Please note: If you are a current Collège Boréal employee, please apply to this job via the Workday application. Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications. Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position. Job Type: Support Staff - Appendix D (Fixed Term) Additional Locations: Weekly Hours: 35 Position End Date: 2026-11-27 Job Category: Soutien Salary Range: $31,05 - 35,99 CAD Compensation grade: SOU-P-F Job Description Sous la supervision du ou de la gestionnaire des admissions, la personne titulaire est responsable d’analyser les dossiers scolaires des candidates et candidats aux études, de préparer des offres d’admission pour tous les campus et sites du Collège Boréal et d’accomplir diverses tâches liées aux admissions et au système informatisé du Registrariat et du Service d’admission des collèges de l’Ontario (OCAS), ainsi que dans le système d’admission international de l’OCAS. Organisée et dotée d’une approche client hors pair, elle possède des capacités d’analyse et les compétences pour conseiller, déterminer l’admissibilité des candidatures à l’inscription au Collège, coordonner les communications du Bureau des admissions et du registrariat (BAR) et élaborer des stratégies pour le contrôle de l’effectif étudiant. Enfin, l’agente ou l’agent aux admissions offre un service à la clientèle exemplaire via les divers moyens, y compris le centre d’appel du Collège. Elle agit à titre d’experte pour les processus de transférabilité étudiante au BAR. Responsabilités : Service à la clientèle et conseil aux candidates et candidats à l’admission Effectuer l’analyse des dossiers d’admission et évaluer la validité des documents présentés à l’admission; Guider et conseiller les candidates et candidats actuels et potentiels ainsi que leurs parents et conseillers à l’orientation, et leur fournir des documents d’appui concernant les exigences d’admission, le statut de leur demande, la disponibilité des programmes et les directives et procédures d’admission, tout en assurant les suivis nécessaires pour parvenir à une offre d’admission; Sur demande, expliquer les résultats de la décision d’admission et conseiller les individus quant aux prochaines étapes si nécessaire; Recommander des programmes alternatifs ou des services de mise à niveau, le cas échéant; Participer au centre d’appel du BAR et assurer le suivi des candidatures actuelles et potentielles via différentes plateformes (p. ex., téléconférences, courriels); Faire le suivi auprès des responsables pour les questions relatives aux exigences d’admission, au processus de sélection et aux évaluations liées à l’admission; Faire des recommandations concernant les exigences des programmes lorsque les responsables ne sont pas disponibles; Guider la clientèle dans leur demande d’admission et expliquer comment accéder aux informations à partir des applications du Collège; Recommander et organiser, sous la supervision du ou de la gestionnaire, des activités de conversion en collaboration avec les diverses équipes du Collège; Tirer, analyser et formuler des recommandations à partir des observations découlant des rapports statistiques sur la conversion, les candidatures et les dossiers incomplets; Assurer le suivi des offres de programmes contingentés, y compris les listes d’attente, en veillant à ne pas dépasser le nombre maximal. Mobilité étudiante Déterminer si la candidate ou le candidat est admissible à faire une demande de placement avancé et assurer les suivis nécessaires; Déterminer si la candidate ou le candidat est admissible à faire une demande de transférabilité (RDA, RDAi, etc.); Gérer les étapes du traitement des demandes selon la procédure tout en respectant l’accord de prestation de services du BAR (p. ex., transmettre la demande à l’école pour évaluation, communiquer le résultat à l’étudiante ou l’étudiant et assurer le traitement dans le système); Analyser les relevés de notes afin de déterminer l’admissibilité aux transferts de crédit; Analyser les plans de cours soumis afin de déterminer l’admissibilité; Insérer les transferts de crédits au dossier étudiant et aviser les spécialistes et l’étudiante ou l’étudiant de la décision; Assurer la cohérence des données insérées dans la base de données OCTD pour le CATON (ONCAT) par le biais d’analyse de données provenant de rapports de validation; Évaluer et déterminer l’admissibilité des demandes de transfert de crédits pour les cours au choix de la formation générale et, le cas échéant, insérer les crédits et aviser les spécialistes et l’étudiante ou l’étudiant; Résoudre les problèmes de transférabilité étudiante avec les parties concernées, lors des cellules de travail;En tant que spécialiste en matière d’admissions et de transfert de crédit, agir comme personne-ressource pour tout le Collège; Pour le processus de transfert de crédits et de placement avancé, effectuer diverses recherches dans la base de données OCTD afin d’aviser les écoles des approbations antérieures. Tâches administratives Assurer que les données relatives aux critères d’admission des programmes du Collège sont cohérentes entre le système informatisé de Boréal (SIB) et le système de l’OCAS avant le début des cycles d’admission, et corriger les erreurs s’il y a lieu; Émettre les lettres d’offre et les courriels liés aux admissions et aux demandes d’information pour les candidatures, y compris tous les documents à l’appui; Effectuer les suivis auprès du secteur des Communications pour la révision des communications envoyées par le BAR; Assurer le traitement des demandes dans le système en temps opportun; Maintenir une liste des candidatures internationales admissibles à un programme aux fins de soumission à l’OCAS pour l'obtention de lettres d'attestation provinciales (LAP); Assurer que les critères pour soumettre une demande de LAP sont respectés et vérifier la présence d’un accord de LAP de la province dans les dossiers des candidats; Surveiller la capacité des programmes et informer la personne superviseure lorsque les limites sont atteintes; Tenir une liste détaillée des candidatures admissibles aux programmes contingentés et la remettre aux responsables des programmes qui détermineront celles qui feront l’objet d’une offre d’admission; Participer aux réunions de débreffage suivant chaque cycle d’admission; Aider à la prise de notes lors des réunions du BAR; Contribuer à la mise à jour des systèmes liés à l’admission; Mettre à jour les informations liées à l’admission sur le site Web, l’intranet et le portail du Collège Boréal; Résoudre les problèmes avec le corps professoral, le personnel du BAR, les étudiants et le support informatique; Systèmes informatisés Boréal et OCAS Assurer la congruence des données sur tous les critères d’admission des programmes du Collège entre le SIB et le système de l’OCAS avant le début des cycles d’admission et corriger les erreurs s’il y a lieu; Effectuer la mise à jour et assurer l’intégrité des tables d’admission dans le SIB; Assurer les suivis auprès du BVPE afin de valider les listes de programmes pour chaque cycle d’admission; Assurer l’intégrité des composantes du module d’admission dans le SIB et assurer que le processus automatisé soit fonctionnel. Effectuer toute autre tâche connexe jugée nécessaire par la personne superviseure. Exigences : Diplôme de deux ans en administration des affaires, administration de bureau, communications, relations publiques, travail social ou l’équivalent; Minimum de trois ans d’expérience pertinente; Expérience obligatoire de l’utilisation de systèmes informatisés et de logiciels d’affaires ou de bureau Expérience de travail en équipe Expérience en service à la clientèle Expérience dans le traitement de dossiers confidentiels et connaissance des normes et règles de confidentialité de l’information Capacité de résolution de problèmes, de jugement et d’analyse Compétences organisationnelles avancées Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles Capacité à travailler avec diverses clientèles, un atout Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément Excellentes compétences de communication en anglais et en français parlés et écrits Connaissance des systèmes d’éducation dans les pays francophones Expérience de travail dans le système collégial, un atout Closing Date: 2025-11-02 11:59pm Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m. First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements. We recognize the efforts of our employees by offering them competitive base salaries, generous and flexible holiday and leave programs, interesting benefits, as well as an outstanding pension plan. See what Collège Boréal has to offer. Boréal is proud to offer a lifetime retirement pension. Find out more information on the CAAT Pension Plan website: Full-time Employees DB Prime Member Handbook Part-time Employees DB Plus Member Handbook Need help? Consult our ressources and users' guides. If you have any questions, please do not hesitate to contact us at ressources.humaines@collegeboreal.ca
