Notre client, à Saint-Félix-de-Valois, recherche présentement un(e) Secrétaire-réceptionniste, pour un contrat d'un mois, avec possibilité de prolongation.
Responsabilités :
S’occuper de la réception et de la distribution des appels téléphoniques, ainsi que des visiteurs et être en mesure de leur donner des renseignements généraux et des renseignements concernant les comptes de taxes, modes et taux de taxation, coûts des services municipaux, etc.;
Effectuer les appels téléphoniques demandés et obtenir des confirmations de rendez-vous;
Dactylographier à la machine à écrire et/ou sur des appareils informatisés, des travaux tels que de la correspondance, des formulaires, des rapports, des tableaux, des avis, des listes, des fiches, à partir de données manuscrites, enregistrées ou dactylographiées, suivant les instructions requises, en faire la vérification et les classifier;
Effectuer divers travaux de bureau tels qu’impressions, photocopies, envois de télécopies, calculs simples, messagerie, assemblage de documents, envoyer de la correspondance;
Colliger des documents, les transcrire et les cumuler selon des instructions détaillées pour des rapports, des statistiques, des tableaux;
Tenir à jour divers systèmes de contrôle et de référence tels que dossiers, registres, index, reçus, et bordereaux de dépôt;
Enregistrer les rendez-vous du maire, de l'inspecteur en bâtiment ou autres personnes, prendre note du but de la visite, préparer les dossiers s'il y a lieu et tenir à jour son agenda;
Préparer et transmettre des confirmations de taxes et d'évaluation aux personnes concernées: notaires, institutions financières, organismes municipaux et autres;
Effectuer certains encaissements reliés aux taxes, permis ou autres;
Administrer et contrôler les dépenses de la petite caisse et prépare les rapports relatifs aux remboursements;
Concilier les effets de trésorerie sous sa responsabilité;
Connaître l'équipement en place et faire l'apprentissage des nouvelles technologies qui seront acquises;
Responsable de la correspondance;
Effectuer des déplacements divers;
Accomplir toute autre tâche connexe lorsque requis.
Exigences :
Formation : DEP en secrétariat ou DEC en bureautique;
Posséder 2 années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
Avoir une excellente connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office;
Posséder une excellente maîtrise du français parlé et écrit;
Détenir un grand sens de l’organisation et de l’initiative;
Faire preuve d’autonomie et de rigueur;
Être en mesure de travailler sous pression et faire preuve de discrétion;
Avoir des aptitudes marquées au niveau du service à la clientèle;
Une connaissance du milieu municipal sera considérée comme un atout.
Conditions de travail :
Contrat temporaire de jour, 35h/semaine;
Horaire : du lundi au vendredi de 7h00am à 15h30;
Salaire offert : à discuter, selon expérience.
Veuillez noter que seuls les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
Site Internet : http://www.mirinc.ca
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