Coordonnateur des installations
Ricoh est actuellement à la recherche d'une personne orientée vers une carrière pour assurer la coordination quotidienne avec des entrepreneurs externes et les services internes, effectuant une vaste gamme de tâches liées à l'entretien et à l'exploitation des terrains de l'immeuble. Le coordonnateur des installations effectuera diverses tâches pour soutenir les opérations quotidiennes de l'immeuble et de la division, telles que les services de bureau incluant le courrier, la messagerie, la reproduction et la sécurité.
RESPONSABILITÉS
Planifier et assigner les demandes de travail aux entrepreneurs externes et aux services internes, et superviser l'achèvement des projets et services assignés, c'est-à-dire l'électricité, le câblage voix/données, la plomberie, l'élimination des déchets, le recyclage, les réparations, la peinture, le nettoyage de tapis, etc.
Soutien administratif pour la formation sur l'activation et la désactivation du système d'alarme pour les nouveaux employés.
Tenir à jour une base de données des fournisseurs de services, des contrats et des factures payées.
S'assurer que les services de conciergerie dans l'immeuble respectent les normes de qualité.
Assurer la liaison avec la compagnie de sécurité de l'immeuble pour garantir la fiabilité du système d'alarme de l'immeuble.
Peut être appelé à répondre aux alarmes de sécurité après les heures de travail.
Émettre, activer et désactiver les cartes d'accès au besoin.
Signaler les problèmes d'entretien de l'immeuble, c'est-à-dire la plomberie, l'électricité, au service d'entretien.
Surveiller l'utilisation des fournitures de cuisine et entretenir l'équipement et les appareils de cuisine.
Répondre à diverses demandes des clients : tailler des clés de bureau/armoires, accrocher des armoires, commander des boissons pour les réunions, etc.
Coordination des déménagements de bureaux et examen et modification des plans d'étage. Travailler avec les fournisseurs concernés pour gérer les déménagements de bureaux et la commande de mobilier.
Coordonner les petits projets de construction, c'est-à-dire la conversion d'une salle de conférence en bureau.
Répondre aux demandes de la division pour la commande de nouveaux meubles de bureau, les réparations et les modifications des meubles existants. Coordonner la reconfiguration des espaces de bureaux. Tenir à jour l'inventaire des meubles de bureau usagés pour la division, en les rendant disponibles pour d'autres utilisations.
Concevoir, développer et documenter les processus et procédures spécifiques pour soutenir l'environnement des clients.
Rapports mensuels sur les ententes de niveau de service (SLA) et les indicateurs.
Fournir les niveaux de service convenus (tels que définis dans l'entente de niveau de service avec le client).
QUALIFICATIONS
FORMATION ET EXPÉRIENCE :
Formation liée à l'industrie.
Un diplôme d'études postsecondaires est requis.
Minimum de 2 ans d'expérience dans des rôles ayant des responsabilités, une portée et des compétences similaires.
Expérience antérieure en service, soutien, technique ou exploitation auprès des clients.
COMPÉTENCES :
Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de développer rapidement des relations d'affaires.
Forte motivation personnelle pour 1 atteindre les résultats.
Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
Maîtrise de Microsoft Office.
Capacité de soulever plus de 13 kg (30 lb) au besoin.
Permis de conduire valide.
Facilities Coordinator
Ricoh is currently looking for career-oriented individual to coordinate on a daily basis with outside contractors and in-house services performing a wide variety of tasks related to the maintenance and operation of the building grounds. The Facilities Coordinator with perform a variety of duties to support the building and Division's daily operations such as office services including mail, courier, duplication and security.
RESPONSIBLILTIES
Schedule and assign work requests for outside contractors and in-house services, and oversee completion of assigned projects and services i.e., electrical, voice/data cabin, plumbing, waste disposal, recycling, repairs, painting, carpet cleaning etc
Administrative support for training on alarm system activation/ deactivation for new hires
Maintain a database of service vendors, contracts and invoices paid
Ensure janitorial services in the building meet quality standards
Liaise with building security company to ensure the reliability of the building alarm system
May be required to attend to security alarms after hours
Issue, activate and deactivate swipe cards as necessary
Report building maintenance issues i.e., plumbing, electrical to the Maintenance Department
Monitor the use of kitchen supplies and maintain kitchen equipment/appliances
Respond to a variety of Client requests: cut office/cabinet keys, hang cabinets, order beverages for meetings etc.
Coordination of office moves and review and change of floor plans. Work with applicable vendors to manage office moves and order of furniture
Coordinate small construction projects i.e., conversion of conference room to office
Respond to requests from the Division to order new office furniture, repairs and modifications of existing furniture. Coordinate office space reconfiguration. Maintain and inventory of used office furniture for the Division, making it available for other use
Design, develop and document processes and procedures specific to support Clients environment
Monthly SLA and metric reporting
Deliver agreed levels of service (as defined in customer SLA)
QUALIFICATIONS
EDUCATION & EXPERIENCE:
Industry related training
Post-secondary diploma is required
Minimum 2 years of experience in roles with similar responsibility, scope and skills
Previous service, support, technical or operational experience with customers
SKILLS:
Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
Strong self-motivation to drive results
Excellent communication skills both verbal and written
Effective use of Microsoft Office
Ability to lift 30+lbs. as necessary
Valid driver's license
