As the Office Coordinator, you will be the administrative backbone of our organization. You will play a key role in supervising support activities while collaborating with different departments to optimize processes and assist management in achieving strategic objectives. This position requires to be on site.
Key Responsibilities - Lead and engage the administrative team: Supervise administrative assistants, monitor performance, provide coaching, and conduct evaluations and development meetings.
- Recruit and onboard: Participate in the selection, welcoming, and integration of new team members.
- Support the organization: Provide comprehensive administrative assistance to all departments and to the management of the clinical research site.
- Ensure efficient operations:
- Track and resolve requests related to facilities and administrative support.
- Review project budgets and approve invoices.
- Maintain project tracking tools and prepare performance reports (KPIs).
- Coordinate communications: Follow up on client communications and draft agendas and minutes for medical meetings.
- Collaborate with vendors: Manage relationships with external partners for facility maintenance.
- Contribute to continuous improvement: Participate in the development of new processes to enhance efficiency and service quality.
Our company: OUR COMPANY The work environment At Indero, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities.
In this position, you will be eligible for the following perks:
- Flexible work schedule
- Permanent full-time position
- Company benefits package
- Ongoing learning and development
About Indero
Indero is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology and rheumatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Indero continues to grow and expand in North America and Europe.
Indero is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Indero will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.
Indero only accepts applicants who can legally work in Canada.
Description - Fr:
En tant que Coordonnateur·trice de bureau, vous serez le pilier administratif de notre organisation. Vous jouerez un rôle essentiel dans la supervision des activités de soutien, tout en collaborant avec différents départements pour optimiser les processus et soutenir la direction dans ses objectifs stratégiques.
Vos principales responsabilités
- Encadrer et mobiliser l’équipe administrative : superviser les adjoint·e·s administratifs, assurer le suivi de la performance, offrir du coaching et animer les évaluations et rencontres de développement.
- Recruter et intégrer : participer à la sélection, l’accueil et l’intégration des nouveaux membres de l’équipe.
- Soutenir l’organisation : fournir un appui administratif complet à l’ensemble des départements et à la direction du site de recherche clinique.
- Assurer une gestion efficace des opérations :
- Suivre et résoudre les demandes liées aux installations et au soutien administratif.
- Réviser les budgets de projet et approuver les factures.
- Maintenir les outils de suivi des projets et préparer les rapports de performance (KPIs).
- Coordonner les communications : assurer le suivi des échanges avec les clients et rédiger les ordres du jour et procès-verbaux des réunions médicales.
- Collaborer avec les fournisseurs : gérer les relations avec les partenaires externes pour l’entretien des installations.
- Contribuer à l’amélioration continue : participer au développement de nouveaux processus pour renforcer l’efficacité et la qualité du service.
Profil recherché: Profil idéal
Vous êtes reconnu·e pour votre organisation, votre sens de l’initiative et votre capacité à jongler avec plusieurs priorités? Voici ce que nous recherchons pour ce rôle clé au sein de notre unité de recherche clinique. Ce poste est a temps plein sur site.
Formation - Diplôme d’études secondaires, DEP ou toute formation équivalente.
Expérience - Minimum de 4 ans d’expérience dans un poste administratif.
- Une expérience dans l’industrie pharmaceutique ou au sein d’un CRO (Contract Research Organization) est un atout important.
Compétences et qualités
- Maîtrise intermédiaire à avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel).
- Bilinguisme français/anglais (oral et écrit), essentiel pour communiquer avec nos partenaires et clients.
- Esprit analytique et curiosité intellectuelle, avec une capacité à apprendre rapidement.
- Leadership collaboratif : aimer travailler en équipe tout en étant autonome et capable de prendre des initiatives.
- Créativité et sens des solutions pour relever les défis du quotidien.
- Rigueur, intégrité et sens des priorités, même dans un environnement où les projets évoluent rapidement.
Connaissance des bonnes pratiques cliniques (BPC/GCP) et des règlements applicables de Santé Canada et de la FDA (un atout majeur).
Notre entreprise: L’environnement de travail
Chez Indero, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.
En tant que Coordonnateur(trice) de bureau vous bénéficierez des avantages suivants :
- Horaire de travail flexible
- Poste permanent à temps pleinGamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
- Bureau à proximité du transport en commun (métro Saint-Laurent ou métro Sherbrooke)
- Formation et perfectionnement continu
À propos Indero
Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Indero continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe.
Indero s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Indero fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.
Indero accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.
Brand name:
Indero
Ideal Profile Are you known for your organizational skills, initiative, and ability to manage multiple priorities? Here’s what we’re looking for in this key role within our clinical research unit.
Education - High school diploma, vocational training (DEP), or any equivalent education.
Experience - Minimum of 4 years of experience in an administrative position.
- Experience in the pharmaceutical industry or within a CRO (Contract Research Organization) is a strong asset.
Skills and Qualities - Intermediate to advanced proficiency with the Microsoft Office Suite (Word, Excel).
- Bilingual in French and English (spoken and written), essential for communicating with partners and clients.
- Analytical mindset and intellectual curiosity, with the ability to learn quickly.
- Collaborative leadership: enjoys working in a team while remaining autonomous and able to take initiative.
- Creative and solution-oriented, ready to tackle daily challenges effectively.
- Rigor, integrity, and strong prioritization skills, even in a fast-paced environment with evolving projects.
Knowledge of Good Clinical Practices (GCP) and applicable Health Canada and FDA regulations/guidelines is a significant asset.
