Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application. Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications. Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position. Job Type: Regular Additional Locations: Weekly Hours: 35 Position End Date: Job Category: Soutien Salary Range: $28,78 - 33,37 CAD Compensation grade: SOU-P-E Job Description Sous la supervision de la direction du campus de Nipissing et en collaboration étroite avec les Services aux étudiantes et étudiants (SAE), la personne occupant ce poste fournit des services de registrariat à la population étudiante du postsecondaire et, au besoin, à la clientèle du Collège Boréal. Elle effectue des tâches liées à l’accueil et à la réception, à la Coopérative Boréal, à l’aide financière, aux bourses et au centre d’appui à l’apprentissage. Elle soutient également la direction dans la gestion des ressources financières et humaines, fournit un appui technique au besoin et veille à l’application des politiques, directives et procédures du Collège. Responsabilités : Offrir un service à la clientèle exceptionnel : répondre avec courtoisie aux questions, maintenir l’image de marque et le professionnalisme du Collège; Servir d’intermédiaire entre le Collège, la population étudiante et le personnel enseignant afin de répondre à leurs besoins (fournir divers renseignements, répondre aux demandes spécifiques, etc.); assurer une orientation fonctionnelle au personnel enseignant (portail des employés, directives et procédures, etc.); Coordonner la logistique des services, cours et programmes : saisie des offres de cours, gestion des modifications d’horaires, communication des informations sur les stages avec les partenaires communautaires; Appuyer les étudiantes et étudiants : les renseigner sur les programmes, les sources d’aide financière et les choix de cours; les aider à remplir des formulaires; les orienter vers les services appropriés; Appuyer l’équipe conseillère à distance : fixer les rendez-vous, fournir les documents requis, effectuer des suivis et mettre à jour les informations sur les services offerts; Gérer les dossiers des programmes et des personnes étudiantes : effectuer les mises à jour nécessaires; préparer les dossiers pour les réunions, y assister et en assurer les suivis; consigner les informations sur les contrats d’apprentissage, etc.; Collaborer avec la Vie collégiale et l’AGEE : veiller au respect des politiques et procédures (sorties, budgets, documents, etc.); coordonner les rencontres et y participer, préparer les comptes rendus; guider les étudiantes et étudiants dans la planification des activités; faire les achats, etc.; Participer aux activités de recrutement et de marketing de l’Est : appuyer les activités communautaires; organiser la logistique des événements et y participer (journées d’orientation, remises de diplômes, visites de classes, sondages); promouvoir les programmes et services du site (réseaux sociaux, kiosques, outils promotionnels, etc.); faire les demandes de publicité et de marketing pour le site; Appuyer la direction dans la gestion des ressources humaines : rechercher des formateurs; préparer les documents liés aux embauches et contrats selon les conventions collectives; vérifier et approuver les feuilles de temps; faire les suivis nécessaires; offrir un appui logistique aux entrevues; participer à l’orientation du nouveau personnel; Appuyer la direction dans la gestion des dossiers financiers : concilier les dépenses mensuelles avec le compte de carte de crédit; maintenir la petite caisse; faire les dépôts bancaires; utiliser le système financier informatisé pour comptabiliser les revenus et les dépenses selon les lignes directrices; assurer un suivi des dépenses engagées; Accomplir toute autre tâche connexe jugée pertinente par le personnel de supervision. Exigences : Diplôme de deux ans en administration de bureau ou domaine connexe; Minimum de deux années d’expérience pertinente; Compétences en service à la clientèle; Maîtrise du protocole téléphonique; Capacité à travailler en équipe et de manière autonome; Compétences en organisation et en logistique d’activités; Connaissances en tenue de livres et comptabilité; Expérience en préparation budgétaire et suivis connexes; Compétences en organisation de réunions, rédaction de procès-verbaux et gestion des suivis nécessaires; Maîtrise des systèmes de comptabilité informatisés, des logiciels de traitement de texte, des chiffriers électroniques, et des bases de données informatisées. Closing Date: 2025-08-19 11:59pm Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m. First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements. We recognize the efforts of our employees by offering them competitive base salaries, generous and flexible holiday and leave programs, interesting benefits, as well as an outstanding pension plan. See what Collège Boréal has to offer. Need help? Consult our ressources and users' guides. If you have any questions, please do not hesitate to contact us at ressources.humaines@collegeboreal.ca
