Compensation Pay Range: $39.90-$46.94 Job Description: Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land. CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,500 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named as the best place to work in Canadian healthcare by Forbes Magazine and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 10th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario. POSITION SUMMARY The Executive Assistant (EA) supports CHEO’s Executive team, specifically the Senior Vice-President of Clinical Services and Chief Nursing Executive (SVP/CNE), in executing CHEO’s mission and strategic plan. This position plays a critical role in enabling the Office of the SVP/CNE to function efficiently and effectively. Executives deal with complex and sensitive issues, and the EA works with a proactive mindset, prioritizes items, and ensures timely response. The EA is discreet and demonstrates advanced judgment and initiative. They also demonstrate advanced administrative skills, including record keeping, editing, drafting, and appropriate and timely dissemination of materials. Specifically, advanced skills in preparing aesthetically appealing presentations and editing reports and proposals. One of the critical aspects of this role is that the Executive Assistant serves as a key representative of the SVP/CNE to external partners, patients and families, and internal colleagues. In this capacity, they help shape first impressions and manage interactions on behalf of the SVP/CNE. Additionally, the Executive Assistant often assumes a supportive role — discerning which matters require the SVP/CNE’s direct involvement and which can be delegated or redirected. The incumbent is responsible for planning and carrying out administrative activities including preparing correspondence, memos, emails, minutes, and reports, frequently of a confidential, strategic and/or specialized nature, and must be able to prioritize and multitask a variety of activities. The incumbent provides administrative support to a number of committees and is responsible for managing the calendar of the SVP/CNE, including coordinating/scheduling meetings with both internal and external partners. The incumbent provides a range of senior-level support and oversees the daily workflow to and from the executive office. Using strong business acumen, and exceptional customer service, risk mitigation, and problem-solving skills, the incumbent prioritizes, coordinates, and communicates information on behalf of the SVP/CNE's Office. MAIN RESPONSIBILITIES Characteristic responsibilities include: Assess and prioritize the nature and sensitivity of verbal and written requests; take appropriate action or redirect as needed. Analyze incoming inquiries, gather background information, and refer to appropriate staff or executives; follow up to ensure resolution. Maintain awareness of all activities under the SVP/CNE’s responsibility to enable timely response to inquiries, initiatives, and directives. Manage incoming and outgoing communications, internal approvals, and follow-ups to ensure timely action and accountability. Monitor the progress of projects and action items; proactively initiate partners follow-up as required. Establish and maintain office systems such as databases, tracking systems, filing systems, bring-forward systems, monthly reports, and confidential records. Make travel and accommodation arrangements; prepare, review, and process related documentation and claims. Coordinate meetings and appointments: book rooms, confirm attendance, arrange catering, and prepare required documentation. Maintain the SVP/CNE’s calendar, ensuring it reflects priorities and upcoming commitments; coordinate scheduling as needed. Review and proofread correspondence, reports, and meeting materials for format, grammar, accuracy, and completeness. Research, analyze, and summarize information for use in reports, correspondence, and presentations. Draft and format a variety of materials, including reports, agendas, presentations, spreadsheets, and correspondence; take accurate meeting minutes and finalize for distribution. Serve as a key liaison and representative of the SVP/CNE’s Office to internal and external partners, including patients and families, demonstrating professionalism and discretion. Handle and triage calls, inquiries, complaints, and sensitive issues with tact and diplomacy. Perform other duties as assigned. QUALIFICATIONS: 2-3 year College Diploma in Office Administration or other relevant area of study. (Essential) experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated education requirements. Minimum 6 years of progressively responsible office administration experience, including at least 1 year supporting senior management. (Essential) Criminal Record Check (PRC) (Essential) Bilingualism (English/French) is preferred. (Preferred) Tech-Savvy: Proficient in modern workplace software and digital tools, including Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), video conferencing platforms, and cloud-based collaboration systems. (Essential) Detail-Oriented Documentation: Skilled in capturing, synthesizing, and formatting meeting minutes, agendas, reports, and correspondence with a high degree of accuracy and professionalism. (Essential) Operational Efficiency: Confident in operating standard office equipment and systems to support seamless administrative workflow (e.g., document management tools, voicemail, printers, scanners). (Essential) Time and Task Management: Demonstrated ability to manage competing priorities, meet tight deadlines, and shift focus as needed in a fast-paced, high-demand environment. (Essential) Adaptable and Agile: Comfortable navigating organizational change and shifting priorities; responds with flexibility and resilience to evolving demands. (Essential) Professional Communication: Excellent verbal and written communication skills, with the ability to communicate clearly, concisely, and with empathy and diplomacy (Essential) Partner Engagement: Builds strong relationships and collaborates effectively with internal and external partners, representing the CEO’s Office with professionalism and discretion. (Essential) Judgment and Confidentiality: Exercises sound decision-making and maintains the highest standards of confidentiality, integrity, and discretion. (Essential) Health and Safety Awareness: General knowledge of workplace health and safety legislation and organizational policies related to employee well-being. (Essential) Self-Driven and Reliable: Works independently with minimal supervision; takes initiative and ownership of responsibilities while maintaining accountability under pressure. (Essential) Ability to work independently with minimal supervision and under pressure to meet deadlines. (Essential) Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested. Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne. Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue. Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire. Le CHEO est l’un des rares chefs de file mondiaux en matière de santé pédiatrique et il compte près de 4 500 membres du personnel et médecins qui se consacrent à aider les enfants et les jeunes à vivre leur vie le mieux possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L’Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de calibre mondial portant sur un large éventail de problèmes de santé chez les enfants. Le CHEO a été nommé à deux reprises par le magazine Forbes comme le meilleur endroit où travailler dans le domaine des soins de santé au Canada, et s’est classé au deuxième rang des hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada depuis plusieurs années d’affilée. Pour la dixième année consécutive, les rédacteurs du Palmarès des 100 meilleurs employeurs au Canada ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario. RÉSUMÉ DES FONCTIONS L’adjoint.e de direction (AD) aide l’équipe de gestion du CHEO, en particulier le ou la vice-président.e principal.e des services cliniques et chef.fe des soins infirmiers, à exécuter la mission et le plan stratégique du CHEO. Ce poste joue un rôle essentiel pour le fonctionnement efficace du bureau du ou de la vice-président.e principal.e des services cliniques et chef.fe des soins infirmiers. Les membres de l’équipe de gestion traitent de questions complexes et délicates, et l’AD adopte une approche proactive, établit l’ordre de priorité des tâches et veille à ce que des réponses soient fournies en temps opportun. L’AD fait preuve de discrétion, d’un grand sens du jugement et d’un esprit d’initiative développé. La personne titulaire de ce poste possède aussi des compétences administratives avancées, notamment en tenue de dossiers, en révision et en rédaction, et assure une diffusion appropriée et en temps opportun des documents. Elle possède plus précisément des compétences avancées en préparation de présentations attrayantes sur le plan visuel et en révision de rapports et de propositions. L’un des aspects essentiels de ce rôle est que l’AD agit à titre de représentant.e clé du ou de la vice-président.e principal.e des services cliniques et chef.fe des soins infirmiers auprès des partenaires externes, des patient.e.s et des familles, ainsi que des collègues internes. À ce titre, le ou la titulaire du poste contribue à façonner les premières impressions et gère les interactions au nom du ou de la vice-président.e principal.e des services cliniques et chef.fe des soins infirmiers. De plus, l’AD joue souvent un rôle de soutien en déterminant les questions qui nécessitent la participation directe du ou de la vice-président.e principal.e des services cliniques et chef.fe des soins infirmiers, et celles qui peuvent être déléguées ou redirigées. La personne titulaire de ce poste est responsable de la planification et de l’exécution d’activités administratives, y compris la préparation de correspondance, de notes de service, de courriels, de procès-verbaux et de rapports, souvent de nature confidentielle, stratégique ou spécialisée, et doit être en mesure de gérer les priorités et de mener plusieurs tâches de front. Elle fournit un soutien administratif à un certain nombre de comités et est responsable de la gestion du calendrier du ou de la vice-président.e principal.e des services cliniques et chef.fe des soins infirmiers, y compris de la coordination et de la planification des réunions avec les partenaires internes et externes. Elle offre un soutien de haut niveau et supervise le flux de travail quotidien lié au bureau de l’équipe de gestion. Faisant preuve d’un sens aigu des affaires et de compétences exceptionnelles en service à la clientèle, en atténuation des risques et en résolution de problèmes, la personne en poste établit les priorités, assure la coordination et communique l’information au nom du bureau du ou de la vice-président.e principal.e des services cliniques et chef.fe des soins infirmiers. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Les responsabilités caractéristiques comprennent: Évaluer et classer par ordre de priorité les demandes, selon leur nature et leur degré de sensibilité; prendre les mesures appropriées ou les rediriger, selon le cas. Analyser les demandes reçues, recueillir les renseignements pertinents et les transmettre aux membres du personnel ou de l’équipe de gestion appropriés; faire un suivi pour assurer leur résolution. Se tenir au courant de toutes les activités relevant de la responsabilité du ou de la vice-président.e principal.e et chef.fe des soins infirmiers pour assurer une réponse en temps opportun aux demandes, aux initiatives et aux directives. Gérer les communications entrantes et sortantes, les approbations internes et les suivis pour assurer la reddition de comptes et la prise de mesures en temps opportun. Surveiller l’avancement des projets et les mesures à prendre; entreprendre de façon proactive le suivi auprès de partenaires, au besoin. Établir et tenir à jour des systèmes de gestion de bureau, comme des bases de données, des systèmes de suivi, de classement et de rappel, des rapports mensuels et des dossiers confidentiels. Prendre des dispositions pour les déplacements et l’hébergement; préparer, examiner et traiter la documentation et les réclamations connexes. Coordonner les réunions et les rendez-vous : réserver des salles, confirmer les présences, organiser le service de traiteur et préparer la documentation requise. Tenir à jour le calendrier du ou de la vice-président.e principale et chef.fe des soins infirmiers en s’assurant qu’il reflète les priorités et les engagements à venir; coordonner l’établissement des horaires au besoin. Examiner la correspondance, les rapports et les documents de réunion et en faire la relecture d’épreuves, notamment pour en vérifier le format, la grammaire, l’exactitude et l’exhaustivité. Effectuer des recherches, analyser et résumer l’information à utiliser dans les rapports, la correspondance et les présentations. Rédiger en version préliminaire et formater divers documents, y compris des rapports, des ordres du jour, des présentations, des feuilles de calcul et de la correspondance; rédiger des procès-verbaux précis et les achever en vue de leur distribution. Agir à titre d’agent.e de liaison clé et de représentant.e du bureau du ou de la vice-président.e principal.e et chef.fe des soins infirmiers auprès des partenaires internes et externes, y compris les patient.e.s et les familles, en faisant preuve de professionnalisme et de discrétion. Traiter et trier les appels, les demandes de renseignements, les plaintes et les questions délicates, en faisant preuve de tact et de diplomatie. Accomplir d’autres tâches confiées. QUALIFICATIONS Diplôme d’études collégiales (deux ou trois ans) en administration de bureau ou dans un autre domaine d’études pertinent. (essentiel) Une personne qui possède de l’expérience et une formation officielle ainsi qu’un rendement et des capacités avérés pourrait être exemptée des exigences précisées en matière d’études. (essentiel) Une vérification du casier judiciaire (essentiel) Bilinguisme anglais et français (préférable) Compétences technologiques avancées : Maîtrise des logiciels et des outils numériques de bureau modernes, y compris Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams), les plateformes de vidéoconférence et les systèmes de collaboration infonuagique. Sens du détail en documentation : Aptitude à consigner, à résumer et à mettre en forme les procès-verbaux, les ordres du jour, les rapports et la correspondance avec précision et professionnalisme. Efficacité opérationnelle : Maîtrise d’équipement et de systèmes de bureau standards pour soutenir un flux de travail administratif efficace (p. ex., outils de gestion de documents, messagerie vocale, imprimantes, numériseurs). Gestion du temps et des tâches : Capacité démontrée à gérer des priorités concurrentes, à respecter des délais serrés et à réagir avec souplesse dans un environnement dynamique et exigeant. Capacité d’adaptation et souplesse : Aptitude éprouvée à s’adapter aux changements organisationnels et aux priorités changeantes, ainsi qu’à faire preuve de souplesse et de résilience face à l’évolution des besoins. Communication professionnelle : Excellentes habiletés en communication tant à l’oral qu’à l’écrit, et capacité à communiquer clairement, avec concision, empathie et diplomatie. Mobilisation des partenaires : Facilité à tisser de solides relations et à collaborer efficacement avec les partenaires internes et externes, en représentant le bureau de l’équipe de gestion avec professionnalisme et discrétion. Jugement et confidentialité : Prendre des décisions éclairées et maintenir les normes les plus élevées en matière de confidentialité, d’intégrité et de discrétion. Connaissances en matière de santé et sécurité : Connaissance générale des lois sur la santé et la sécurité au travail et des politiques organisationnelles liées au bien-être des employés. Autonomie et fiabilité : Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision; aptitude à faire preuve d’initiative et à assumer pleinement ses responsabilités tout en maintenant un haut niveau de reddition de comptes, même sous pression. Facilité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et sous pression tout en respectant les échéances. À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés. La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement
