Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté. Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet. Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté. Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous au www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet. Description du poste Membre à part entière du bureau de Montréal, le coordonnateur ou la coordinatrice, Installations et Services de bureau joue un rôle clé dans le bon fonctionnement des locaux. Le ou la titulaire de ce poste doit fournir un soutien exceptionnel aux membres et aux clients du cabinet, en mettant l’accent sur la gestion des installations, le service à la clientèle et l’efficacité opérationnelle. Il ou elle participe aux inspections des sites, à la gestion des fournisseurs, aux déménagements, à l’organisation d’événements, à l’entretien général et aux audits en matière de santé et de sécurité, en veillant au respect de normes de prestation de services élevées dans l’ensemble des locaux. Principales attributions Services généraux touchant les installations Apporter un soutien proactif dans la gestion des espaces, notamment en coordonnant les déménagements, les réinstallations et l’attribution de postes de travail pour assurer des transitions sans heurts. Collaborer avec les Services de conférence et le Service traiteur pour mettre en place les salles de réunion et les espaces clients, selon les besoins. Entretenir et gérer les bureaux des visiteurs, en veillant à ce qu’ils soient correctement installés avant leur utilisation et nettoyés après leur départ. Superviser les demandes générales liées aux installations et répondre rapidement à celles reçues dans la boîte collective de l’équipe. Participer aux tâches quotidiennes liées aux installations sous la direction du ou de la gestionnaire, Installation et Services de bureau. Gérer les entrepôts internes et externes et tenir à jour le registre de leur contenu. Conformité en matière de santé et de sécurité Participer aux audits réguliers en matière de santé et de sécurité, en identifiant les risques et les problèmes potentiels dans les locaux. Collaborer avec l’équipe responsable de la santé et sécurité au travail pour élaborer et appliquer des mesures correctives conformes aux règlements et politiques en place. Participer à l’administration du Programme d’intervention en cas d’urgence et à la coordination des formations si nécessaire. Gestion des fournisseurs et des services Gérer les relations avec les fournisseurs; solliciter des devis, coordonner les services d’entretien et veiller à ce que la prestation de services réponde aux attentes et aux normes de qualité. Superviser l’accès des fournisseurs aux locaux, veiller au respect des délais convenus et gérer les lacunes dans le service. Tenir à jour le manuel du locataire et les instructions aux fournisseurs concernant les exigences du propriétaire relatives aux travaux effectués dans l’immeuble. Gérer les garanties des produits et services pour assurer une résolution rapide des problèmes éventuels. Coordination avec le propriétaire Seconder le ou la gestionnaire, Installations et Services de bureau dans la liaison entre le cabinet et l’équipe de gestion de l’immeuble, notamment en organisant des réunions périodiques et en répondant aux demandes de renseignements. Veiller à ce que les avis du propriétaire et toutes les nouvelles pertinentes soient communiqués en temps utile aux Services de bureau. Répondre à toute préoccupation ou demande liée au propriétaire. Administration de projets et des installations Aider à l’administration et à l’exécution d’un projet complexe de rénovation par étapes, en agissant comme personne-ressource principale entre l’équipe de planification et l’équipe chargée des travaux. Coordonner la logistique des locaux temporaires, en veillant à ce que la transition se fasse en douceur pour le personnel à chaque phase de la rénovation. Superviser l’accès des fournisseurs au bureau pendant la rénovation, en veillant au respect des échéanciers, des protocoles de sécurité du site et des normes de qualité. Coordonner le désencombrement des bureaux en veillant à réutiliser, recycler ou jeter le mobilier et le matériel conformément aux directives du propriétaire. Sur demande, informer le personnel des dernières évolutions ou de toute interruption de services en temps opportun. Soutenir l’équipe de planification en veillant à ce que le projet respecte les échéanciers et en résolvant les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent. Une fois le projet achevé, collaborer avec le ou la gestionnaire, Installations et Services de bureau pour gérer les nouveaux locaux de manière à qu’ils s’inscrivent dans l’environnement dynamique et moderne du cabinet. Sur demande, coordonner les ajustements nécessaires en ce qui concerne les espaces de travail, les espaces de réunion et les espaces auxiliaires pour assurer une efficacité optimale. Principales exigences Diplôme collégial dans un domaine pertinent De 3 à 5 ans d’expérience dans la gestion d’installations ou dans une fonction connexe, de préférence dans un environnement de services professionnels Solide connaissance de la gestion des espaces de bureaux, des relations avec les fournisseurs et de la gestion d’actifs Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook) Souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités de manière efficace Autres exigences Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et attitude professionnelle avec le personnel, les clients et les fournisseurs Solide sens de l’organisation doublé de la faculté de gérer plusieurs tâches simultanément et de travailler sous pression Capacité avérée à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives et à fonctionner efficacement au sein d’une équipe Sens aigu du service à la clientèle et souci de dépasser les attentes Solides compétences en résolution de problèmes et capacité à mener à bien des tâches avec un minimum de supervision Capacité à soulever et à déplacer des objets en toute sécurité, au besoin Flexibilité pour travailler en dehors des heures habituelles ou la fin de semaine, si nécessaire, dans le cadre d’événements, de déménagements ou d’urgences Attitude proactive et axée sur le service pour soutenir les activités et le personnel au bureau Facilité d’adaptation et intérêt pour les nouveaux défis Si ce poste vous intéresse ou si vous connaissez quelqu’un qui aurait les compétences voulues, veuillez faire parvenir un curriculum vitæ à jour à Vanessa Saint-Félix à l’adresse vsaintfelix@blg.com d’ici le 23 mai 2025. Nous remercions l’ensemble des candidats et candidates qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles qui seront sélectionné·es pour une entrevue. Quiconque travaille chez BLG se doit de remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et de traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion. BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail à l’image de nos collectivités, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent entendu·es, valorisé·es et inclus·es. Nous invitons toute personne qualifiée à présenter sa candidature. Toutefois, reconnaissant les barrières systémiques et structurelles qui, par le passé, ont marginalisé certains groupes et les ont empêchés d’accéder à des occasions d’emploi, nous encourageons vivement, dans le cadre de notre engagement envers l’élimination des obstacles à l’emploi, les membres de ces groupes à postuler, y compris, sans s’y limiter, les Autochtones, les personnes racialisées, les membres de la communauté LGBTQ+, les personnes vivant avec un handicap et les femmes. Dans tous les aspects du processus de recrutement, des accommodements seront offerts sur demande aux personnes qui ont des besoins particuliers. * Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte. BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+. Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir. BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+. Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir. We are BLG: Canada's Law Firm. We pride ourselves on having outstanding, talented people and delivering an exceptional client experience. We are a future-minded firm, delivering high-value advice and known for our commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Our culture is one of curiosity, firm-wide collaboration, mutual respect, dedication and continuous improvement. We look forward to hearing from you and exploring how you can contribute to our team. 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