Votre rôle Vos responsabilités

Assistance dans les tâches de facturation liées à un important client du cabinet.
Envoi de factures aux clients.
Rédaction d'écrans éthiques.
Préparation de rapports de dépenses
Traitement des factures dans Chrome River Invoice.
Aide à la gestion de documents et à la préparation des interrogatoires et des procès.
Remplacement à la réception pendant les pauses et les congés.
Gestion et transferts des appels entrants à la réception; transfert des courriels de manière efficace, courtoise et professionnelle.
Accueil des clients, des officiers de justice et autres visiteurs qui se présentent à la réception de notre cabinet et répondre à leurs questions.
Organisation de documents électroniques dans iManage.
Préparation et envoi de documents au moyen du logiciel Box.
Assistance aux services de reprographie.
Réservation de sténographes officiels.
Toutes autres tâches connexes, au besoin.
Diplôme en secrétariat, en bureautique ou toute autre combinaison équivalente de formation et d'expérience.
Au moins 3 années d'expérience pertinente dans le secteur juridique ou dans un autre environnement de services professionnels.
Bilinguisme (français et anglais) essentiel, à l'oral comme à l'écrit, compte tenu du fait que nous recevons des appels des autres provinces canadiennes, des États-Unis et d'ailleurs dans le monde, ce qui nécessite un usage fonctionnel de l'anglais.
Excellente connaissance de Microsoft Office, en particulier Excel, Word et Outlook.
Grande rigueur et souci du détail dans l'exécution des tâches.
Intérêt pour le travail avec les chiffres, les tableurs, la facturation et les tâches administratives liées à la facturation.
Compétences éprouvées en matière d'organisation et de gestion des priorités.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des délais serrés.
Capacité à se concentrer et à travailler dans un environnement dynamique.
Aptitude à communiquer et à interagir de manière professionnelle avec tous les membres du personnel de Clyde\&Cie.
Sens de l'autonomie et excellent esprit d'équipe.
Respect de la confidentialité.
Excellente aisance dans un environnement informatisé (avec divers logiciels) et bonne capacité à apprendre de nouveaux outils technologiques.

Nos valeurs

Travailler dans l'unité Nous formons une équipe internationale connectée de personnes talentueuses qui mettent le cabinet à l'avant-plan pour réussir.
Exceller avec les clients Nous visons haut et nous mettons au défi d'offrir l'excellence à nos clients, en les gardant au cœur de toutes nos activités.
Célébrer les différences Nous nous entraidons pour être au mieux et croyons que les différences favorisent une meilleure réussite.
Agir avec audace Nous cherchons de nouvelles occasions, passons à l'action et apprenons progressivement, en reconnaissant que notre curiosité stimule notre développement et contribue à notre croissance.
Excellence technique
Personnel et équipe
Relations avec les clients et les parties prenantes
Offre de services et état d'esprit commercial
Efficacité individuelle

Job Description The Role Key Responsibilities

Assisting with billing tasks related to a major client of the firm.
Sending bills to the clients.
Drafting ethical screens.
Preparing expense reports.
Processing invoices through Chrome River Invoice.
Helping with document management and preparation for examinations and trial.
Replacing at reception during breaks and time off.
Answering and transferring calls while at reception; redirecting e-mails effectively in a courteous \& professional manner.
Greeting clients, judicial officers, and other visitors who come to our office's reception area and respond to any inquiries they may have.
Filing electronic documents in iManage.
Preparing and sending documents via Box software.
Assisting with reprographics services.
Booking official stenographers.
Performing other related duties when needed.

Essential Skills \& Experience

Diploma in secretarial studies, office technology or other combination of equivalent training and experience.
A minimum of 3 years of relevant experience in the legal sector or in another professional services environment.
Bilingualism, French and English, verbally and in writing, at a functional level.
Excellent knowledge of Microsoft Office, especially Excel, Word and Outlook.
Great rigour and attention to detail in the execution of tasks.
Interest for working with numbers, spreadsheets, billing and invoicing tasks.
Strong organizational and prioritization skills.
Ability to manage various tasks simultaneously and meet tight deadlines.
Ability to focus attention and work in a dynamic environment.
Communicating and interacting in a professional way with all Clyde \& Co staff members.
A sense of autonomy and an excellent team spirit.
Respect for confidentiality.
Very skilled at working in a computerized environment (with varied software) and a good aptitude for learning new software tools.

The Firm Our Values

Work as one We are a globally connected team of talented people who act with a firm-first mentality to achieve success
Excel with clients We aim high and challenge ourselves to deliver unique excellence for our clients, keeping them at the centre of everything we do
Celebrate difference We help each other to be at our best and believe our differences result in greater achievement
Act boldly We seek new opportunities, take action and learn as we go, recognising that curiosity drives our development and contributes to growth
Technical Excellence
People and Team
Client/Stakeholder Relationships
Service Delivery and Commercial Awareness
Personal Effectiveness

Clyde \& Co

Clyde &

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Adjointe administrative / Administrative Assistant