and update data for various reports.
Prepare and verify expense claims in accordance with company policies.
Organize and classify documents and files in accordance with applicable policies.
Create and maintain databases/lists.
Use judgment and initiative to plan and organize the assigned tasks.
Support the invoicing and accounts payable process for certain external providers.
Qualifications:
You hold a College Diploma in office management, an Attestation of Collegial Studies in office management with legal specialization, a diploma in legal secretarial studies, or an equivalent.
You have at least 7 years of relevant experience or an equivalent combination of education and experience.
You have experience working with lawyers, including litigators.
You are able to work in a minimal supervision environment, involving coordination and organization of work methods for the assigned duties.
You are able to work under pressure and handle multiple priorities.
You are a team player.
You are bilingual, English and French, spoken and written (perfect command of terminology, syntax, grammar, and punctuation).
You have experience with invoicing, accounts payable, or accounting processes.
You have an extended knowledge of computer applications (SAP, Concur, Excel, Word, PowerPoint, Salesforce.com, etc.).
Expleo Values:
We are guided by shared values in all things we do: Courage, Excellence, Collaboration, Respect and Accountability.
Courage – We are bold thinkers and doers, always ready to take on new challenges. We think of ourselves as entrepreneurs, matching creativity with vigilance.
Excellence – We are united by a shared ambition: change the game, together. Continuous performance is both an objective and a mindset.
Collaboration –Teamwork and emotional intelligence are what makes us stand out in a crowd. We stand shoulder to shoulder, with our clients and our peers, through good times and setbacks.
Respect – We are a hive of different profiles, and we place a high value on openness and transparency. We show respect, always.
Accountability – We are reliable. We celebrate our successes, we take responsibility and learn from our failures. This is why we protect our “right to fail” as an opportunity to bounce back and progress.
Expleo is a trusted partner for end-to-end, integrated engineering, production support, MRO, and quality services, with a presence in over 30 countries. To find out more, visit www.expleogroup.com Expleo is an equal opportunity employer. We commit to non-discrimination in all stages of the recruitment process, ensuring fair and unbiased hiring practices.
Avantages
Nous offrons:
Un cadre de travail professionnel et dynamique
Des projets industriels de pointe qui feront progresser votre carrière
We offer:
A professional and dynamic work setting
Cutting-edge industrial projects that will advance your career
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