Objectif du poste
En tant que membre de l'équipe de gestion de projet, ce poste apporte un soutien quotidien au/à la Chef.fe de projet et aux membres de l'équipe de projet pour les projets qui lui sont confiés. Le titulaire du poste doit acquérir une compréhension des opérations globales de l'entreprise. Les domaines de responsabilité et d'interaction comprennent le processus de production, la complexité des relations internes entre l'équipe, les clients et les fournisseurs, l'organisation et la coordination de réunions et d'événements, y compris le processus de prise de notes (prise, conservation, communication), ainsi que diverses tâches et fonctions administratives. Le candidat acquerra une expérience pratique dans un secteur en croissance et en évolution constante, tout en étant exposé à une variété d'entreprises clientes. Travailler avec des groupes internes pour planifier et exécuter des programmes ; servir de canal de communication autant verbale qu’écrite.
Outre les responsabilités susmentionnées, le ou la coordinateur.trice s'appuie sur son expérience de coordination, en faisant preuve d'un esprit stratégique et critique pour diriger de petits projets et acquérir une expérience en matière de budgétisation sous la supervision du ou de la Chef.fe de projet.
Responsabilités essentielles
Les responsabilités générales du soutien administratif au/à la Chef.fe de projet et à l'équipe assignés comprennent, mais ne sont pas limitées à :
Gérer les calendriers et les programmes de production, coordonner les ressources internes et externes et les participants aux réunions liées au projet.
Maintenir les fichiers liés au projet dans Google Drive, Box, Microsoft SharePoint et Slack.
Coordonner la distribution de la documentation de production et de création en rapport avec les projets assignés.
Classer et archiver les documents selon les besoins.
Organiser les notes de frais, les demandes d'achat et soumettre les documents appropriés selon les instructions.
Coordonner avec les ressources internes (concepteurs, techniciens et production) pour s'assurer que tous les travaux sont réalisés efficacement et dans les délais.
Assurer la préparation, l'emballage, la livraison et la distribution des produits livrables, des documents, des informations et du matériel liés au projet, conformément aux instructions.
Effectuer des recherches liées au projet.
Participer au fonctionnement général du bureau, notamment en assurant la relève à la réception, en organisant/coordonnant des événements internes pour tous les employés, etc.
Peut gérer des projets de petite envergure dans le cadre d'un projet plus vaste ou de petits projets internes sous la supervision du chef de projet.
Pour réussir dans ce poste, il faut s'acquitter de manière satisfaisante de chaque responsabilité/obligation essentielle. Des aménagements raisonnables peuvent être apportés pour permettre à une personne handicapée de s'acquitter des responsabilités et des obligations décrites ci-dessus.
D'autres tâches peuvent être assignées pour répondre aux besoins de l'entreprise.
Compétences
Compétences comportementales essentielles pour une performance efficace
Démontre sa capacité à prendre des notes écrites précises et complètes sur les réunions.
Solides compétences informatiques avec la capacité et le désir d'apprendre de nouvelles technologies : Google Suite, Microsoft Suite et/ou Keynote
Compétences avérées en matière de communication et de présentation : écrites, verbales et numériques. Il s'agit notamment de savoir quand demander de l'aide ou une orientation et d'initier la communication.
Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois dans un environnement de bureau ouvert et créatif.
Soucieux du détail, adaptable et capable de respecter des délais stricts avec un niveau élevé d'initiative, de et d'auto-motivation.
Capacité à hiérarchiser les tâches et à se concentrer sur les tâches les plus importantes ou à savoir quand demander ce qu'il faut faire en priorité.
Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe.
Capacité à faire preuve d'indépendance de jugement et à prendre des décisions judicieuses.
Il doit être capable d'effectuer efficacement des recherches à partir d'une grande variété de sources extérieures avec un minimum de conseils.
Faire preuve de leadership et de créativité dans la résolution de problèmes, en créant des processus pour améliorer notre flux de travail et soutenir les membres de notre équipe.
Faire preuve d'initiative et de collaboration
Qualifications minimales
Pour assumer les responsabilités essentielles, les personnes doivent avoir le niveau d'éducation et d'expérience suivant, ou une combinaison équivalente. En outre, les certifications, connaissances, compétences ou exigences physiques suivantes sont nécessaires pour le poste.
DES
2 à 4 ans d'expérience en bureautique générale
2 à 4 ans d'expérience en production dans un secteur similaire
Conditions de travail et efforts physiques
Les exigences physiques décrites ici sont représentatives de celles auxquelles un employé doit satisfaire pour mener à bien les fonctions essentielles de ce poste. L'employé fréquemment marcher, se pencher, grimper, pousser, tirer, se tordre, s'accroupir, se baisser et s'agenouiller chaque jour. Les exigences spécifiques sont les suivantes :
Doit être capable de rester debout pendant de longues périodes.
Doit être capable de soulever ou de déplacer
Doit pouvoir porter
Doit pouvoir tirer ou pousser
Les conditions de travail du poste sont les suivantes :
Les conditions de travail peuvent impliquer une exposition modérée à des éléments inhabituels tels que la saleté, la poussière, les fumées, les odeurs désagréables et/ou les bruits forts.
L'environnement de travail implique une certaine exposition à des dangers ou à des risques physiques qui nécessitent le respect de précautions de sécurité élémentaires.
Le candidat doit être capable de porter et d'utiliser correctement l'équipement de protection individuelle (EPI) approprié pour travailler dans les zones où cela est nécessaire ou pour s'y rendre. Il s'agit notamment de lunettes de sécurité, d'un gilet réfléchissant, de chaussures à embout d'acier et d'autres EPI exigés par le site.
LI-AB
