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Relevant du VP Finance, le(la) secrétaire administratif(ve) assure un soutien essentiel aux opérations comptables, administratives et documentaires de l’entreprise.
Elle contribue à la fluidité des communications internes et externes, au traitement rigoureux des dossiers, ainsi qu’à la conformité des processus administratifs.
Son rôle est au cœur du bon fonctionnement du bureau et du département comptable, notamment pour les comptes payables, recevables, la gestion documentaire et divers suivis liés aux opérations quotidiennes (papeterie, réception de marchandise).
En tant que secrétaire administratif(ve), la personne aura à :
- Comptes payables (A/P)
Trier les courriels et identifier les factures à traiter;
Acheminer les factures en approbation aux personnes responsables;
Faire le classement des payables selon les procédures établies;
Préparer les enveloppes de chèques et en assurer la distribution interne ou l’envoi postal;
Regrouper et classer les bons de livraison / packings provenant des chantiers;
Copier et classer les factures d’achats de l'atelier pour les projets ;
Assister à la réception et à la création des bons de commande (PO) pour le département mécanique;
Compléter les ouvertures de comptes fournisseurs (informations bancaires, taxes, licences, documents requis, etc.);
Effectuer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs (volume important via ERP);
Participer au processus de fin de mois :
o Équilibrer les états de compte fournisseurs;
o Envoyer les demandes de factures manquantes;
Communiquer avec les fournisseurs pour faire corriger les informations (nom, adresse, courriel, etc.).
· 2. Comptes recevables (A/R)
Faire les copies des factures de vente et des pièces justificatives pour la comptabilité.
· 3. Gestion documentaire et suivis administratifs
Regrouper les informations nécessaires pour les relevés de cartes de crédit (factures, preuves, etc.);
Maintenir à jour le fichier cumulatif d’essence par équipe/compagnie;
Mettre à jour le fichier de suivi des achats de repas;
Participer à la préparation des dossiers et fichiers de fin d’année;
Rassembler les copies de factures;
Préparer les fiches fournisseurs;
Effectuer le classement mensuel requis.
- Ressources techniques (RT)
Assister la responsable RT au besoin;
Appuyer la saisie de temps dans le système comptable.
Qualifications
DEP en secrétariat ou DEC en bureautique, administration ou domaine connexe;
Minimum 1 à 3 ans d’expérience en soutien administratif ou comptable (milieu industriel ou construction : un atout);
Maîtrise de la suite Office (particulièrement Excel);
Aisance avec les logiciels administratifs ou ERP (Prextra : un atout);
Excellente organisation, rigueur et autonomie;
Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique;
Bon sens du service client interne et facilité de communication.
Nous offrons
Activités sociales organisées par l’entreprise;
Régime REER/RPDB;
Assurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire);
Congés mobiles;
Environnement de travail stimulant et en pleine croissance.
