Assistant administratif senior
L'assistant administratif senior est chargé d'apporter son soutien à l'équipe des services d'information commerciale.
Responsabilités :
Saisir les nouveaux clients dans le système de production interne en suivant les procédures appropriées.
Créditer et refacturer les factures sur demande et après approbation requise.
Soumettre les enregistrements de factures tout au long de la période (mois en cours).
Fournir les factures en fonction de la demande du client (c'est-à-dire avec le travail, l'e-mail, etc.).
Soumettre les factures via les portails internes spécifiques des clients pour paiement
Fournir des sauvegardes pour les travaux actuels ou passés en fonction des demandes des clients
Saisir les factures de tiers via le système interne de comptabilité fournisseurs
Valider les factures des fournisseurs avec les bons de commande et faire correspondre les bordereaux d'expédition aux factures des fournisseurs
Numériser les factures terminées et les soumettre à l'administration BIS
Vérifier les éléments de travail sur le formulaire de suivi PTS.
Vérifier que les formulaires de suivi des projets de numérisation ont été remplis.
Vérifier que le rapport trimestriel sur les véhicules a été rempli et soumis.
Autres tâches assignées par le responsable.
Qualifications :
Expérience équivalente à un diplôme de l'enseignement supérieur.
Au moins 2 ans d'expérience dans le domaine.
Connaissances et compétences :
Bonnes compétences en communication orale et écrite.
Maîtrise des applications Microsoft Office.
Capacité à travailler en équipe en entretenant des relations positives et productives avec les autres membres de l'équipe et les autres services
Senior Administrative Assistant
The Senior Administrative Assistant is responsible for providing support to the Business Information Services team.
Responsibilities:
Entering new clients into internal production system following proper procedures
Credit and Rebilling of invoices upon request and required approval
Submitting invoice postings throughout the period (current month)
Providing invoices based on customer’s request (ie. with job, e-mail, etc.)
Submitting invoices through specific customer’s internal portals for payment
Providing back-up for current or past jobs based on customer’s requests
Entering third-party invoices through internal payable system
Validating vendor invoices with PO and matching packing slips to vendor invoices
Scanning completed invoices and submitting to BIS admin
Checking job items on PTS tracking form.
Verifying completion of scan project tracking forms
Verifying completion and submission of quarterly vehicle report
Other duties as assigned by manager
Qualifications:
Post-Secondary Education equivalent experience
Minimum of 2 years related experience
Knowledge & Skills:
Effective verbal and written communication skills
Proficiency in Microsoft Office applications
Ability to work in a team environment by maintaining positive and productive relationships with team and other departments
