Compensation Pay Range: $23.97-$29.46 Job Description: Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant. To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. POSITION SUMMARY Provides clerical support services, ensures confidentiality and efficient conduct of business through the pharmacy department. RESPONSIBILITIES Greet CHEO employees, visitors, patients and their families, identify the need and the urgency of the requests, provide information as required and notify the appropriate person to ensure the smooth functioning of the pharmacy reception area. Receive and screen incoming calls to the pharmacy department, assess the urgency of the calls, provide information as required to the caller, take messages or refer the caller to the appropriate person. Liaise with staff and coordinate retrieval of internal responses for matters requiring a reply. Maintain continuous personal awareness of the Departments activities to interpret and direct for disposition, inquiries and directives from other services and the public by providing assistance and required information verbally and/or in writing. Deliver medications within Pharmacy department, kidcare, and to the clinical ward in a timely and appropriate manner. Provide support to the pharmacy staff on pharmacy non-regulated tasks. Scan all paper files to patient chart. Maintain files and order supplies as required within the areas of the department. Photocopy, collate, fax and distribute documents. Proofread documents for grammar and spelling. Type, transcribe dictated correspondence and format electronically based reports and correspondence; prepare spreadsheets; prepare documents for review. Analyse and prioritize incoming mail and documents; distribute appropriately. Establish, develop, and maintain various internal office support systems such as electronic databases, tracking systems, filing systems, monthly reports, BF systems, and confidential files. Participate in staff and pharmacy technician meetings, departmental planning and communication activities, and special project assignments as required. Participate in pharmacy quality assurance activities. Keep work areas clean, organized, and functional. Work cooperatively with all colleagues, promoting and maintaining harmonious inter and intra departmental relationships Perform other duties as assigned. QUALIFICATIONS Police Record Check (PRC) (Essential) High School Diploma (Essential) Minimum six (6) months of related experience (Essential) Comprehensively use software including wordprocessing, spreadsheet, presentation, electronic mail.(Essential) Use a voicemail system, photocopier, complex use of fax machine. (Essential) Take steps to ensure timely completion of tasks by adjusting priorities as required. (Essential) Adapt to changes to meet requirements. (Essential) Communicate effectively and concisely, both orally and in writing. (Essential) Work independently (Essential) Research, collate, analyze and/or summarize information. (Essential) Deal effectively with internal and external customers. (Essential) Exercise sound judgement, discretion and a high degree of confidentiality. (Essential) Bilingual (English/French) (Preferred) Please note you will be represented by the Ontario Federation Healthcare Workers – Laborers International Union of North America , (OFHCW-LiUNA). CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code. CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at talentacquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. Veuillez noter : Si vous êtes un employé actuel de CHEO et que vous avez accès à Workday, veuillez postuler à cette offre par l’entremise de l’application Workday à titre de candidat interne. Pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 le jour précédant la date de clôture annoncée dans l’annonce afin de vous assurer que votre candidature sera bien reçue. RÉSUMÉ DES FONCTIONS Le ou la titulaire fournit des services de soutien administratif et veille à la confidentialité et au fonctionnement efficace des affaires dans tout le service de pharmacie. RESPONSABILITÉS Accueillir les employés de CHEO, les visiteurs, les patients et leurs familles, établir le besoin et l’urgence des demandes, fournir l’information au besoin et aviser la personne appropriée afin d’assurer le bon fonctionnement de l’aire de réception de la pharmacie. Recevoir et filtrer les appels entrants au service de pharmacie, évaluer l’urgence des appels, fournir les informations nécessaires à l’appelant, prendre les messages ou renvoyer l’appelant à la personne appropriée. Assurer la liaison avec le personnel et coordonner la récupération des réponses internes pour les questions nécessitant une réponse. Se tenir constamment au courant des activités du service afin d’interpréter et de diriger les demandes d’élimination et de renseignements, ainsi que les directives émanant d’autres services et du public, en fournissant de l’aide et les renseignements requis, verbalement ou par écrit. Livrer les médicaments au sein du service de pharmacie, de la pharmacie pédiatrique (KidCare) et du service clinique de manière opportune et appropriée. Apporter son soutien au personnel de la pharmacie pour les tâches pharmaceutiques non réglementées. Numériser tous les dossiers papier au dossier du patient. Tenir à jour les dossiers et commander les fournitures nécessaires dans les secteurs du service. Photocopier, assembler, télécopier et distribuer des documents. Corriger les erreurs de grammaire et d’orthographe qui se glissent dans les documents. Dactylographier, transcrire la correspondance dictée et formater sous forme électronique des rapports et de la correspondance, préparer des feuilles de calcul, préparer des documents aux fins d’examen. Analyser et classer par ordre de priorité le courrier et les documents entrants, et les distribuer de manière appropriée. Établir, développer et maintenir divers systèmes internes de soutien de bureau, tels que des bases de données électroniques, des systèmes de suivi, des systèmes de classement, des rapports mensuels, des systèmes de rappel et des dossiers confidentiels. Participer aux réunions du personnel et des techniciens en pharmacie, aux activités de planification et de communication du service et aux missions de projets spéciaux, au besoin. Participer aux activités d’assurance qualité de la pharmacie. Maintenir les aires de travail propres, organisées et fonctionnelles. Travailler en collaboration avec tous les collègues en favorisant et en maintenant des relations harmonieuses entre les services et au sein des services. Effectuer les autres tâches, telles qu’elles sont attribuées. QUALIFICATIONS Vérification du casier judiciaire (Essentiel) Diplôme de fin d’études secondaires (Essentiel) Expérience pertinente d’au moins six (6) mois (Essentiel) Connaissance pratique de logiciels de traitement de texte, de calcul, de présentation, de courrier électronique (Essentiel) Utilisation d’un système de messagerie vocale, d’un photocopieur et d’un télécopieur complexe (Essentiel) Adaptation de ses priorités afin de terminer ses tâches dans les délais requis (Essentiel) Adaptation aux changements afin d’accomplir les tâches requises (Essentiel) Capacité à communiquer avec efficacité et concision, verbalement et par écrit (Essentiel) Capacité à travailler en autonomie (Essentiel) Recherche, collecte, analyse et/ou résumé d’informations (Essentiel) Capacité à traiter efficacement avec la clientèle interne et externe (Essentiel) Faire preuve de discernement, de discrétion et d’un haut degré de confidentialité (Essentiel) Bilinguisme (anglais et français) (Souhaitable) Veuillez noter que vous serez représenté(e) par le syndicat de la Fédération Ontarienne des travailleurs de la santé, LIUNA Local 1110. CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario. CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à talentacquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue. Please note you will be represented by the Laborers International Union of North America , (LiUNA). CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants. Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act. We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted. CHEO is much more than a hospital. Our commitment to outstanding care and continued development impacts every part of a child and youth's health and well-being. We play a crucial role in building a healthy future for our community. Working at CHEO means a rewarding career. A career at CHEO provides a: competitive salary and comprehensive benefits package unique culture that fosters dedication, communication, respect and teamwork place where your opinions will be respected, contributions valued and your initiatives rewarded family-friendly environment that supports you and your own family, as well as the children, youth and families we serve chance to grow — personally and professionally — through our comprehensive orientation program and on-the-job learning support for continued education and learning potential for a relocation reimbursement benefit truly unique work environment We are redefining what it means to be a hospital. Exceptional and integrated care is what families, children and youth deserve. We are committed to partnering with them and the community to provide this care — where, when and how it’s needed. CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. For the eleventh time, CHEO has been recognized as one of the National Capital Region’s Top Employers. We are among a select group of organizations at the forefront of their respective industries who offer exceptional places to work. We were given this honour based on our outstanding: workplace atmosphere benefits employee communications training and skills development community involvement
