About Four Seasons: Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture. At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us. About the location: The vibrant new centrepiece of the city's Golden Square Mile. Chic and sleekly modern, Four Seasons Hotel Montreal forms the vibrant new epicentre of the Golden Square Mile. Dine at our stellar restaurants and shop at the luxurious Holt Renfrew Ogilvy. In this world capital of style and culture, Four Seasons savoir faire helps shine a fresh light on the city. Gestionnaire services conférence Division : Ventes et Marketing Département : Événements Se rapporte à : Directrice des ventes banquets et services de conférences En raison des lois locales, nous considérerons prioritairement les candidats ayant l’autorisation de travailler au Canada, et s’exprimant parfaitement en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit. Le Four Seasons Hôtel Montréal est à la recherche d’une personne qui partage notre passion pour l’excellence et cherche à créer une expérience mémorable pour nos employés et nos invités. Nous recherchons une personne qui a une solide éthique de travail, un haut niveau d’intégrité, un souci de qualité, une sensibilité culturelle et un sens du service client. Résumé du poste Le/La Gestionnaire des services de conférences est responsable de sécuriser les contrats d’événements en faisant notamment la promotion active et efficace, la sollicitation, et la prospection, tout en maintenant les standards Four Seasons et en assurant la maximisation des revenus. Il/elle s’occupe de gérer toutes les demandes de groupes signés par l’équipe des ventes pour des conférences, réunions et/ou événements à l’hôtel. Cette personne doit s’assurer du respect des termes du contrat tout en agissant comme principal acteur de support auprès du client dans la planification de l’événement. Il/elle communique et coordonne les besoins et attentes du client aux départements impliqués afin d’assurer le bon déroulement de l’événement et l’entière satisfaction du client. Responsabilités principales Assurer la communication avec les clients de l’hôtel qui ont l’intention de réserver des espaces événementiels et gérer le cycle de vente y compris l’exécution ; Planifier et organiser les appels de vente hors site et les visites d’affaires sur site pour présenter le produit de l’hôtel et faciliter le processus de vente pour les événements ; Planifier et organiser des sélections de gestion de compte avec la Directrice marketing et la Directrice des ventes banquets et services de conférence afin d’établir la position de l’hôtel sur le marché local tout en créant des partenariats stratégiques avec des clients potentiels ; Communiquer fréquemment avec le ou les planificateurs de réunions pour s’assurer que les attentes sont satisfaites ou dépassées ; Se concentrer sur l’exécution cohérente d’une approche « up-sell » afin de générer des revenus ; Travailler avec les départements correspondants pour fournir les services requis relatifs à l’arrivée et au départ des clients, aux mises en place de salles de réunion, aux besoins audiovisuels / de production, aux besoins individuels spéciaux, aux événements spéciaux, au transport et plus encore ; Maintenir une communication ouverte et assurer des mises à jour en temps opportun avec toutes les parties et départements dans le but de mieux répondre aux attentes du client ; Rencontrer et accueillir les clients aux dates des événements et superviser au besoin ; Créer et distribuer des commandes d’événements de banquet et les informations relatives aux groupes à tous les départements appropriés pour faciliter la mise en œuvre efficace, la préparation et la planification des membres de l’équipe; Planifier et assister aux réunions de préparation des évènements banquets et aux réunions hebdomadaires de révision des événements, le cas échéant, pour examiner tous les détails d’organisation et prendre note de tout changement de dernière minute, en informant les départements opérationnels concernés de tout ajout ou suppression aux plans de fonctions de groupe attribués ; Superviser l’exécution des événements de banquet ; Passer en revue tous les espaces de réunion avec la Directrice des ventes banquets et services de conférence et, au besoin, le préposé à domicile ; Assurer la satisfaction du client dès le début de tous les événements ; Planifier et coordonner les réunions de pré-vérification avant l’arrivée des participants du groupe; S’assurer que le planificateur de réunions a atteint le minimum de restauration contractuel et effectuer les prépaiements nécessaires ; Planifier et coordonner une réunion après l’événement avec le planificateur de la réunion afin d’obtenir des commentaires ; Prendre l’initiative de résoudre les problèmes en collaboration avec d’autres gestionnaires de l’hôtel ; Faire un suivi auprès des clients après chaque fonction pour assurer leur entière satisfaction ; Participer aux quarts de travail de Lobby Lizard ; Effectue toutes les tâches supplémentaires demandées par la direction Qualifications et compétences souhaitées Pouvoir communiquer aisément en anglais et en français, à l’oral et à l’écrit; Capacité rédactionnelle avancée et maîtriser la grammaire et l’orthographe autant française qu’anglaise; Avoir une bonne résistance au stress et le gérer de manière positive et efficace ; Être à l’aise dans un environnement à cadence rapide ; Compréhension approfondie de la gestion des événements et des banquets d’un hôtel ; Faire preuve d’un très bon esprit d’équipe ; Intérêt et aptitude à offrir un service hors pair à nos clients internes, externes et nos fournisseurs ; Avoir une bonne élocution, en français et en anglais, et de bonnes compétences relationnelles pour correspondre aux attentes d’une clientèle haut de gamme ; Maintenir un aspect professionnel et se conduire de façon mature et avec intégrité en tout temps, incluant les représentations à l’extérieur de l’hôtel ; Attention au détail et capacité à effectuer plusieurs tâches dans un environnement dynamique ; Être organisé, méticuleux et débrouillard ; Faire preuve de créativité et d’esprit d’initiative ; Être à l’aise avec le fait d’avoir un horaire atypique incluant certaines journées avec de longues heures et être disponible les soirs et fins de semaine ; Bonnes compétences informatiques, y compris une connaissance pratique de MS Word, Excel, Publisher et Power Point, Adobe, Outlook et des systèmes Opera et Golden sales & catering; Expérience antérieure de 3 à 5 ans dans un poste similaire ; Diplôme collégial en gestion hôtelière, en administration ou domaine connexe. Avantages pour vous Couverture maladie complémentaire (soins dentaires, vision, assurance-vie, RMT, médicaments sur ordonnance, etc.) après la période probatoire ; Réductions au restaurant MARCUS et à notre spa 5 étoiles ; Journées et événements de reconnaissance du thème des employés - Employé du mois ; célébrations des années de service, événements d'anniversaire, etc. Repas gratuit par quart de travail dans la salle à manger de nos employés (Café 1440) ; Plan de retraite avec contribution de l’employeur ; Congés payés, jours de vacances et 2 jours fériés flottants supplémentaires par an ; Excellent programme de formation et de développement ; Programme de voyage des employés, y compris les séjours gratuits au Four Seasons dans le monde (selon la durée du service et sous réserve de disponibilité). Et plus! La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients. Notre organisation est un employeur sensibilisé envers l’équité professionnelle et qui s'engage à recruter une main-d'œuvre diversifiée et à maintenir une culture inclusive. L’usage du masculin n’est utilisé qu’aux fins d’alléger le texte. Nous ne discriminons pas en fonction du genre, de l'appartenance ethnique, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, du handicap ou de toute autre base protégée par les lois provinciales ou fédérales. _____ Conference Services Manager Division: Sales and Marketing Department: Catering Reports to: Director of Catering Sales and Conference Services Due to local laws, we prioritize applicants who have permission to work in Canada, and are fluent in English and French, both orally and in writing. The Four Seasons Hotel Montreal is looking for someone who shares our passion for excellence and seeks to create a memorable experience for our employees and guests. We are looking for a person who has a strong work ethic, a high level of integrity, a concern for quality, a cultural sensitivity and a sense of customer service. Job Summary The Conference Services Manager is responsible for securing event contracts including active and effective promotion, solicitation, and prospecting, while maintaining Four Seasons standards and maximizing revenue and profit potential. This person takes care of handling all group requests signed by the Sales team for Conference meetings at the hotel. The incumbent must ensure compliance with the terms of the contract while acting as the main support to the client contact for the planning of meetings. They communicate and coordinate the needs and expectations of the client to the appropriate departments to ensure flawless execution. Core Responsibilities Manage the communication with hotel clients intending to book events spaces and manage the sales cycle as well execution; Plan and organize offsite sales calls and onsite business visits to showcase the hotel product and facilitating the sales process for events; Plan and organize account management selections with the Director of Marketing and the Director of Catering Sales and Conference Services in order to establish the hotels position in the local Market while creating strategic partnerships with potential clients; Communicate frequently with meeting planner(s) to ensure expectations are met and/or exceeded; Focus on consistently executing an up-sell approach in order to drive revenue; Work with corresponding departments to deliver required services relating to arrival and departure, meeting room set-ups, audio visual/production needs, special individual needs, special events, transportation and more; Maintain open communication and timely updates with all departments in an effort to better meet the client’s expectations; Meet and greet clients on event dates and supervises as needed; Build and distribute banquet event orders and group resume information to all appropriate hotel departments to facilitate efficient purchasing, planning and team member scheduling; Plan and attend banquet event order meetings (BEOs) and weekly Resume Review meetings when appropriate to review all details and make note of any last-minute changes, informing operating departments of any additions or deletions to assigned group function plans; Supervise the execution of banquet events; Review all meeting spaces with the Assistant Banquet Manager and when required house attendants. Ensure satisfaction of client at the outset of all events; Schedule and coordinate pre-check meetings prior to arrival of group attendees; Ensure meeting planner has met their contracted Food and Beverage minimum and pre-payments as necessary; Plan and coordinate a post-event meeting with meeting planner to obtain feedback; Take the initiative to solve problems in conjunction with other hotel management; Follow up with clients after each function to ensure satisfaction; Participate in Lobby Lizard shifts; Perform any additional tasks requested by management; Desired Qualifications and Skills Ability to communicate fluently in English and French, both orally and in writing; Ability to work under pressure and manages tasks positively and effectively; Be comfortable in a fast-paced environment; Comprehensive understanding of hotel event planning and banquets; Demonstrate a very good team spirit; Interest and ability to provide outstanding service to our internal, external customers and our suppliers; Have an excellent presentation and elocution, in French and English, and interpersonal skills to meet the expectations of a high-end clientele; Maintain a professional appearance and behave in a mature manner and with integrity at all times, including outside the hotel while on business; Attention to detail and ability to multitask in a dynamic environment; Be organized, meticulous and resourceful; Demonstrate creativity and initiative; Strong computer skills, including a working knowledge of MS Word, Excel, Publisher and Power Point, Adobe, Outlook, Golden Sales and Catering and Opera PMS, Ability to work long and irregular hours, weekends and evenings; 3 years’ experience in a similar position; College diploma in hotel management, administration or related field; What's in it for you? Extended Health Coverage (dental, vision, life insurance, RMT, prescription drugs, etc) after probationary period; Discounts at MARCUS Restaurant and our 5- Star Spa; Employee theme recognition days and events- Employee of the month, Years of service celebrations, birthday events, etc… ; Complimentary meal per shift in our employee dining room (Café 1440) ; Retirement plan with employer contribution; Paid time off vacation days and 2 additional floating holidays per year; Excellent training and development program; Employee Travel Program, including complimentary stays at Four Seasons globally (by length of service and subject to availability). And more! The list of tasks specified above is not exhaustive, the function will require a constant adaptation to situations of high activity and specific management of customer relations. *Our organization is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce and sustaining an inclusive culture. We do not discriminate on the basis of gender, ethnicity, religion, sexual orientation, age, disability or any other basis protected under provincial or federal laws. Dedicated to perfecting the travel experience through continual innovation and the highest standards of hospitality, Four Seasons can offer what many hospitality professionals dream of -the opportunity to build a life-long career with global potential and a real sense of pride in work well done.
