Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d’une culture alliant vigilance et curiosité, nous travaillons en collaboration à l’échelle du cabinet, animés d’un respect sans faille et d’un dévouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre expérience client exceptionnelle font notre fierté. Résolument tournés vers l’avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indéfectible envers l’innovation, la diversité et l’inclusion, la collectivité et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet. Description du poste Le/la coordonnateur·rice, Activités liées aux conférences sera responsable de tout ce qui touche les conférences chez BLG. Occupant un poste de grande visibilité, il ou elle agira comme personne-ressource pour la mezzanine, c’est-à-dire notre espace principal pour l’accueil des clients et des visiteurs et pour la tenue d’événements. Le/la titulaire du poste jouera un rôle de premier plan dans la coordination et le déroulement des réunions et des événements sur place. Elle assurera également la liaison entre les équipes Services de bureau (réception et Service traiteur) et Événements. La personne sélectionnée encadrera les activités liées aux conférences tant à la mezzanine qu’aux étages, et aidera à exécuter différentes tâches routinières ou complexes. Elle sera chargée d’offrir une expérience exceptionnelle et de donner l’exemple en créant un environnement qui allie service hors pair et qualité, et qui répond aux besoins de la clientèle interne et externe. Elle sera aussi responsable de fixer et de mettre en œuvre des normes de service propres à la mezzanine pour les réunions internes ou externes, l’organisation d’événements et les activités du café. Elle devra assurer la coordination avec différents groupes pour gérer et optimiser la capacité d’accueil, recevoir les invité·es, assurer la logistique, installer le matériel audiovisuel et exécuter toute autre tâche nécessaire à l’organisation de réunions ou d’événements, à l’exploitation du café et à la prestation d’un service harmonisé. Ce poste relèvera directement de la gestionnaire principale, Activités liées aux conférences. N’ayant pour le moment pas de subordonné·es directs, le/la coordonnateur·rice collaborera activement avec les parties prenantes selon les directives du/de la directeur·rice national·e et de divers autres responsables. Il ou elle devra également aider les intervenants internes à soutenir l’image de marque, le service client et les objectifs opérationnels du cabinet, notamment en instaurant des pratiques optimales. Principales attributions Aider la gestionnaire principale, Activités liées aux conférences, dans ses activités quotidiennes. Réunions et événements internes/de tiers Être la principale personne-ressource pour les clients (qu’il s’agisse de membres de BLG ou de tiers) et voir à ce que les besoins soient comblés lors de réunions et d’événements (à la mezzanine ou sur les étages) en se coordonnant avec la réception, le Service traiteur, et les équipes Installations et Audiovisuel. Gérer toutes les tâches liées à la tenue de réunions ou d’événements (internes ou externes), y compris la création d’étiquettes de noms, d’affiches, d’invitations et de tout autre matériel nécessaire. Offrir du soutien sur place pour assurer l’exécution sans heurt des événements, notamment en aidant à l’inscription des participant·es; parfois hors des heures normales. Gérer la facturation, dont les frais liés aux événements de tiers. Assurer un suivi après les événements (mises à jour, sondages). Aider à résoudre les conflits d’horaire ou les demandes concurrentes en ce qui concerne l’espace et les services. Trouver des solutions aux problèmes de service en collaborant avec les équipes pertinentes. Maintenir la communication avec les membres du cabinet et s’assurer de la disponibilité de services au quotidien. Communiquer tout changement de salles de conférence en temps réel à l’équipe Installations et au Service traiteur ainsi qu’aux technicien·nes de l’audiovisuel, et apporter les modifications requises pour répondre aux besoins événementiels et opérationnels. Cultiver des relations positives avec l’ensemble des intervenants de chaque projet entrepris afin d’en assurer le succès. Bien comprendre les résultats visés et adopter une approche coopérative pour les atteindre. S’assurer que les salles de conférences sont bien installées et entretenues, et que les dépenses respectent le budget. Inspecter toutes les zones sous sa responsabilité, notamment la mezzanine et son coin barista et son café, en veillant à la satisfaction des besoins et au respect des normes de BLG. Assurer la liaison régulière avec les autres services et la gestionnaire principale, Activités liées aux conférences en ce qui a trait à la tenue de réunions et d’événements, au coin barista et au café. Corriger les problèmes de prestation de services à la mezzanine, y compris ceux relatifs à l’audiovisuel, au Service traiteur et aux installations en travaillant avec les responsables appropriés. Effectuer des tâches administratives, y compris le suivi des événements et des budgets. Respecter les exigences de service pour la mezzanine. Incarner les normes de service et inspirer ses collègues à faire de même. Superviser le travail des baristas au quotidien. Exécuter toute autre tâche à la demande de la gestionnaire principale, Activités liées aux conférences. Principales exigences Baccalauréat ou formation en gestion d’événements, en gestion de l’accueil, ou dans un domaine connexe Certification (terminée ou en cours) en organisation d’événements spéciaux, en planification d’événements (CPM) ou en gestion de projets (PMP), un atouAu moins 2 années d’expérience au sein d’une grande organisation, idéalement un cabinet juridique ou de services professionnels Excellentes habiletés de communication à l’oral et à l’écrit, en français comme en anglais; souci du détail exceptionnel et grande capacité à repérer les erreurs dans des textes Approche axée sur les processus, très organisée et exceptionnellement professionnelle; capacité de tisser des relations avec divers intervenants à tous les niveaux de l’organisation et de gagner leur confiance< Capacité éprouvée à résoudre des problèmes, à prendre des décisions, à faire preuve de jugement et à garder son calme sous la pression Comportement professionnel et capacité à respecter les normes du cabinet en matière de conduite professionnelle et personnelle de même qu’un haut niveau de confidentialité Autonomie et aptitude à gérer de nombreux projets exigeant une attention immédiate et à établir des priorités, moyennant une supervision minimale Esprit d’équipe, discernement, débrouillardise, souplesse et créativité; capacité à travailler autant de manière autonome qu’avec ses collègues Réalisations exemplaires, et capacité à travailler sous pression en gérant des échéanciers serrés et des priorités conflictuelles Maîtrise des logiciels de gestion d’événements et des outils de la suite MS Office (Word, Excel, Microsoft Project, PowerPoint et Visio) Solides compétences technologiques, notamment en ce qui a trait aux plateformes utilisées pour les webinaires, au développement de programmes virtuels et aux événements en mode hybride; connaissance de Webex, Zoom, Teams et Remo, un atout Capacité démontrée de travailler dans un environnement de gestion matricielle Disponibilité pour faire des heures supplémentaires au besoin Nous remercions l’ensemble des candidats qui manifestent leur intérêt à l’égard de ce poste. Cependant, nous ne communiquerons qu’avec ceux qui seront sélectionnés pour une entrevue. Quiconque travaille chez BLG doit remplir ses fonctions conformément aux principes fondamentaux énoncés dans la politique sur le respect en milieu de travail du cabinet et traiter l’ensemble de ses collègues avec respect, quelles que soient leurs fonctions. BLG estime qu’un milieu de travail respectueux passe par la valorisation de la diversité et de l’inclusion. Le masculin a été utilisé dans le seul but d’alléger le texte. Veuillez noter que les membres de la famille des employés et des associés du cabinet ne sont pas admissibles. Purpose of Role The Coordinator, Conference Operations is responsible for the operation of the conference operations at Borden Ladner Gervais LLP. This is a highly visible role and acts as the main point of contact for the Mezzanine, which is the primary destination for hosting clients and visitors as well as internal engagements. The Coordinator, Conference Operations will play a pivotal role in the coordination and execution of onsite meetings and event This role acts a bridge between the Office Services Team (Reception and Catering) and Events. The Coordinator, Conference Operations will be expected to provide direction for Mezzanine and Practice Floor conference operations and assist in routine to complex matters. The Coordinator is responsible for creating an exceptional client experience and serves as a role model in creating an environment that delivers exceptional service, quality and meets the needs of internal and external clients. The incumbent is responsible for setting and implementing service standards for the Mezzanine in terms of internal and client meetings, events and café operations. This includes coordinating with various service groups for capacity management and optimization, hospitality, logistics, AV set up and other areas that support client and internal meetings, events and café operations ensure seamless service. This position reports directly to the Senior Manager, Conference Operations. The role currently has no direct reports and works collaboratively with key stakeholders and with the direction of the National Director and business leads. The incumbent is responsible for supporting internal clients from the perspective of supporting the Firm’s brand, client service and operational objectives including the implementation of best practices. Key Responsibilities Day-to-day assistance for the Manager, Conference Operations Internal Meetings and Events and Third Party Events: Act as the primary point of contact for clients (BLG or Third-Party), coordinating meeting or event requirements at both the Mezzanine and Practice Floors with BLG service groups (reception, catering, facilities, AV). Manage all tasks related to hosting meetings or events (internal or external), including creating name badges, signage, invitations and other necessary materials. Provide on-site support during events, assisting with registration and ensuring seamless event execution. This requires flexibility of availability outside BLG Business Hours. Handle billing, including third-party event fees. Post event details, updates and feedback surveys. Helps resolve schedule conflicts and/or competing demands on space and services. Trouble shoots service related issues and works collaboratively with relevant service groups to perform necessary repairs. Liaises with firm members and maintains a service presence during daily operations. Communicates all boardroom changes in “real time” with Facilities, Catering, and AV technicians and makes adjustments according to meeting and operational requirements. Foster positive relationships with all stakeholders to enable success in related projects Develop an understanding of deliverables and contribute to success through a cooperative approach Adhering to standards for all boardroom set-ups, upkeep and budget planning/ spend tracking. Conducts audits and checks for all areas. Conducts checks of all areas of the Mezzanine including the barista area and café, ensuring all service requirements are met, and adherence to BLG standards Regularly liaises with service groups and Senior Manager, Conference Operations regarding meeting and event service, barista and café needs. Trouble-shoots service related issues on the Mezzanine including AV, Catering, and Facilities issues. Works with the respective business lead to resolve the issue. Complete departmental administrative duties including event and budget tracking. Adheres to service standards for the Mezzanine Floor. “Lives and breathes” the service standards and inspires co-workers to do so. Oversees daily operations of baristas Carry out any other duties that may be assigned by the Senior Manager, Conference Operations. Key Competencies Bachelor’s degree or Diploma in Event Management, Hospitality, or related field. Certification (or working towards) in special events, meeting planning (CPM), or project management (PMP) would be considered an asset 2+ years of experience in corporate event planning within a large organization, ideally in a professional services or legal environment. Excellent oral and written communication skills in both French and English with an exceptional eye for detail including writing, proofreading and general quality control. Has a process-driven, highly organized and exceptionally professional approach. Proactive with the ability to build relationships and easily gain the trust of diverse stakeholders at all levels of the organization. Demonstrated problem solver and decision maker, sound judgment and calm under pressure Strong professional with presence of mind to uphold the Firm’s standards of business and personal conduct, and respect a strict level of confidentiality. Independent self-starter capable of managing and prioritizing multiple time sensitive projects with minimal supervision. A team player with excellent judgment, resourcefulness, flexibility and creativity who has the ability to work both independently and collaboratively within a team environment. Strong record of achievements and the ability to work under pressure to tight deadlines, and manage multiple projects with conflicting priorities. Experienced user of event management software as well as MS Office (Word, Excel, MS Project, PowerPoint, Visio). Strong technology skills including webinar platforms, virtual program development and hybrid event knowledge; experience using WebEx, Zoom, Teams, Remo is an asset. Demonstrated ability to work in a matrixed management environment. Ability to work overtime, when necessary. We thank all applicants for their interest in this position, however, only applicants selected for an interview will be contacted. Everyone at BLG is required to carry out the duties of their role while upholding the important principles of our respectful workplace policies, and treating everyone with respect, regardless of position. At BLG, valuing diversity and inclusion is key to a respectful workplace. Please note that relatives of current BLG employees and partners are not eligible for consideration. BLG est résolu à bâtir et à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié à l’image de notre collectivité, où l’ensemble des membres du cabinet se sentent valorisés, respectés et inspirés à s’épanouir dans toute leur authenticité. Nous avons également à cœur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les expériences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiée à postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-représentés, comme les Autochtones (Premières Nations, Métis et Inuits), les personnes racialisées, les personnes ayant une incapacité, les femmes et les membres de la communauté LGBTQ+. Nous sommes déterminés à ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous nécessitez un accommodement, n’hésitez pas à nous le faire savoir. We are BLG: Canada's Law Firm. We pride ourselves on having outstanding, talented people and delivering an exceptional client experience. We are a future-minded firm, delivering high-value advice and known for our commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Our culture is one of curiosity, firm-wide collaboration, mutual respect, dedication and continuous improvement. We look forward to hearing from you and exploring how you can contribute to our team. For more information, visit us here.
