Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application. Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications. Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position. Job Type: Temporary (Fixed Term) Additional Locations: Weekly Hours: 24 Position End Date: 2025-12-31 Job Category: Soutien Salary Range: $25,07 - 25,07 CAD Compensation grade: SOU-TP7 Job Description Sous la supervision de la gestion des relations contractuelles et stratégiques, la personne titulaire de ce poste est responsable du traitement administratif des demandes de soutien financier lié à l’emploi et de la vérification des demandes de financement basé sur la performance. Ce rôle essentiel contribue à assurer la conformité, la rapidité et la rigueur du traitement des demandes dans le cadre des services d’emploi sous le volet provincial d’Emploi Ontario. Ce poste à temps partiel offre une grande flexibilité horaire, idéal pour une personne organisée, autonome et rigoureuse, qui souhaite contribuer à un mandat significatif tout en bénéficiant d’un équilibre travail-vie personnelle. Le travail peut être effectué en télétravail, avec un encadrement régulier. La personne devra toutefois être disponible à l’occasion pour participer à des rencontres d’équipe ou de coordination pendant les heures de bureau, selon les besoins du secteur. Responsabilités: Analyser les demandes de paiement et en vérifier la conformité (reçus, preuves de paiement, lettres d’emploi, etc.), en s’assurant du respect des politiques et des critères d’admissibilité établis. Coordonner la vérification des dépenses en analysant les preuves nécessaires (bulletins de paie, attestations), selon des jalons définis. Saisir et documenter les décisions d’approbation ou de rejet dans les systèmes appropriés (p. ex., ES Cases, CaMS). Maintenir et élaborer des outils de suivi rigoureux (p. ex., tableaux Excel, rapports mensuels) pour appuyer la reddition de comptes et l’analyse des tendances. Proposer et mettre en œuvre des améliorations concrètes aux procédures internes afin de renforcer l’efficacité opérationnelle. Contribuer à l’évolution continue des processus administratifs connexes, en appui à l’efficacité organisationnelle du secteur. Collaborer avec les spécialistes des relations contractuelles pour traiter les demandes complexes ou clarifier les attentes. Recommander, élaborer et mettre en œuvre des améliorations aux outils de travail ou à l’interprétation des critères lorsque nécessaire. Gérer un volume soutenu de demandes dans des délais souvent restreints et impératifs, nécessitant une organisation rigoureuse et une grande réactivité. Compiler les données et statistiques requises pour divers rapports du service. Répondre aux besoins des utilisateurs en coordonnant les aspects administratifs du service. Contrôler les dépenses des programmes et activités, conformément aux directives financières du Collège. Accomplir toute autre tâche connexe jugée nécessaire par le personnel superviseur. Exigences: Diplôme de 2 ans en administration de bureau ou autre domaine connexe; Minimum de 4 ans d'expérience pertinente; Maîtrise du français parlé et écrit, et bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit; Connaissance des programmes et structures organisationnelles du Collège (ou d’un cadre de services publics ou communautaires similaire); Connaissance avancée des logiciels (traitement de texte, chiffriers, logiciels de comptabilité); Capacité d’organisation et de gestion du temps; Compétences interpersonnelles, diplomatie, esprit d’initiative et capacité à travailler sous pression; Compréhension de base des principes de comptabilité; Capacité d’analyse et de résolution de problèmes, avec bon jugement; Autonomie et aptitude à travailler au sein d’une équipe virtuelle, au besoin; Capacité à appliquer des politiques et des critères d’admissibilité dans le traitement de dossiers; Expérience dans l’utilisation de systèmes de gestion de cas, tels que CaMS, ES Cases ou d’autres systèmes ministériels (un atout important); Souci exceptionnel du détail, particulièrement dans la vérification de pièces justificatives (reçus, bulletins de paie, attestations); Excellentes compétences en communication écrite, y compris la capacité à documenter des décisions de façon claire et professionnelle; Disponibilité pour participer à certaines rencontres virtuelles de jour, selon les besoins du secteur. Closing Date: 2025-06-08 11:59pm Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m. First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements. We recognize the efforts of our employees by offering them competitive base salaries, generous and flexible holiday and leave programs, interesting benefits, as well as an outstanding pension plan. See what Collège Boréal has to offer. Need help? Consult our ressources and users' guides. If you have any questions, please do not hesitate to contact us at ressources.humaines@collegeboreal.ca
