Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application. Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications. Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position. Job Type: Regular Additional Locations: Weekly Hours: 35 Position End Date: Job Category: Soutien Salary Range: $28,78 - 33,37 CAD Compensation grade: SOU-P-E Job Description Sous la supervision de la direction des Services aux étudiantes et étudiants (SAE), la personne titulaire de ce poste appuie la direction et les autres gestionnaires du service en ce qui a trait à une variété de projets et d’activités. Elle occupe un poste clé de première ligne au sein de l'équipe et offre un service confidentiel en tout temps. Elle contribue également au bon fonctionnement du bureau en s’acquittant de diverses tâches pour l'équipe du service. De plus, elle soutient la direction dans la gestion des budgets, la correspondance et la rédaction de rapports. Son apport est particulièrement précieux dans le service à la clientèle et la gestion de la correspondance, assurant ainsi une collaboration fluide et efficace au sein de l’ensemble du service. Responsabilités : Appui administratif et logistique Agir comme point de contact du secteur afin de favoriser la collaboration avec les différents secteurs du Collège; veiller à l’accueil en filtrant les appels, en prenant les messages et en fixant les rendez-vous; s’occuper de la réception, du tri et de la distribution du courrier, ainsi que du traitement des diverses requêtes et formulaires, notamment les demandes de clés; coordonner les inscriptions aux formations et activités offertes, contribuant ainsi au bon fonctionnement du secteur. Offrir un appui au secteur; planifier les déplacements; participer à l’organisation et à la coordination les rencontres en offrant un soutien administratif pour en assurer le bon déroulement (organiser les rencontres, prendre des notes, préparer la documentation, faire des suivis, etc.). Fournir un appui administratif au secteur; organiser les réunions; participer à l’organisation d’activités; préparer des trousses et de la documentation au besoin; rédiger et modifier divers documents; préparer les envois pour le service. Organiser les réservations de voyage pour le personnel du secteur; inscrire les dépenses dans le système informatisé; s’assurer que les formulaires de voyage sont correctement remplis conformément aux politiques et directives, puis transmettre les documents au Service des ressources financières. Maintenir un inventaire des fournitures et équipements de bureau; organiser les entrepôts. Appuyer la promotion des programmes et services du secteur en collaborant aux activités et en y participant. Participer à la sensibilisation et à la promotion des programmes et services du secteur; tenir à jour le contenu des SAE sur le site Web du Collège ainsi que les informations dans l’annuaire du Collège, en collaboration avec l’équipe du secteur et la direction. Préparer et imprimer divers rapports à la demande de la direction et des autres gestionnaires; appuyer la direction dans la préparation et l’envoi des rapports ministériels pour le secteur. Appuyer l’équipe de gestion dans la collecte de données pour divers rapports ministériels et assurer le respect des échéances. Assurer la relève des collègues afin de servir efficacement la clientèle pendant les périodes de pointe et l’absence de personnel. Assurer la mise en œuvre du plan de communication du secteur et veiller à l’envoi des communications selon les directives des gestionnaires. Mettre à jour régulièrement les documents de service, incluant les rapports, formulaires et procédures; définir et recommander des méthodes et procédures pour améliorer le fonctionnement du secteur. Appuyer la gestion des plaintes en aidant les étudiantes et étudiants à remplir les formulaires, en coordonnant les réunions avec les parties prenantes tout en assurant la conformité aux politiques et règlements du secteur. Appuyer la révision annuelle du Guide Boréal en collaboration avec le Bureau de la vice-présidence en enseignement (BVPE). Fournir un appui à la direction dans la promotion des droits et responsabilités des étudiantes et étudiants en contribuant à la création de ressources et à l’organisation de divers webinaires, en formulant des recommandations et en appuyant la gestion de ce dossier. Coordonner et effectuer l’entrée de données dans le tableau de bord du secteur. Assurer le bon fonctionnement de la salle multiconfessionnelle. Finances Appuyer la personne superviseure dans la gestion des dossiers financiers; concilier mensuellement les dépenses avec le compte de carte de crédit; effectuer les dépôts bancaires; utiliser le système financier pour comptabiliser les revenus et les dépenses selon les lignes directrices; assurer le suivi des dépenses engagées. Participer à la préparation des prévisions budgétaires; vérifier et effectuer des transactions; gérer la facturation et s’assurer de la conciliation des relevés financiers. Commander, recevoir, distribuer et maintenir l’inventaire des fournitures de bureau, et réconcilier les rapports associés, au besoin. Assurer la conciliation des relevés d’approvisionnement et acheminer les formulaires de dépenses, dûment signés et accompagnés des pièces justificatives, au Service des ressources financières. Imprimer périodiquement des rapports budgétaires et demander des virements budgétaires, si nécessaire. Ressources humaines Préparer les contrats d’embauche pour le personnel temporaire relevant de son cadre de responsabilité dans le système du Collège; tenir un registre des absences du secteur pour vérifier les heures avec les feuilles de temps et apporter les modifications selon les directives de la personne superviseure; assurer un suivi auprès du Service des ressources humaines pour les documents signés et requis pour l’embauche; participer à l’orientation du nouveau personnel dans le secteur. Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la personne superviseure. Exigences : Diplôme de deux ans en travail social ou autre domaine connexe; Minimum de trois années d’expérience pertinente; Excellentes habiletés de communication en français et en anglais (oral et écrit); Maîtrise des logiciels de traitement de texte (Word), de tableur électronique (Excel), de présentation (PowerPoint), de bases de données (SharePoint, Teams, OneDrive), de courrier électronique (Outlook) et d’Internet; Expérience de travail avec un public ayant des antécédents variés; Expérience de travail dans un environnement de bureau; Expérience dans la préparation et les suivis budgétaires; Expérience dans l’utilisation de systèmes comptables, de logiciels de traitement de texte et de tableurs électroniques; Expérience dans l’organisation et la logistique entourant les réunions et les projets, y compris la rédaction de procès-verbaux, de soumissions, de demandes de subventions, etc.; Expérience de collaboration avec divers intervenants; Expérience en résolution de conflits; Expérience dans un environnement de travail en santé ou en services sociaux communautaires, un atout; Connaissance des services offerts en communauté, un atout. Closing Date: 2025-07-22 11:59pm Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m. First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements. We recognize the efforts of our employees by offering them competitive base salaries, generous and flexible holiday and leave programs, interesting benefits, as well as an outstanding pension plan. See what Collège Boréal has to offer. Need help? Consult our ressources and users' guides. If you have any questions, please do not hesitate to contact us at ressources.humaines@collegeboreal.ca
