qu'Adjoint.e, Exécutif.ve, poste temporaire 15 mois
- Collaborer avec des collègues du monde entier
- Soutien au développement professionnel
- Un rôle stimulant dans une entreprise très innovante
- Un programme d'assistance aux employés
- Des réductions sur les produits
- Des activités variées et des possibilités de s'impliquer
- Des bureaux modernes
- Salaire de base basé sur l'expérience, salaire annuel de départ pour ce poste, 64 000$ et bonus
Votre Rôle
Nous Avons Besoin De Vous Pour Collaboration avec le Directeur
- Gère l'agenda du Directeur et optimise le temps, tout en gérant tous les sujets dans les délais (agenda/voyages, documents/dossiers/rapports);
- Organise les déplacements professionnels du Directeur : gère la logistique grâce à l'outil existant, rassemble les documents de voyage, complète les notes de frais;
- Élabore le calendrier annuel de l'Entité en tenant compte du calendrier diffusé par l'Adjoint.e, Exécutif.ve de l'Entité;
- Distribue le calendrier à l'équipe de Direction à une date identifiée avec le Directeur;
- Organise les réunions et séminaires dans le calendrier en respectant tous les délais;
- Organise les réunions (logistique et planification) : propose les ordres du jour des réunions, on y assiste si nécessaire et rédige les procès-verbaux des réunions;
- Assure le suivi des actions identifiées durant les réunions;
- Organise ponctuellement les événements de l'Entité (séminaires, team building...);
- Fournit au Directeur tous les éléments/dossiers/présentations/ \<\< reportings \>\> nécessaires à son activité dans les délais et avec un œil critique;
Préparation et/ou gestion de dossiers
- Gère en toute autonomie les missions complémentaires confiées
Support étendu à l'équipe
- Gère l'administration du Personnel : enregistrements et tâches spécifiques dans les délais (autres que l'absentéisme, vacances, visites médicales, formations obligatoires, fiches de mutation, accueil des nouveaux arrivants, départ...);
- Organise les réunions en tenant compte : des délais, du \<\< timing \>\>, des participants, des
- Accueille et oriente les visiteurs de l'entité.
Accueil et Image du département
- Réponds aux diverses demandes (internes et externes) et propose des réponses adaptées;
- Accueille et oriente les visiteurs de l'Entité.
Que Vous Devez Posséder Pour Réussir
- Vous détenez un diplôme d'études secondaires; une qualification supplémentaire en tant qu'assistante administrative ou secrétaire sera un atout;
- Vous avez une expérience démontrée en tant qu'adjoint.e exécuti.ve;
- Vous avez une connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau;
- Vous maîtrisez MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier);
- Vous êtes discret;
- Vous êtes excellent avec la gestion du temps et pouvez prioriser le travail;
- Vous êtes soucieux du détail et de la résolution de problèmes;
- Vous êtes bilingue, vous avez d'excellentes compétences en communication écrite et verbale;
- Vous avez de solides compétences organisationnelles avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément.
Notre promesse d'expérience pour les candidats et les nouveaux employés:
Avançons ensemble: postulez dès aujourd'hui ! L'équipe Magog
