ENGLISH VERSION FOLLOWS Votre rôle L’adjoint·e administratif·ve soutient un groupe d’avocat·e·s et d’adjoint·e·s juridiques en effectuant des tâches non juridiques. Le ou la titulaire du poste fera partie de l’équipe de ressources en soutien administratif au Canada (AART Canada). Le poste est hybride dans la mesure où il implique de remplacer la personne à la réception et d’effectuer des tâches liées aux Services de bureau. Il s’agit d’un poste admissible aux heures supplémentaires et qui nécessite une présence sur place au bureau de Montréal 5 jours par semaine. Une grande partie de ce rôle serait impossible à accomplir sans des compétences en anglais de niveau intermédiaire, et ce tant à l’écrit qu’à l’oral, puisque la personne titulaire du poste sera appelée à interagir et collaborer régulièrement avec d’autres services internes ailleurs au Canada et aux États-Unis, de même qu’avec certains clients ou fournisseurs externes au sein de l’Amérique du Nord principalement. Dans le cours normal des activités quotidiennes, l’adjoint·e administratif·ve participera à l’accomplissement de tâches et de demandes provenant de nos quatre bureaux canadiens, dont trois sont situés dans des provinces anglophones, lesquels acheminent leurs requêtes vers l’équipe AART Canada. Vos responsabilités Assistance dans les tâches de facturation. Envoi de factures aux clients. Rédaction d’écrans éthiques. Préparation de rapports de dépenses Traitement des factures dans Chrome River Invoice. Aide à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès. Remplacement à la réception pendant les pauses et les congés. Gestion et transferts des appels entrants à la réception; transfert des courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle. Accueil des clients, des officiers de justice et autres visiteurs qui se présentent à la réception de notre cabinet et répondre à leurs questions. Organisation de documents électroniques dans iManage. Préparation et envoi de documents au moyen du logiciel Box. Assistance aux services de reprographie. Réservation de sténographes officiels. Toutes autres tâches connexes, au besoin. Vos compétences et votre expérience Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d’expérience. Au moins 3 années d’expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels. Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l’oral comme à l’écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d’ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l’anglais. Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook. Grande rigueur et souci du détail dans l’exécution des tâches. Intérêt pour le travail avec les chiffres, les tableurs, la facturation et les tâches administratives liées à la facturation. Compétences éprouvées en matière d’organisation et de gestion des priorités. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés. Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique. Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde & Cie. Sens de l’autonomie et excellent esprit d’équipe. Respect de la confidentialité. Excellente aisance dans un environnement informatisé (avec divers logiciels) et bonne capacité à apprendre de nouveaux outils technologiques. The Firm When you work at Clyde & Co, you join a team of 500 partners, 2,400 lawyers, 3,200 legal professionals and 5,500 people in nearly 70 offices and associated offices worldwide. Our values are the principles that guide the decisions we make, unite us in our endeavours and strengthen our delivery, for both our clients and our firm. We work as one, excel with clients, celebrate difference and act boldly. We are committed to operating in a responsible way by progressing towards a diverse and inclusive workforce that reflects the communities and clients it serves. We are devoted to providing an environment in which everyone can realise their potential, using its legal and professional skills to support its communities. We do this through pro bono work, volunteering and charitable partnerships, and minimising the impact it has on the environment, including through our commitment to the SBTi Net-Zero standard and the setting of ambitious emissions reduction targets. Our Commitment Clyde & Co is proud to be an equal opportunities employer. Our values encourage us to support fairness, celebrate diversity and prohibit all forms of discrimination in the workplace to allow everyone to excel at work. Therefore, we welcome and encourage all applications from suitably qualified individuals, regardless of background or identity. Learn more about our interview process. A Note on Privacy Please take a moment to read our privacy notice.. This describes what personal information Clyde & Co (we) may hold about you, what it’s used for, how it’s obtained, your rights and how to contact us as a data subject. If you are submitting a candidate as a Recruitment Agency Partner, it is an essential requirement and your responsibility to ensure that candidates applying to Clyde & Co are aware of this privacy notice. This is the job description as constituted at present; however, Clyde & Co reserves the right to reasonably amend it in accordance with the changing needs of the business. When you click an apply button, you will be redirected to our careers sign-in page where you can either enter your existing credentials or set up an account with us. If there are no opportunities you would like to apply to, we instead encourage you to join our talent community. We’re a global law firm working with businesses at the heart of global trade and commerce. But we’re so much more than that. Our collective drive, our pursuit of excellence and our ambition to do our best for our clients, and each other has fuelled our growth for over 90 years. Find out more about our firm. It’s an exciting time to work with us. With challenging cases, impactful client projects, growing teams and new offices, you’ll work in a fast-paced environment with rewarding outcomes. Collectively, we strive towards our shared goal of consistently delivering exceptional outcomes and bringing the best out in each other. Explore where you could work with us. Our early careers programmes differ from any other law firm, because of our rich learning experience coupled with our opportunities to work directly with clients. In return, we ask you to bring your ambition and collaborative mind to support the firm’s continued success and growth. Apply to our early career opportunities. With over 65 offices in 26 countries, wherever you’re based, you’ll be empowered to accelerate your career doing interesting, stimulating work, achieving your potential and delivering exceptional outcomes. Discover where we are based. Here, you’re in good company. With over 5,500 individuals with offices in every time zone, our drive for success is continuous, reaching across the globe. Our people stay with us because we invest in strong relationships and value shared success. Learn more about life with us.
