CCES POSITION PROFILE
POSITION: Bilingual Case Manager, Intake and Assessment
REPORTS TO: Senior Manager, Intake and Assessment
CLASSIFICATION LEVEL: M1
LOCATION: Ottawa, ON or Winnipeg, MB
We are seeking candidates who can work from our Ottawa or Winnipeg office.
Overview of Position
The Case Manager, Intake and Assessment, is responsible for receiving, processing and following up on reports submitted to the Canadian Safe Sport Program (CSSP). The Case Manager is responsible for following rules and processes with the intake of complaints, reports, and requests while ensuring timely responses to reporting persons. Managing the initial intake process and preliminary inquiry process, the Case Manager must ensure that all aspects are trauma responsive, timely, reliable, and procedurally fair. The Case Manager works with external entities such as law enforcement, child welfare, and other authorities. They also coordinate with the Victim Support team on cases that fall outside of the CSSP jurisdiction.
DUTIES AND RESPONSIBILITIES
Case Management
Manage intake, follow-up, and provide initial review of assigned complaints, reports, and requests. Includes collecting information to assess jurisdiction and authority, as needed.
Gather information on assigned complaints, reports, and , and follow up with the reporting person as needed.
Flag anonymous reports and provide initial assessment with recommendations to the Senior Manager, Intake and Assessment.
Flag reports that potentially involve a child in need of protection and/or of a potentially illegal nature to the Senior Manager, Intake and Assessment, and/or Director, Intake and Assessment.
For inactionable reports, prepare closure of reports, by ensuring proper documentation of notes, and various notices for assigned complaints, reports and assessments, as directed.
Prepare, as directed, relevant notices and communications to senior leadership and independent investigators/assessors involved in assigned complaints, reports, and assessments.
Maintain and update the case management system for assigned complaints, reports, and requests while recommending improvements to enhance its effectiveness.
In collaboration with the Senior Manager, Intake and Assessment, and Director, Intake and Assessment, contribute to the development and ongoing improvement of case management standard operating procedures, document templates, and best practices.
Coordination with Victim Support
Work with the Manager, Victim Support, and/or the Manager, Support Services, on cases requiring support services and ensure timely follow-up with the reporting person.
Ensure appropriate communication on cases outside of the CSSP jurisdiction in which support services may assist.
Policy Development and Research
Contribute to ongoing development of the CSSP and other related policies and recommend amendments to senior leadership based on feedback.
Provide feedback on advancements with internal metrics and intake and case management systems.
Ensure the Senior Manager, Intake and Assessment, is updated on case load, trends, and issues.
Support research efforts as required by senior leadership.
CCES Quality Management System
Be aware and knowledgeable of the position’s responsibilities within the Quality Management System.
Comply with relevant quality system processes and recommend process changes/revisions as appropriate.
Identify potential risks and help identify and manage risk mitigation strategies.
Log stakeholder feedback/comments in the Quality Database for tracking and appropriate follow-up.
General Responsibilities
Other duties as assigned by the Senior Manager, Intake and Assessment, and/or the Director, Intake and Assessment.
QUALIFICATIONS AND COMPETENCIES
University degree in law, criminology or a relevant field or equivalent combination of education and experience.
Over one year of on-the-job experience and/or performing similar duties required.
Demonstrated success in managing an intake and preliminary inquiry process.
Successful track record of performing effectively in a team setting and driven by team success.
Able to work in a collaborative, supportive fashion in a way that promotes the organization’s best interests in keeping with the CCES corporate culture.
Knowledge of the greater Canadian sport community.
Strong understanding of current ethical issues impacting sport.
Professional conduct, sound judgement, and leadership skills.
Strong interpersonal skills including tact, diplomacy, and flexibility to work effectively with colleagues, peers, and external parties.
Highly conscious and aware of confidentiality and integrity, with the ability to manage and interpret sensitive and confidential data.
Strong organizational skills, accuracy, and attention to detail are essential.
Demonstrated time management, problem solving, and conflict resolution skills.
Proficient in MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
Excellent English verbal and written communication skills.
French verbal and written communications skills preferred
Applications for this position should be submitted electronically on Bamboo HR by November 10th, 2025. We thank all applicants for their interest but only applicants selected for an interview will be contacted.
For more information about the CCES, please visit
www.cces.ca. Throughout its recruitment process, the CCES is committed to Canada’s linguistic duality and diversity of its people. We welcome expressions of interest from all qualified applicants including Indigenous persons, persons with disabilities, members of visible minority groups, and all gender identities and sexual orientations. Upon request, accommodation will be provided during the hiring process.
OFFRE D’EMPLOI AU CCES
POSTE : Bilingue Gestionnaire de dossiers, Réception et évaluation
RELÈVE DE : La ou du gestionnaire principal(e), Réception et évaluation
CATÉGORIE : M1
LIEU: Ottawa, ON ou Winnipeg, MB (préféré)
Nous recherchons des candidat(e)s pouvant travailler depuis nos bureaux à Ottawa ou Winnipeg.
Description du poste
La personne titulaire du poste est responsable de la réception, du traitement et du suivi des signalements présentés au Programme canadien de sport sécuritaire (PCSS). Elle est chargée de faire appliquer les règles et les procédures lors de la réception des plaintes, des signalements et des demandes, tout en garantissant une réponse rapide aux personnes à l’origine d’un signalement. Elle doit gérer tous les aspects du processus de réception initial et d’enquête préliminaire pour en assurer la rapidité, la fiabilité et l’équitabilité, tout en tenant compte des traumatismes. Le ou la titulaire du poste collabore en outre avec diverses instances externes, comme les forces de l’ordre et les services de protection de la jeunesse. Dans le cas où un signalement ne relève pas du PCSS, elle assure également la coordination avec l’équipe de soutien aux victimes.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Gestion des dossiers
Gérer la réception, le suivi et l’examen initial des plaintes, des signalements et des demandes qui lui sont confiés. Il s’agit notamment de recueillir des renseignements en vue d’évaluer si le CCES accepte la compétence et l’autorité, le cas échéant.
Recueillir des renseignements concernant les plaintes, les signalements et les évaluations, et assurer le suivi avec la personne à l’origine du signalement, le cas échéant.
Aviser le ou la gestionnaire principal(e), Réception et évaluation du signalement et lui fournir une évaluation initiale accompagnée de recommandations.
Aviser le ou la gestionnaire principal(e), Réception et évaluation, ou la Direction, Réception et évaluation de tout signalement susceptible d’impliquer un enfant ayant besoin de protection ou des événements de nature potentiellement illégale.
Clore les signalements non recevables en veillant à ce que les notes et les avis concernant les plaintes, les signalements et les évaluations soient documentés comme il se doit.
Préparer, selon les directives, les avis et communications pertinents destinés à la Direction générale et aux personnes chargées de l’enquête/l’évaluation indépendante impliquées dans les processus de plaintes, signalements et évaluations.
Tenir à jour le système de gestion des dossiers de plaintes, de signalements et de demandes, tout en formulant des recommandations pour en améliorer l’efficacité.
En collaboration avec le ou la gestionnaire principal(e), Réception et évaluation, et la Direction, Réception et évaluation, participer à l’élaboration et à l’amélioration continue des méthodes de fonctionnement normalisées, des modèles de documents et des pratiques exemplaires en matière de gestion de dossiers.
Coordination avec l’équipe de Soutien aux victimes
Travailler avec le ou la gestionnaire, Soutien aux victimes et/ou le r ou la gestionnaire, Services de soutien, le cas échéant, et assurer le suivi avec la personne à l’origine du signalement.
Dans les cas ne relevant pas du PCSS pour lesquels les services de soutien seraient susceptibles d’intervenir, assurer les communications requises.
Recherche et élaboration de politiques
Contribuer à l’élaboration continue des politiques du PCSS et d’autres politiques connexes, et recommander des modifications à la Direction générale en fonction des rétroactions obtenues.
Discuter des progrès réalisés en ce qui a trait aux indicateurs internes et aux systèmes de réception et de gestion des signalements.
Veiller à ce que le ou la gestionnaire principal(e), Réception et évaluation, soit au courant de la charge de travail, des tendances et des enjeux.
Soutenir les efforts de recherche à la demande de la Direction générale.
Système de gestion de la qualité du CCES
Connaître les responsabilités du poste dans le cadre du système de gestion de la qualité.
Respecter les processus de gestion de la qualité et recommander des modifications s’il y a lieu.
Détecter les risques et établir des stratégies pour les atténuer.
Entrer les commentaires des partenaires dans la base de données aux fins de suivi.
Responsabilités générales
Effectuer les autres tâches assignées par le ou la gestionnaire principal(e), Réception et évaluation et/ou la Direction, Réception et évaluation.
EXIGENCES
Diplôme universitaire en droit, en criminologie ou dans un domaine pertinent, ou une combinaison équivalente de scolarité et d’expérience.
Au moins un an d’expérience dans des fonctions similaires.
Aptitude démontrée en gestion de processus de réception de signalements et d’enquête préliminaire.
Capacité avérée à travailler efficacement en équipe et désir de contribuer au succès de l’équipe.
Capacité à travailler de façon collaborative au service de l’organisation et conformément à la culture du CCES.
Connaissance de la communauté sportive canadienne élargie.
Compréhension approfondie des enjeux éthiques dans le sport.
Conduite professionnelle, bon jugement et compétences en leadership.
Excellent entregent, tact, diplomatie et capacité de travailler efficacement avec collègues, pairs et parties externes.
Grande conscience des principes de confidentialité et d’intégrité, en plus d’une capacité à gérer et à interpréter des données sensibles et confidentielles.
Excellent sens de l’organisation et grand souci de l’exactitude et du détail.
Compétences avérées en gestion du temps et en résolution de problèmes et de conflits.
Maîtrise de MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
Excellente aptitude à communiquer en anglais (oral et écrit).
Excellente aptitude à communiquer en français (oral et écrit), un atout.
Soumettez votre candidature par voie électronique d’ici le 10 novembre 2025 sur le portail Bamboo HR. Nous remercions toutes les personnes candidates de leur intérêt, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue. Pour en savoir plus sur le CCES, visitez le www.cces.ca.
Dans l’ensemble de son processus de recrutement, le CCES reconnaît la dualité linguistique du Canada et la diversité de sa population. Nous acceptons les déclarations d’intérêt de toutes les personnes qualifiées, y compris les Autochtones, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles ainsi que les personnes de toutes les identités et orientations sexuelles. Sur demande, des mesures d’adaptation seront mises en place durant le processus d’embauche.
