Nous voulons développer notre culture de soins afin que chacun puisse atteindre
son plein potentiel et créer un milieu de travail où chacun se sent écouté et
respecté. Nous voulons que vous vous sentiez inclus et que vos commentaires et
idées soient appréciés.
Résumé :
Le poste d'administrateur de bureau est responsable de l'ensemble des activités
administratives, y compris le courrier, les demandes d'achat et les
installations. Il fournit également un soutien administratif à l'équipe de
développement, au besoin.
Ce rôle sera hybride et nécessitera un minimum de 3 jours en fonction.
Exigences :
- Assurer des communications téléphoniques et postales efficaces à l'interne et
à l'externe afin de maintenir une image professionnelle.
- Aide avec des éléments tels que les factures, les bons de commande, les
feuilles de temps et les notes de frais.
- Coordonner l'ensemble des activités administratives liées à l'administration
du bureau.
- Assurer la conformité de l’entreprise aux lois linguistiques du Québec (Loi
96/Loi 14).
- Maintenir le processus de francisation de RES, incluant la liaison avec
l’OQLF au besoin.
- Examiner les pratiques, communications et documents afin d’en assurer la
conformité.
- Superviser l'entretien et la modification des espaces et de l'équipement des
bureaux, ainsi que l'aménagement, l'aménagement et l'entretien des bureaux.
- Négocier l'achat de fournitures et de meubles de bureau, d'équipement de
bureau, etc., pour l'ensemble du personnel conformément aux politiques
d'achat de l'entreprise et aux restrictions budgétaires.
- Assure l'entretien de l'équipement de bureau, y compris le photocopieur, le
compteur d'affranchissement, etc.
- Responsable des opérations quotidiennes de l'installation (comme la
distribution des clés d'accès à l'immeuble et les cartes d'accès de sécurité
de secours).
- Participe au besoin à des projets spéciaux.
- Planifier et coordonner l'espace et la logistique des réunions pour diverses
réunions, y compris, mais sans s'y limiter : les réunions de la direction,
les visiteurs externes et les visites et entrevues des candidats.
- Coordonner et organiser les itinéraires et les arrangements de voyage, y
compris, mais sans s'y limiter, le transport aérien et terrestre,
l'hébergement et d'autres besoins de déplacement. Doit être capable de
planifier des itinéraires complexes et d'accélérer les changements de
dernière minute.
- Tient à jour et organise les dossiers.
- Fournir, s'il y a lieu, des services d'accueil ministériels, de réception et
d'orientation des visiteurs ou des appels.
- Répond de manière proactive aux diverses demandes en prenant des mesures
rapides et en adoptant une approche positive et consultative.
- Suivre les procédures de sécurité de la compagnie et déterminer les mesures
appropriées. Signale les conditions potentiellement dangereuses et utilise
correctement les matériaux et l'équipement.
- Présenter, soutenir et donner l'exemple avec une attitude axée sur la
sécurité et la qualité.
- Se présenter au travail régulièrement et ponctuellement, selon l'horaire
établi ou prévu.
- Se conformer au manuel de l'employé, au code de conduite et aux politiques et
procédures de l'entreprise.
- Les employés sont tenus responsables de toutes les tâches liées à ce poste.
Qualifications requises :
-
Études secondaires/GED, obligatoire.
-
3 ans ou plus d'expérience en administration de bureau requis.
-
Bilingue français et anglais, parlé et écrit.
-
Capacité à travailler de manière autonome, nécessitant une supervision
minimale.
-
Sens aigu de l'initiative.
-
Compétences avancées en :
- Applications Microsoft Office, y compris Outlook, Teams, Word, Excel et
PowerPoint.
- Lire, analyser et interpréter des renseignements généraux sur
l'entreprise.
- Organisation
-
Bonne connaissance pratique des processus de courrier tels que les machines
postales, FedEx et UPS.
-
Capacité de résoudre des problèmes pratiques et de traiter une variété de
variables concrètes dans des situations où la normalisation n'existe qu'une
normalisation limitée.
-
Capacité à gérer des délais serrés et des changements de dernière minute, à
s'adapter rapidement, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de
manière autonome.
-
Traite des questions et des problèmes modérément complexes; et renvoie les
questions plus complexes au personnel de niveau supérieur.
-
Exerce son pouvoir discrétionnaire et maintient la confidentialité.
-
Prospère dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution.
-
Fait preuve de fiabilité et de cohérence.
-
Possède d'excellentes compétences en communication orale et écrite.
-
Les compétences fonctionnelles comprennent la responsabilisation,
l'établissement des priorités, la communication, la collaboration et le souci
du détail.
Échelle salariale de base prévue : $21.66 - $27.07
La rémunération finale convenue est basée sur les études, les qualifications,
l'expérience et le lieu de travail individuels. Ce poste est admissible à un
bonus.
RES offre des avantages sociaux qui entrent en vigueur le premier jour d'emploi.
Ces avantages comprennent les suivants :
- Date d'entrée en vigueur des soins médicaux, des ordonnances, des soins
dentaires et de la vue
- Vie de base et vie à charge
- Invalidité de courte et de longue durée
- REER avec 6% de contrepartie de l'entreprise
- 4 semaines de congés payés et 10 jours fériés payés
- Remboursement des frais de scolarité et de la voiture verte
- Jumelage de bénévoles et d'organismes de bienfaisance
- Congé parental payé et congé sabbatique payé
- Prime de recommandation d'un employé
- Rabais pour les employés et programmes de mieux-être
- Remboursement du bien-être 680 $ CAD par année
Exigences physiques et environnement :
Les caractéristiques de l'environnement de travail et des exigences physiques
sont représentatives de celles que l'employé rencontre dans l'exercice des
fonctions essentielles de ce travail. Des accommodements raisonnables peuvent
être faits pour permettre aux personnes handicapées d'exécuter les fonctions
essentielles.
Rarement : porter de 5 à 15 lb et monter des escaliers.
Occasionnellement : debout et marche requis.
Fréquemment : lecture, vision et position assise requises.
Les candidats devront passer une enquête préalable à l'embauche comme condition
d'emploi.
RES est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et
qui s'engage à promouvoir la diversité et l'inclusion en milieu de travail. Nous
interdisons la discrimination et le harcèlement de toute nature fondés sur la
race, la couleur, le sexe, la religion, l'orientation sexuelle, l'origine
nationale, le handicap, les informations génétiques, la grossesse ou toute autre
caractéristique protégée telle que décrite par les lois fédérales, étatiques ou
locales.
Doit être en mesure de réussir un examen du processus de résumé canadien.
LI-hybride
We want to develop our culture of care so that everyone can reach their full
potential and create a workplace where everyone feels listened to and respected.
We want you to feel included and your comments and ideas to be appreciated.
Summary:
The office administrator position is responsible for overall administrative
activities, including mail, purchasing requests, and facilities. It also
provides administrative support to the development team as required.
This role will be hybrid requiring a minimum of 3 days in office.
Requirements:
- Ensures effective telephone and mail communications both internally and
externally to maintain a professional image.
- Assists with items such as invoices, purchase orders, timesheets, and expense
reports.
- Coordinates overall administrative activities in relation to office
administration.
- Actioning company compliance with Quebec language laws (Bill 96/Law 14).
- Maintaining RES’ Francization process which might involve liaison with the
OQLF.
- Reviewing practices, communications, and documentation for compliance.
- Supervises the maintenance and alteration of office areas and equipment, as
well as layout, arrangements, and housekeeping of office facilities.
- Negotiates the purchase of office supplies and furniture, office equipment,
etc., for the entire staff in accordance with company purchasing policies and
budgetary restrictions.
- Ensures the maintenance of office equipment, including copier, postage meter,
etc.
- Responsible for the facility's day-to-day operations (such as distributing
building access keys and backup to security access cards.)
- Participates as needed in special projects.
- Schedules and coordinates meeting space and logistics for various meetings,
including but not limited to: executive meetings, external visitors, and
candidate visits/interviews.
- Coordinates and arranges travel itineraries and arrangements including, but
not limited to, air and ground transportation, lodging, and other travel
needs. Must be able to plan complex itineraries and expedites last-minute
changes.
- Maintains and organizes files.
- May provide departmental reception services, receiving and directing visitors
or calls.
- Proactively responds to various requests with expeditious action and a
positive, consultative approach.
- Follows company safety and security procedures and determines appropriate
action. Reports potentially unsafe conditions and uses materials and
equipment properly.
- Present, support, and lead-by-example with a safety and quality-oriented
attitude.
- Attend work regularly and punctually, according to the established or
expected schedule.
- Comply with the Employee Handbook, Code of Conduct, and Company Policies and
Procedures.
- Employees are held accountable for all duties related to this position.
Qualifications:
-
High school/GED, required.
-
3 or more years of experience in office administration required.
-
Bilingual French and English, spoken and written.
-
Ability to work autonomously, requiring minimal supervision.
-
Strong sense of initiative.
-
Advanced skills in:
- Microsoft Office applications including Outlook, Teams, Word, Excel and
PowerPoint.
- Reading, analyzing and interpreting general business information.
- Organization
-
Good working knowledge of mail processes such as postage machine, FedEx and
UPS.
-
Ability to solve practical problems and deal with a variety of concrete
variables in situations where only limited standardization exists.
-
Capacity to handle tight deadlines and last-minute changes, adapt quickly,
anticipate needs, and problem-solve independently.
-
Handles moderately complex issues and problems; and refers more complex
issues to higher-level staff.
-
Exercises discretion and maintains confidentiality.
-
Thrives in a fast-paced, constantly evolving environment.
-
Exhibits dependability and consistency.
-
Possesses excellent oral and written communication skills.
-
Functional competencies include accountability, prioritization,
communication, collaboration, and attention to detail.
Anticipated base salary range: $21.66 - $27.07
The final agreed upon compensation is based on individual education,
qualifications, experience, and work location. This position is bonus eligible.
RES offers benefits that are effective first day of employment. These benefits
include the following:
- Medical, Prescription, Dental and Vision effective date of hire
- Basic Life and Dependent Life
- Short- and Long-Term Disability
- RRSP with 6% company match
- 4 weeks Paid Time Off (PTO) and 10 Paid Holidays
- Tuition and Green Car reimbursement
- Volunteer and Charity Matching
- Paid Parental Leave and Paid Sabbatical Leave
- Employee Referral Bonus
- Employee Discounts and Wellness programs
- Wellness Reimbursement $680 CAD annually
Physical requirements and environment:
The work environment and physical demands characteristics are representative of
those the employee encounters while performing the essential functions of this
job. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with
disabilities to perform the essential functions.
Rarely: carrying 5 to 15 lbs. and climbing stairs required.
Occasionally: standing and walking required.
Frequently: reading, vision, and sitting required.
Candidates will be required to pass a pre-employment background investigation as
a condition of employment.
RES is an equal opportunity employer that is committed to diversity and
inclusion in the workplace. We prohibit discrimination and harassment of any
kind based on race, color, sex, religion, sexual orientation, national origin,
disability, genetic information, pregnancy, or any other protected
characteristic as outlined by federal, state, or local laws.
Must be able to pass a Canadian Abstract Process Review.
LI-Hybrid
