Description de l'entrepriseNous sommes SGS – Le leader mondial des services d’essais, d’inspection et de certification. Nous sommes reconnus comme la référence mondiale en matière de qualité et d'intégrité. Nos 99 600 employés opèrent un réseau de 2 600 bureaux et laboratoires, travaillant ensemble pour permettre un monde meilleur, sécuritaire et plus interconnecté.Description du posteLa personne titulaire de ce poste offre un soutien administratif aux professionnels des différents services, aux cadres intermédiaires et supérieurs, aux chefs de service et aux clients. Il/elle doit faire preuve de polyvalence en travaillant avec plusieurs directeurs à la fois afin de répondre aux besoins du service. Gérer les demandes des clients de SGS (assurer la réception des commandes/propositions dans le système BOSS, préparer les fichiers physiques).Garder à jour les systèmes d’information sur une base quotidienne pour tous les fichiers actifs (OrderBoard, OTC, etc.).Garder à jour les ordres de travail (système), en plus d’effectuer les suivis et répondre aux questions.Rassembler tous les documents nécessaires (rapports, dépenses, factures des fournisseurs, feuilles de temps, etc.) pour être en mesure de soumettre les factures.Rédiger l’ébauche des factures en fonction des contrats/listes de prix applicables.Obtenir l’approbation nécessaire pour envoyer les versions définitives des factures.Gérer toutes les demandes des clients par rapport aux factures soumises.Effectuer les vérifications de crédit, selon les besoins, et obtenir l’approbation du directeur.Configurer les comptes des nouveaux clients et modifier les comptes existants.Préparer les soumissions dans le système, au besoin.Aider au recouvrement des créances (via courriel et appels téléphoniques).Effectuer la distribution et le classement de tous les documents.Trier, traiter et vérifier les demandes, les reçus, les dépenses, les formulaires et tout autre document.Saisir les données dans les systèmes (Aquarius, Navarik, etc.).Préparer et garder à jour un dossier complet et précis de toutes les factures.Préparer tous les documents nécessaires pour la fin de mois.iProcurement – entrer les factures et toutes les factures des tiers entrepreneurs.Gérer le traitement des cartes de crédit et les demandes de renseignement au sujet des comptes clients.Saisir les données de la paie dans le système et aider à approuver les feuilles de temps.Veiller à ce que tous les rajustements de la paie soient faits et traités.Offrir un soutien mutuel aux autres membres du personnel administratif (repas, pauses et remplacements lors de vacances). QualificationsLa personne titulaire de ce poste doit posséder au minimum un diplôme d’études secondaires (5 ans) ou un certificat d’équivalence d’études secondaires (GED).Un diplôme d'études postsecondaires (au collégial – 3 ans) dans une discipline de l’administration est un atout important.Expérience : Avoir 5 ans d’expérience dans un rôle de réceptionniste/lié à l’administration. HABILETÉS REQUISES :Maîtriser l’utilisation de différents types de logiciels (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).Avoir une très bonne connaissance des applications MS Office.Avoir une connaissance des applications Oracle serait un atout.Les candidats retenus/candidates retenues devront également passer avec succès une vérification d’antécédents judiciaires avant leur première journée de travail.Posséder un permis de conduire valide et un bon dossier de conduite.La personne titulaire de ce poste doit être en mesure de lire, comprendre et bien suivre des instructions de travail en respectant les consignes de sécurité de façon précise et dans les délais prévus.Capacité à gérer et à coordonner plusieurs projets à la fois dans un environnement dynamique et très professionnel.Faire preuve d’excellentes habiletés de communications verbales et écrites, AN / FR, y compris la grammaire et la rédaction de textes.Capacité à travailler en situation de groupe et de façon autonome.Avoir des compétences en matière de gestion du temps et le souci du détail.Capacité à bien travailler sous pression.Les heures de travail prolongées et les quarts de travail sont à prévoir avec ce poste.Veiller au respect des politiques de l’entreprise à l’égard de la santé et sécurité au travail, du Code d’intégrité et du Code de conduite professionnelle de la Société.#SGSSJInformations supplémentairesSGS est un employeur offrant l'égalité des chances, et de ce fait, nous recrutons, embauchons, formons et promouvons des personnes dans toutes les classes d'emploi sans distinction sur la base de la race, la couleur, la religion, le sexe, l'origine nationale, du handicap, l'âge, l'état matrimonial, l'orientation sexuelle, l'identité ou l'expression de genre, le statut autochtone, ou toute autre caractéristique protégée par la loi.Pour exercer ce travail avec succès, l’individu doit être en mesure d'accomplir chacune des tâches essentielles de manière satisfaisante, avec ou sans aménagements raisonnables. Les exigences énumérées ci-dessus représentent les connaissances, compétences et/ou aptitudes requises.Cette description de poste ne doit pas être interprétée comme constituant une déclaration exhaustive des tâches, responsabilités ou exigences, mais plutôt comme une description générale du poste. Rien dans ce document ne limite les droits de l'entreprise à assigner ou réassigner des tâches et responsabilités à ce poste à tout moment.Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats qualifiés, et ce, à chaque étape du processus de recrutement.Veuillez noter que les candidats postulant pour des offres d'emploi au Canada doivent être autorisés à travailler au Canada.
