**Make your next move an expert one.**
**Why Colliers?**
Ce poste est destiné à un(e) assistant(e) exécutif(ve) basé(e) dans nos bureaux de Montréal. À propos du rôle
Dans ce rôle, vous serez amené(e) à
- Servir d'intermédiaire entre l'Exécutif, les différents services et autres parties prenantes clés.
- Gérer les comptes fournisseurs et coordonner les commandes de bureau (fournitures, café, services de conciergerie, etc.).
- Assurer l'exactitude des communications bilingues et des traductions, y compris leur conformité aux exigences de l'Office québécois de la langue française.
- Assurer la coordination administrative locale, la gestion de la documentation, la prise de procès-verbaux et le suivi des réunions d'équipe.
- Gérer l'accueil, notamment la prise d'appels, la réception et la distribution du courrier et des colis.
- Préparer des rapports écrits et de la correspondance à destination des partenaires commerciaux internes et externes, tout en maintenant une approche professionnelle.
- Examiner la correspondance entrante et collaborer avec l'Exécutif pour en assurer le traitement adéquat.
- Vérifier l'agenda des dirigeants et s'assurer proactivement qu'ils disposent de tous les documents et informations nécessaires avant chaque réunion.
- Organiser l'ensemble des réunions, événements spéciaux et initiatives d'équipe, y compris la réservation de salles de conférence, la coordination des services de restauration et l'organisation d'ateliers.
- Planifier et coordonner les réunions sur site et hors site, établir les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des actions à entreprendre.
- Préparer les présentations et tout autre document requis pour les conférences et réunions, en utilisant les modèles et directives les plus récents.
- Coordonner l'intégration des nouveaux membres de l'équipe afin de garantir leur bonne intégration au sein de Colliers REMS.
- Participer aux travaux de projet et aux missions de recherche selon les besoins.
Ce que vous apportez
- Au moins 3 ans d'expérience en tant qu'assistant(e) exécutif(ve) de haut niveau dans un environnement de services professionnels dynamique.
- Un baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe (préféré).
- Une expérience préalable dans le secteur immobilier est un atout.
- Une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
- Une capacité à comprendre les directives et à mener à bien les projets du début à la fin en respectant les délais impartis.
- De solides compétences interpersonnelles et un excellent sens du service client.
- Des compétences avérées en gestion du temps, en organisation et en gestion des priorités.
- Une excellente maîtrise de la communication écrite et orale.
- Une capacité à gérer l'incertitude et à rester calme sous pression tout en maintenant une attitude positive.
- Un sens de l'intégrité et un engagement à être un(e) assistant(e) de confiance pour les membres de l'équipe.
- Une approche proactive et axée sur les solutions.
Ce que nous offrons
- Projets innovants Travaillez sur des initiatives de pointe qui façonnent nos communautés, stimulent notre croissance et ont un impact concret.
- Développement de carrière Faites évoluer votre carrière et atteignez vos objectifs grâce à des programmes de formation et de développement de haut niveau.
- Rémunération et avantages compétitifs Bénéficiez d'un régime d'avantages sociaux complet et flexible ainsi que d'une rémunération concurrentielle qui valorise vos contributions et soutient votre bien-être.
- Culture collaborative Rejoignez une équipe dynamique où l'innovation est encouragée, la collaboration essentielle et chacun est encouragé à être authentique et à donner le meilleur de lui-même.
- Diversité, équité et inclusion Notre solide programme nord-américain en matière de diversité et d'inclusion comprend huit groupes de ressources pour les employés (ERG), où vous pourrez vous connecter, apprendre et contribuer à une communauté inclusive et solidaire. En savoir plus https//www.collierscanada.com/en-ca/careers/diversity-and-inclusion
- Un réseau mondial Rejoignez une équipe de 22 000 professionnels dans 68 pays, où vous pourrez élargir votre réseau et apprendre des meilleurs talents à l'échelle internationale.
- This position is for an Executive Assistant based out of our Montreal Offices****
About The Role
In This Role
- Acts as a liaison between the Executive and the Departments and other key personnel.
- Manages supplier accounts and coordinates office orders (supplies, coffee, janitorial services, etc.).
- Ensures accuracy in bilingual communications and translation reviews, including Office de la Langue Française accreditation.
- Local administrative coordination, documentation, minute taking and tracking of team meetings.
- Responsible for front desk operations, including answering calls, receiving and distributing mail and courier packages, etc.
- Prepares written reports and correspondence to internal and external business partners and professionally interacts with them.
- Reviews incoming correspondence and works with the Executive to proactively manage how to handle it appropriately.
- Reviews Executive's schedules and proactively ensures they are prepared with necessary information, documents etc. ahead of meetings.
- Completes organization of all meetings, special events and team initiatives, including reserving conference rooms, arranging for catering, special events, and workshops.
- Coordinates meetings onsite and offsite and completes agendas, meeting minutes and follows up with action items as requested.
- Prepares presentations and any other documents needed for conferences and meetings, using the most current templates, materials, notes, verbal instructions, etc.
- Coordinate onboarding of new team members to ensure successful integration with Colliers REMS.
- Assists with project work or research assignments as requested.
What You Bring
- Minimum 3 years of high-level executive assistant experience within a fast-paced professional services environment.
- Bachelor's degree in business administration or related field preferred.
- Previous experience in the real estate industry an asset.
- Advanced knowledge of all Microsoft Office programs (Word, Excel, PowerPoint and Outlook).
- Ability to process instructions and successfully execute on projects from start to finish, meeting critical deadlines.
- Strong interpersonal skills and ability to deliver excellent client service.
- Time management, multi-tasking, and organization skills with strong attention to detail.
- Excellent writing and verbal communication skills.
- Ability to deal with ambiguity and remain calm / maintain a positive attitude under pressure.
- Demonstrate integrity and serve as a trustworthy assistant to team members.
- Demonstrate a proactive approach and be solution-oriented.
What We Offer
- Innovative projects Work on cutting-edge initiatives that shape our communities, drive our growth, and make a tangible impact.
- Career growth Advance your career and achieve your goals with industry-leading training and development programs.
- Competitive benefits \& compensation Enjoy a comprehensive and flexible benefits package along with competitive compensation that rewards your contributions and supports your well-being.
- Collaborative culture Join our enterprising team where innovation thrives, collaboration is key, and our people are empowered to be their authentic selves and do their best work.
- Diversity, Equity \& Inclusion Our robust North American Diversity \& Inclusion Program features eight Employee Resource Groups (ERGs), where you can connect, learn, and contribute to a diverse and supportive community. Learn more https//www.collierscanada.com/en-ca/careers/diversity-and-inclusion
- Global network Join a global team of 22,000 professionals across 68 countries, where you'll expand your network and learn from experts in a dynamic international community. Accelerate your career and enhance your expertise as you connect and collaborate with top talent around the world.
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