Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application. Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications. Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position. Job Type: Regular Additional Locations: Weekly Hours: 35 Position End Date: Job Category: Soutien Salary Range: $39,34 - 45,59 CAD Compensation grade: SOU-P-I Job Description Sous la direction du ou de la personne registraire associée en Systèmes, horaires et dossiers étudiants, la personne titulaire du poste est responsable de l’analyse, de l’entretien, de l’exploitation et de l’amélioration continue des applications et des systèmes essentiels au bon fonctionnement du Bureau des admissions et du registrariat (BAR) du Collège Boréal. Elle joue un rôle clé dans l’optimisation du système d’information étudiant, des plateformes telles qu’Infosilem et Laserfiche et des processus administratifs du secteur, en contribuant activement à l’amélioration continue du service client et à l’efficacité opérationnelle de l’établissement. Elle agit également comme personne-ressource stratégique entre les utilisateurs et utilisatrices des systèmes et les équipes techniques du Collège, garantissant une communication fluide et une intégration harmonieuse de solutions adaptées. Responsabilités : Administration et analyse des systèmes Veiller à la configuration, à la maintenance et à l’amélioration des applications et systèmes informatisés du BAR. Participer à la mise en place d’indicateurs de performance permettant d’évaluer l’efficacité des systèmes et de soutenir la prise de décisions stratégique. Surveiller la sécurité des systèmes et veiller à l’application des protocoles d’accès et de conformité. Planifier, coordonner et exécuter les tests fonctionnels, d’intégration, d’acceptation et de performance pour maximiser les fonctionnalités des systèmes. Analyser les processus du Bureau d’admission et du Registrariat en lien avec les systèmes, proposer des solutions pour optimiser les flux de travail et l’efficacité opérationnelle et assurer un niveau élevé de service aux étudiantes et étudiants. Identifier les besoins des utilisateurs et utilisatrices des systèmes, documenter les exigences et effectuer des analyses d’adéquation et d’écart. Assurer une transition fluide lors des mises à jour et des nouvelles implantations, en coordonnant les activités de formation et de documentation. Contribuer à la gestion du changement lors de l’implantation de nouveaux outils ou modifications importante des systèmes. Intervenir rapidement pour résoudre les problèmes systémiques. Compare et analyse la documentation T2202A provenant du Ministère avec le protocole du Collège en vue d’assurer que le processus du Collège soit conforme aux directives ministérielles; Vérifie les données des T2202A, produit le rapport de T2202A, corrige les erreurs et fournit des réponses détaillées aux questions des clients; Appuie avec les changements d’accès de sécurité du système informatisé de gestion du BAR selon les directives du Registraire ou du Registraire associé. Contribue à l’assurance, à l’intégrité et à la cohérence des données, en collaboration avec les autres secteurs. Collaboration et soutien aux parties prenantes Fournir des conseils et des formations sur les systèmes et agir comme spécialiste technique pour toute l’équipe du BAR. Agir à titre de liaison entre les utilisateurs et utilisatrices et les équipes techniques. Offrir du soutien aux utilisateurs et utilisatrices, notamment par la formation et la résolution de problèmes. Participer à la création et à la mise à jour de la documentation des processus et des systèmes en assurant l’interrelation entre eux. Accompagner la transition et la formation de l’équipe des services d’inscription lors de la mise en œuvre de nouveaux projets. Fournir des conseils stratégiques à l’équipe de gestion du BAR sur les systèmes et les modifications des processus afin de soutenir les objectifs opérationnels. Représenter le BAR dans des groupes de travail et des comités internes et externes. Offrir des consultations pour appuyer la planification, l’élaboration des politiques et la prise de décisions liées aux systèmes institutionnels. Surveillance et innovation technologique Rester à l’affût des nouvelles technologies et des meilleures pratiques en matière de gestion des systèmes d’information. Recommander et mettre en œuvre des améliorations technologiques pour optimiser les services du BAR et le travail administratif. Effectuer des recherches sur les produits logiciels et matériels, présenter des analyses coûts-avantages et formuler des recommandations d’achat à l’équipe de gestion du BAR afin d’améliorer l’efficacité et de répondre aux objectifs du secteur. Coordination des initiatives Coordonner les activités de mise en œuvre, de tests et de formation lors des changements apportés aux systèmes. Contribuer à la planification et à la réalisation des projets technologiques liés aux systèmes du BAR. Assurer la liaison entre les équipes fonctionnelles, l’équipe informatique afin d'assurer l'alignement des objectifs et la bonne exécution des projets. Effectuer toute autre tâche connexe jugée pertinente par la personne superviseure. Exigences : Expérience : Diplôme de trois ans en gestion des systèmes d’information, administration des affaires, informatique ou domaine connexe; Minimum de trois années d’expérience pertinente; Analyse de systèmes d’information ou d’affaires, préférablement dans le secteur de l’éducation postsecondaire Gestion de projets, avec respect des délais et des priorités Amélioration continue des processus Travail en environnement de bureau Service à la clientèle Résolution de problèmes, avec une approche proactive et analytique Travail autonome et en équipe Compétences : Solides compétences en informatique Connaissance approfondie des systèmes de gestion de l’information et des flux de travail Compétences analytiques et capacité à résoudre des problèmes complexes Aptitudes pour la communication et le travail en équipe dans un environnement multidisciplinaire Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à respecter des délais serrés. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, SharePoint, Access, Outlook) Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits Closing Date: 2025-06-23 11:59pm Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m. First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements. We recognize the efforts of our employees by offering them competitive base salaries, generous and flexible holiday and leave programs, interesting benefits, as well as an outstanding pension plan. See what Collège Boréal has to offer. Need help? Consult our ressources and users' guides. If you have any questions, please do not hesitate to contact us at ressources.humaines@collegeboreal.ca
