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Coordonnateur administratif(Ve)Contribution à MEDLOG CANADAMEDLOG est un guichet unique pour les solutions terrestres globales. Nous nous consacrons quotidiennement à être le fournisseur de logistique et de chaîne d'approvisionnement le plus centré sur le client, le plus fiable et le plus ingénieux, engagé à fournir des solutions logistiques personnalisées afin d'aider nos clients à mettre leurs produits sur le marché rapidement et de manière rentable.Résumé du poste
Nous recherchons coordonnateur Administratif(ve) compétent(e) et proactif(ve) pour rejoindre notre équipe. Le/la candidat(e) idéal(e) sera chargé(e) de fournir un soutien administratif complet afin de garantir le bon fonctionnement du bureau. En tant que coordonnateur Administratif(ve), vous jouerez un rôle clé dans la gestion de diverses tâches administratives, notamment, mais sans s'y limiter, répondre aux appels, accueillir les visiteurs, gérer les fournitures de bureau, coordonner les réunions, organiser les déplacements et aider avec les tâches liées aux ressources humaines.
Responsabilités principales
Servir de premier point de contact pour l'organisation en répondant aux appels entrants et en accueillant les visiteurs de manière professionnelle et courtoise. Évaluer régulièrement l'état de préparation des espaces, en veillant à ce que les espaces de travail, les salles de conférence et les bureaux soient sûrs et prêts à être utilisés par les employés. Surveiller et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau, y compris en passant des commandes et en réapprovisionnant au besoin pour garantir le bon fonctionnement des activités du bureau.
Planifier et coordonner les réunions, conférences et rendez-vous pour les cadres, en organisant les accommodations nécessaires et en veillant à ce que les salles de réunion soient préparées. Évaluer les besoins et préférences de voyage pour le Directeur Général et les autres responsables, y compris la réservation de vols, hébergements et moyens de transport. Veiller à ce que tous les plans de voyage respectent les politiques de l'entreprise et les contraintes budgétaires.
Maintenir des dossiers et documents précis et à jour pour les cadres, notamment la correspondance, les rapports et les fichiers confidentiels. Assister le Responsable des Ressources Humaines dans diverses tâches telles que les activités de recrutement, les événements RH et les processus d'intégration des nouvelles recrues. Coordonner les plannings et la logistique pour les entretiens et les sessions de formation si nécessaire.
Effectuer des tâches de saisie de données de base selon les besoins, en mettant à jour les bases de données, feuilles de calcul et autres documents avec des informations pertinentes. Qualifications et compétences Tous les employés de MEDLOG Canada sont tenus d'incarner les valeurs de l'entreprise et de viser des résultats axés sur le client dans toutes leurs interactions, tant avec leurs collègues qu'avec les clients. Expérience avérée dans un rôle administratif, de préférence dans un environnement au rythme soutenu.
Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d'interagir efficacement avec les employés, les clients et les fournisseurs. Solides compétences organisationnelles avec une attention méticuleuse aux détails. Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'autres applications logicielles pertinentes.
Capacité à gérer plusieurs tâches et à prioriser efficacement la charge de travail pour respecter les délais. Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles avec professionnalisme. Flexibilité et adaptabilité pour gérer des priorités et des responsabilités changeantes.____Administrative CoordinatorContribution to MEDLOG CANADAMEDLOG is a one-stop shop for global inland solutions.
We dedicate ourselves daily to be the most customer centric, reliable and resourceful logistics and supply chain provider, engaged in providing customizable logistics solutions in order to help our customers get their goods to market rapidly and, in a cost, effective manner. Position SummaryWe are seeking a competent and proactive Administrative Coordinator to join our team. The ideal candidate will be responsible for providing comprehensive administrative support to ensure efficient operation of the office.
As an Administration Representative, you will play a key role in managing various administrative tasks, including but not limited to answering calls, greeting guests, maintaining office supplies, coordinating meetings, handling travel arrangements, and assisting with HR-related duties. Key Accountabilities Serve as the first point of contact for the organization by answering incoming calls and greeting guests in a professional and courteous manner. Regularly assess space readiness, ensuring workspaces, conference rooms, and offices are safe and employee ready.
Monitor and maintain inventory of office supplies, including ordering and restocking as needed to ensure smooth office operations. Schedule and coordinate meetings, conferences, and appointments for executives, including arranging necessary accommodations and ensuring meeting rooms are prepared. Evaluate travel needs and preferences for the Managing Director and other managers, including booking flights, accommodations, and transportation arrangements.
Ensure all travel plans align with company policies and budgetary guidelines. Maintain accurate and up-to-date records and documents for executives, including correspondence, reports, and confidential files. Assist the HR Manager with various tasks such as recruitment activities, HR events, and new hire onboarding processes.
Coordinate schedules and logistics for interviews and training sessions as needed. Perform basic data entry tasks as required, including updating databases, spreadsheets, and other documentation with relevant information. Qualifications and Competencies
All MEDLOG Canada employees are expected to exhibit the MSC Values, striving to drive customer centric results in all interactions with colleagues and customers alike. Proven experience in an administrative role, preferably in a fast-paced environment. Excellent communication and interpersonal skills with the ability to interact effectively with employees, clients, and vendors.
Strong organizational skills with meticulous attention to detail. Proficiency in MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other relevant software applications. Ability to multitask and prioritize workload effectively to meet deadlines.
Discretion and ability to handle confidential information with professionalism. Flexibility and adaptability to handle changing priorities and responsibilities
