CCES POSITION PROFILE
POSITION: Payroll Administrator
REPORTS TO: Comptroller
CLASSIFICATION LEVEL: Lever 3 (Officer)
Overview of Position
The Payroll Administrator is a key member of the Finance team, responsible for managing end-to-end payroll process accurately and on time, while ensuring compliance with federal and provincial regulations. This role also involves collaborating with HR and other departments and overseeing both the technical aspect of payroll processing and the administration functions.
Additionally, the Payroll Administrator will troubleshoot issues and provide technical expertise and guidance for both internal and external stakeholders. This position also recommends changes to processes, forms, and workflows etc. to improve operational effectiveness.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Payroll Process and Compliance
- Manage the payroll processing cycles for permanent and occasional employees, ensuring accurate and timely payments.
- Prepare working papers and related journal entries for extended health, dental, and life insurance benefits.
- Meticulously adhere to the internal policies and procedures, timelines, and related controls when processing payroll entries such as salaries and other special payments as required; ensure all entries are processed accurately and in compliance with associated regulations and legislation.
- Ensure statutory remittancesand reporting (income tax, EI, CPP/QPP, provincial health taxes, etc.) for various provinces have been done for each payroll cycle.
- Issue Records of Employment (ROE) as required.
Multi-Province Taxation and Reporting
- Manage provincial tax differences, including payroll taxes in Manitoba, Ontario, and other jurisdictions.
- File provincial remittances on time to avoid penalties.
- Coordinate workers' compensation premiums across provinces (e.g., WSIB, WCB, CNESST).
- Ensuring proper year-end reporting (T4s, T4As, etc.) and tax compliance.
Benefits Administration
- Manage group benefits deductions (e.g. health, dental disabilities, life insurance).
- Maintain accurate payroll and benefits records.
- Monitor benefits enrollment and ensure correct deductions are applied.
Financial Reconciliation \& Audit Support
- Reconcile payroll accounts with the Finance team and general ledger.
- Generate payroll reports for internal stakeholders and grant compliance.
- Assist in budget planning by forecasting payroll costs.
- Support internal/external audits and ensure records meet compliance standards.
Employee Support and Record-Keeping
- Respond to employee's payroll enquiries (Dayforce accounts, tax slip etc.).
- Manage new hire payroll setup and offboarding payroll procedures.
- Keep up-to-date payroll records and ensure secure and confidential payroll data management.
Other responsibilities:
- Process monthly chaperone honorarium payments.
- Support the calendar and fiscal year-end reconciliation processes and the timely submission of all payroll's regulatory filings and production of tax related forms.
- Provide support for all internal and external audits related to payroll transactions, user access, and/or related systems.
- Make recommendations for updates to current payroll, benefit, systems, processes, and workflows; identify, research, recommend, and implement new or enhanced procedures, and processes to improve operational effectiveness that support business needs.
- Produce regular and ad-hoc reports as required.
- Ensure that payroll policies are designed to comply with relevant legislation, such as Employment Standard Laws, Income Tax Act (withholdings), Canada Pension Plan, Employment Insurance Act, Privacy Legislation (PIPEDA), Workplace Safety and Insurance Board (WSIB), and Canada Revenue Agency requirements.
- Payroll related report, for example: submission review and analysis and other ad-hoc reporting required by the Executive Director, Corporate Services.
- Participate to Ad-hoc payroll related projects, for example: continuous process improvement, system upgrade/implementation, payroll related audits.
CCES Quality Management System
- Be aware and knowledgeable of the position's responsibilities within the Quality Management System.
- Comply with relevant quality system processes and recommend process changes/revisions as appropriate.
- Identify potential risks and help identify and manage risk mitigation strategies.
- Log stakeholder feedback/comments in the Quality Database for tracking and appropriate follow-up.
General Responsibilities
- Accounting and administrative tasks as required.
- Backup Finance team with Accounts Receivable, Accounts Payable.
- Other duties as assigned by the Comptroller.
QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES
- College diploma or university degree in accounting or equivalent combination of education and experience.
- Payroll Compliance Professional (PCP) considered an asset.
- Experience in project improvement related to payroll.
- Three years on-the-job experience and/or performing similar duties required. Knowledge and ability in the not-for-profit/charity sector considered an asset.
- Previous experience with accounting software and a high degree of aptitude for technology-based systems and solutions.
- Experience working with payroll management systems is preferred.
- Experience with using a Payroll Service Provider is considered an asset.
- Excellent knowledge with legislation governing financial compliance for not-for-profit organizations as well as the Employment Standards Act, Canada Revenue Agency legislation, Human Rights legislation and the Occupational Health and Safety Act.
- Demonstrate ability to take initiative and work independently, exercising sound judgment and decision-making skills.
- Strong customer service orientation with the ability to build relationships across the organization
- Ability to develop and maintain financial record-keeping systems and activities.
- Ability to prioritize, meet deadlines, work in a multi-faceted, dynamic and fast-paced changing environment while maintaining attention to detail.
- High level of integrity, ethics, and professionalism with the demonstrated ability to ensure confidentiality and protection of employee data and other sensitive information.
- Team player with a positive, flexible and creative approach to challenges and a strong desire to learn, grow, and succeed.
- Excellent interpersonal skills, ability to learn quickly and self-motivate while working independently and/or collaborating as part of a team.
- Proficient in Excel, MS Word, Outlook.
- Excellent English verbal and written communication skills.
- Functional in French language (verbal and written) considered an asset.
Applications for this position should be submitted electronically on Bamboo HR by May 29th, 2025. We thank all applicants for their interest but only applicants selected for an interview will be contacted.
For more information about the CCES, please visit www.cces.ca. Throughout its recruitment process, the CCES is committed to Canada's linguistic duality and diversity of its people. We welcome expressions of interest from all qualified applicants including Indigenous persons, persons with disabilities, members of visible minority groups, and all gender identities and sexual orientations. Upon request, accommodation will be provided during the hiring process.
OFFRE D'EMPLOI AU CCES
POSTE: Administratrice ou administrateur du traitement de la paie
RELÈVE DE: Contrôleuse ou contrôleur
CATÉGORIE: Niveau 3 (agente ou agent)
Description du poste
En tant que membre de l'équipe des finances, vous serez responsable de l'ensemble du processus de traitement de la paie. Vous aurez à vous acquitter de cette tâche avec exactitude et ponctualité et devrez également assurer la conformité de l'organisation aux exigences provinciales et fédérales en la matière. Vous collaborerez avec les ressources humaines et d'autres services, en plus de gérer à la fois les aspects techniques du traitement de la paie et les tâches administratives.
Vous devrez également résoudre les problèmes et offrir de l'expertise et des conseils techniques aux parties prenantes internes et externes. Vous aurez à recommander des modifications aux processus, aux formulaires, aux flux de travail, etc., afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Processus de traitement de la paie et conformité
- Gérer les cycles de traitement de la paie pour les membres permanents et occasionnels du personnel, et veiller à ce que le montant exact soit versé dans les délais impartis.
- Préparer les documents et gérer la saisie de données pour tout ce qui touche à l'assurance maladie, l'assurance dentaire et l'assurance vie.
- Respecter minutieusement les politiques et procédures internes, les délais et les contrôles connexes lors du traitement des entrées de paie telles que les salaires et autres paiements spéciaux, le cas échéant; veiller à ce que toutes les entrées soient traitées avec précision et dans le respect de la réglementation et de la législation associées.
- S'assurer que les remiseset les déclarations obligatoires (impôts sur le revenu, assurance emploi, RPC/RRQ, impôts provinciaux sur la santé, etc.) pour les différentes provinces sont effectuées à chaque cycle de paie.
- Produire des relevés d'emploi au besoin.
Déclaration et imposition dans plusieurs provinces
- Gérer différents systèmes d'impôts provinciaux (Manitoba, Ontario, etc.).
- Envoyer aux provinces les impôts perçus dans les délais impartis, pour éviter les pénalités.
- Coordonner les cotisations d'indemnisation des diverses provinces (ex. : WSIB, CAT, CNESST).
- Veiller à la conformité fiscale et des rapports de fin d'année (T4, T4A, etc.).
Administration des avantages sociaux
- Gérer les retenues des régimes collectifs (assurance maladie, assurance dentaire, assurance invalidité, assurance vie, etc.).
- Tenir à jour les dossiers relatifs à la paie et aux avantages sociaux.
- Surveiller l'adhésion aux avantages sociaux et les retenues appliquées.
Rapprochement financier et soutien aux audits
- Effectuer le rapprochement des comptes de paie avec l'aide de l'équipe des finances et du grand livre.
- Générer des rapports de paie pour les parties prenantes internes et par souci de conformité en matière de subventions.
- Aider à la planification du budget en estimant les charges salariales à prévoir.
- Soutenir les audits internes et externes et veiller à ce que les dossiers respectent les normes de conformité.
Soutien au personnel et tenue de dossiers
- Répondre aux questions du personnel liées au traitement de la paie (comptes Dayforce, feuillets fiscaux, etc.).
- Inscrire les nouvelles embauches à la paie et désinscrire celles qui quittent l'organisation.
- Tenir à jour les dossiers de paie et assurer une gestion sécurisée et confidentielle des données connexes.
Autres responsabilités
- Verser les honoraires mensuels des escortes.
- Soutenir les processus de réconciliation à la fin de l'année civile et de l'année fiscale, et soumettre à temps tous les documents réglementaires relatifs à la paie et les formulaires fiscaux.
- Soutenir tous les audits internes et externes liés aux transactions de paie, à l'accès des utilisatrices et utilisateurs ou aux systèmes connexes.
- Formuler des recommandations d'amélioration pour les systèmes, processus et flux de travail relatifs à la paie et aux avantages sociaux; repérer, rechercher, recommander et mettre en œuvre d'autres procédures et processus visant à améliorer l'efficacité opérationnelle et à répondre aux besoins de l'entreprise.
- Produire des rapports réguliers et ponctuels selon les besoins.
- Veiller à ce que les politiques de paie respectent la réglementation en vigueur, comme les lois sur les normes d'emploi, la Loi sur l'impôt sur le revenu (retenues), le Régime de pensions du Canada, la Loi sur l'assurance-emploi, la législation sur la protection de la vie privée (LPRPDE), la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail (WSIB) et les exigences de l'Agence du revenu du Canada.
- Produire des rapports relatifs à la paie, par exemple des examens et analyses de soumissions et d'autres rapports ponctuels demandés par la direction générale des services généraux.
- Participer à des projets ponctuels en lien avec la paie, comme l'amélioration continue des processus, la mise à jour ou le déploiement de systèmes, ainsi que les audits connexes.
Système de gestion de la qualité du CCES
- Connaître les responsabilités du poste dans le cadre du système de gestion de la qualité.
- Respecter les processus de gestion de la qualité et recommander des modifications s'il y a lieu.
- Détecter les risques et établir des stratégies pour les atténuer.
- Entrer les commentaires des partenaires dans la base de données aux fins de suivi.
Responsabilités générales
- Effectuer des tâches administratives et comptables au besoin.
- Soutenir l'équipe des finances quant aux comptes débiteurs et fournisseurs.
- S'acquitter d'autres tâches confiées par la contrôleuse ou le contrôleur
EXIGENCES
- Diplôme collégial ou universitaire en comptabilité ou une combinaison équivalente de scolarité et d'expérience.
- Titre de professionnelle ou professionnel en conformité de la paie (PCP), un atout.
- Expérience en matière d'amélioration des processus de paie.
- Trois ans d'expérience dans des fonctions similaires. Connaissances et compétences dans le secteur des organismes à but non lucratif, un atout.
- Expérience avec les logiciels de comptabilité et grande aisance avec les systèmes et solutions technologiques.
- Expérience avec les systèmes de gestion de la paie, un atout.
- Expérience en matière de recours à un prestataire de services de paie, un atout
- Excellente connaissance de la législation régissant la conformité financière des organisations à but non lucratif, ainsi que de la Loi sur les normes d'emploi, de la législation de l'Agence du revenu du Canada, de la législation sur les droits de la personne et de la Loi sur la santé et la sécurité au travail.
- Sens de l'initiative, autonomie, esprit critique et compétences décisionnelles.
- Solides compétences en service à la clientèle et en relations interpersonnelles.
- Capacité de mettre en place et de gérer des systèmes et des processus de tenue de livres.
- Capacité d'établir des priorités, de respecter les échéances, de travailler dans un environnement dynamique et multidimensionnel, tout en ayant le souci du détail.
- Haut niveau d'intégrité, d'éthique et de professionnalisme et capacité à assurer la confidentialité et la protection des renseignements du personnel et d'autre information de nature délicate.
- Esprit d'équipe, approche positive, flexible et créative à la recherche de solutions, et forte volonté d'apprentissage, de croissance et de réussite.
- Entregent, initiative, capacité d'apprendre rapidement et de travailler de façon autonome et en équipe.
- Maîtrise d'Excel, Word et Outlook.
- Excellente aptitude à communiquer en anglais (oral et écrit).
- Connaissance fonctionnelle du français (oral et écrit), un atout.
Soumettez votre candidature par voie électronique d'ici le mai 29, 2025 sur le portail Bamboo HR. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt, mais ne communiquerons qu'avec celles retenues pour une entrevue. Pour en savoir plus sur le CCES, visitez le www.cces.ca.
Dans l'ensemble de son processus de recrutement, le CCES reconnaît la dualité linguistique du Canada et la diversité de sa population. Nous acceptons les déclarations d'intérêt de toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles ainsi que les personnes de toutes les identités et orientations sexuelles. Sur demande, des mesures d'adaptation seront mises en place durant le processus d'embauche.
