Résumé du poste :
Ce poste clé au sein d'Otsuka joue un rôle essentiel dans la facilitation et le soutien de toutes les tâches liées au rôle du président et directeur général (PDG) dans la gestion des activités d'OCP.
Responsabilités :
- Fournir un soutien administratif de premier plan auprès du PDG, de l'équipe juridique et de l'équipe d'accès aux marchés
- Organiser et coordonner les réunions internes et externes pour l'équipe de direction, y compris la coordination et à la logistique relatives aux assemblées générales, aux revues d'activités commerciales, aux réunions et soupers de l'équipe de direction à l'interne et à l'externe, etc.
- Assister le PDG en matière de communications d'entreprise
- Surveiller la boîte de réception du PDG et signaler les courriels importants et ceux qui nécessitent une action
- Préparer des présentations et des documents techniques divers
- Collaborer avec les autres coordonnatrices à la gestion du calendrier d'entreprise
- Coordonner les voyages d'affaires et les itinéraires de voyage, et faire les comptes de dépenses pour le PDG, la vice-présidente des affaires juridiques et la vice-présidente de l'accès aux marchés
- Planifier et coordonner diverses réunions et formations pour les équipes affaires juridiques et accès aux marchés
- Planifier les réunions du conseil d'administration
- Préparer les nouveaux accords de niveau de service (MSA), suivre et tenir à jour la liste des MSA actifs
- En collaboration avec les autres coordonnatrices, participer à la coordination d'événements d'entreprise, au besoin
- Déclarer les renseignements sur l'innocuité des produits, les plaintes qualité et les commentaires de la clientèle selon la formation sur les procédures en vigueurs
- Effectuer d'autres taches connexes, au besoin
Subventions et dons
- Gérer et maintenir les demandes de subventions et de dons liées à l'alliance commerciale : planifier et gérer les réunions du comité ; gérer la boîte de réception ; préparer les demandes pour les réunions du comité ; préparer les accords et les lettres de refus ; préparer les rapports destinés aux comités ; gérer le suivi et envoyer tous les rappels et les suivis
Fonctions de remplacement
- Gérer les demandes de subventions non liées à l'alliance commerciale et la soumission des professionnels de la santé américains en l'absence de la collègue responsable
- En l'absence du responsable de la vérification des dépenses, examiner quotidiennement l'outil de vérification des comptes de dépenses
- Faire équipe avec les autres coordonnatrices pour assurer le remplacement à la réception, la gestion du bureau et autres tâches administratives ponctuelles
Philanthropie
- Coordination de Opération Père Noël
- Coordination du Radiothon de l'Hôpital de Montréal pour enfants
Qualifications et compétences clés :
- Compétences exceptionnelles dans l'utilisation de la suite MS Office
- Excellentes compétences en gestion de projets
- Au moins trois ans d'expérience à titre d'adjoint administratif idéalement dans le domaine pharmaceutique ou de soins de santé
- Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacité démontrée à travailler efficacement en équipe
- Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite
- Autonomie et initiative
- Expérience de travail auprès de professionnels expérimentés dans un milieu où le rythme est soutenu et les échéances souvent serrées
- Aptitude démontrée à établir la priorité des tâches en fonction de leur importance relative et de leur urgence
Summary of Purpose:
A key role within Otsuka, this role is instrumental in facilitating and supporting all tasks relating to the President \& GM's role in managing the OCPI business.
Responsibilities:
- Provide high level administrative support for the General Manager, Legal Team and Market Access Team
- Organize and coordinate internal and external meetings for the Leadership Team, Includes the coordination and logistics pertaining to: Townhall meetings, business reviews, leadership meetings and dinners, off-sites, etc.
- Support the President \& General Manager with company communications
- Review President's inbox and flag important emails and emails that have an action item
- Prepare various technical documents and presentations
- Contribute with the other admins in the population of the corporate calendar
- Coordinate travel arrangements, prepare travel itineraries, and prepare expense reports for the President, VP Legal \& VP Marketing Access
- Schedule and coordinate various team meetings \& trainings for Legal \& Market Access teams
- Schedule Board Meetings
- Prepare new MSAs, track and maintain updated list of active MSAs
- Prepare/review finance requests (Project Approval Forms, Purchase Orders, etc.)
- In collaboration with other coordinators, lead, support, or coordinate the organization of company events as required
- Reporting Safety Information, Product Quality Complaint and Customer Feedback as per training on current procedures
- Performs other related duties as required
Grants \& Donations
- Manage and maintain the Alliance grants and donations requests: schedule and manage Committee meetings; manage inbox; prepare requests for Committee meetings; prepare Agreements and Decline letters; prepare reports to the Committees; manage tracker and send all reminders and follow-ups
Back-up functions
- Manage non alliance grant requests and US Speakers' HCP submission in colleague's absence
- Review Expense Audit tool daily in colleague's absence
- Reception and ad hoc administrative duties and office management backfill.
Philanthropy
- Coordinate Opération Père Noël
- Coordinate Montreal Children's Hospital Radiothon
Qualifications and Key Competencies:
- Exceptional MS Office skills
- Excellent project management skills
- Minimum 3 years' experience working as an administrative assistant, ideally in a pharmaceutical or healthcare environment
- Excellent interpersonal relations and demonstrated ability to work with others effectively in teams
- Strong verbal and written communication skills
- Self-starter and takes initiative
- Experienced working with senior professionals in a fast-paced environment, often with tight deadlines
- Demonstrated ability to prioritize tasks based on relative importance and urgency
- Excellent verbal and written communication skills are required
