Healthcare Excellence Canada (HEC) works with partners to spread innovation, build capability and catalyze policy change so that everyone in Canada has safe and high-quality healthcare. Through collaborations with patients, caregivers and people working in healthcare, we turn proven innovations into lasting improvements in all dimensions of healthcare excellence.
If you would like to contribute to the safe and high-quality healthcare of Canadians, apply to the position below and join HEC!
Term: Permanent, Full-time
Reports to: Director, Health Innovation Programs and Director, Organizational Planning and Delivery
Salary Range: $49,233 – $ 61,541 – $73,849 (Typical hiring range: $52,000- $60,000)
Location: Our head office is in Ottawa, Ontario; however, we welcome remote work outside Ottawa or a blend of onsite/work from home within the National Capital region. We are a Pan Canadian Healthcare organization and welcome candidates from across Canada.
Deadline to apply: November 24, 2025, at 8:00am ET
How to apply: Visit Visit https://hecesc.bamboohr.com/careers
Working closely with valued partners and interest holders, the Health Innovation Programs team designs, delivers, and evaluates a suite of activities, including collaboratives and large-scale programs, that support the identification, spread and scale of innovative models of care to improve the quality and safety within and across health systems, as well as dissemination of key learnings from these activities. Our current activities include Sparking Change in the Appropriate Use of Antipsychotics and Paramedics and Social Prescribing – both part of Care Forward, as well as scoping, identification and design of new programming and special projects that improve healthcare, with, and for – everyone in Canada.
HEC’s Organizational Planning and Delivery team supports HEC to be a high performing organization that effectively delivers on its strategy, operational plan, and related activities. The Planning and Delivery team is accountable for:
Operational planning and delivery management (annual planning process and cycle; supporting enterprise-wide project alignment and interdependency planning; identifying, and managing project risk; tracking delivery progress)
Integrated HEC processes and enterprise-wide project management support & capacity building
Enterprise risk management
Collecting data on operational plan progress to support decision-making processes and organizational performance, and regularly reporting progress in these areas.
The Program Coordinator holds three main areas of responsibility:
Provides a high level of administrative support to the Director/Senior Program Leads as well as to their respective teams;
Manages and coordinates events and projects in the program area, including online programming and meetings that facilitate evidence-informed innovation in healthcare organizations and that link healthcare leaders who are central to HEC’s strategic priorities; and
Provides general program support and coordination to the team including preparation of briefing materials to support planning and program development.
Your core responsibilities include:
Maintains Director/Senior Improvement Lead meeting schedules, project deadlines, etc.
Drafts, proofreads, and edits correspondence and other material for review/signature.
Reconciles all travel authorization forms, expense claims and credit card payments regularly and keep a continuously updated expense report as required.
Coordinates internal and external meetings, speaking engagements and conference attendance, and travel arrangements, prepare presentations and speeches and screen incoming calls, emails and correspondence and respond independently when possible.
Manages, oversees, and communicates externally with vendors to coordinates events, such as online programming and meetings (includes organizing workshop planning and debrief meetings.
Provides the administrative support for the online learning platform, including taking the lead on content posting, solving technical problems for participants, and informing and implementing design components of the online learning site.
Education and experience you will need to have:
College diploma in office administration, business administration, or a related field, or equivalent education and/or work experience is required.
Minimum of two (2) years progressive experience in a fast-paced environment is required, preferably in healthcare or a not-for-profit organization.
Bilingual in French and English is preferred (English communication skills at Advanced “C” level required).
Advanced computer software skills in Microsoft Office suite and virtual environment are required.
Demonstrated ability working in health and healthcare, particularly quality improvement, or patient safety is preferred.
You will be a great fit for this role if you have:
Highly developed interpersonal and problem-solving skills.
Excellent project management skills including the ability to plan and the ability to collaborate with other teams and across the organization.
Excellent oral and written communication skills.
Demonstrated time management skills. Well organized and attentive to detail.
Professional tact and diplomacy and confidentiality required.
Ability to work well in a dynamic and highly motivated team.
What HEC can offer You:
Competitive salary with a bilingual bonus (if applicable)
Full access to our comprehensive benefits package on the 1st day of employment
Flexible work options including onsite, hybrid, or fully remote and flexible hours of work
Holiday break closure in December between Christmas Day and New Year’s Day
Generous vacation and personal leave plans
A defined benefit pension plan with the CAAT Pension Plan
Employee and Family Assistance Programs
Fitness and Wellness Allowance
Remote Work/Parking Allowance
Paid professional association fees
Educational and development opportunities
On-site (Ottawa) gym and complimentary coffee/tea
Social activities
*HEC is open to exploring the possibility of secondments and interchanges with other organizations as part of our recruitment process.
**Applications submitted for this posting may be retained and considered for similar opportunities for up to six months.
Healthcare Excellence Canada (HEC) is an equal opportunity employer and embraces diversity and inclusivity. HEC is committed to building teams with a variety of backgrounds, skills and views, as the more inclusive we are, the more impact we can have. We encourage applications from all qualified individuals, including visible minorities, Indigenous persons, and persons with disabilities. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.
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Excellence en santé Canada (ESC) travaille avec des partenaires pour diffuser les innovations, renforcer les capacités et catalyser le changement dans les politiques afin que toutes et tous au Canada reçoivent des soins sûrs et de qualité. En collaborant avec les patients, les proches aidants et le personnel des services de santé, nous transformons les innovations éprouvées en améliorations durables dans tous les aspects de l’excellence en santé.
Vous aimeriez contribuer à offrir des soins et services de santé sûrs et de qualité à toutes les personnes vivant au pays? Postulez chez ESC!
Type de poste : Permanent à temps plein
Sous la responsabilité de : Directeur, Programmes d’innovation en santé
et Directrice Planification et exécution organisationnelles
Échelle salariale : : 49 233 $ – 61 541 $ – 73 849 $ (fourchette habituelle à l’embauche : 52 000 $ – 60 000 $)
Lieu de travail : Notre siège social est situé à Ottawa, en Ontario. Vous pourrez toutefois travailler à distance (si vous habitez hors de la région d’Ottawa) ou à distance et au bureau en alternance (si vous habitez dans la région d’Ottawa). Nous sommes un organisme de santé pancanadien et acceptons les candidatures de partout au pays.
Date limite de candidature : 24 novembre 2025 (8 h HE)
Pour postuler : https://hecesc.bamboohr.com/careers
En étroite collaboration avec des partenaires et des parties prenantes de premier plan, l’équipe Programmes d’innovation en santé conçoit, met en œuvre et évalue un éventail d’activités, notamment des projets collaboratifs et des programmes de grande envergure, qui favorisent l’identification, la diffusion et la mise à l’échelle de modèles de soins innovants afin d’améliorer la qualité et la sécurité dans les systèmes de santé, ainsi que la dissémination des principaux enseignements tirés de ces activités. Nos activités actuelles comprennent les programmes Programme de prix Utilisation appropriée des antipsychotiques : Impulser le changement et Paramédics et prescription sociale – tous deux faisant partie de Cap Santé, ainsi que la définition, l’identification et la conception de nouveaux programmes et de projets spéciaux visant à améliorer les services et les soins de santé, avec et pour toutes et tous au Canada.
L’équipe Planification et exécution organisationnelles contribue à faire d’ESC un organisme hautement performant, à même de mettre efficacement en œuvre sa stratégie, son plan opérationnel et ses activités connexes. Elle assure la reddition de comptes des aspects suivants :
Planification opérationnelle et gestion de la mise en œuvre (processus et cycle de planification annuels; soutien à la planification de l’interdépendance et de l’harmonisation des projets à l’échelle de l’organisme; détermination et gestion des risques des projets; suivi de l’avancement de la mise en œuvre)
Gestion des processus intégrés d’ESC et des projets à l’échelle de l’organisme, et développement des capacités
Gestion du risque d’entreprise
Collecte de données sur l’état d’avancement des plans opérationnels pour soutenir les processus décisionnels et la performance organisationnelle, et production régulière de rapports sur les progrès réalisés dans ces domaines.
Le coordinateur ou la coordinatrice de programme assume des responsabilités dans trois domaines principaux :
assurer un excellent soutien administratif à la direction ou aux personnes responsables de l’amélioration ainsi qu’à leurs équipes;
gérer et coordonner les activités et les projets du domaine de programme, y compris les programmes en ligne et les réunions visant à favoriser l’innovation éclairée par des données probantes au sein des organismes de santé et à nouer des liens avec les dirigeants des services de santé dont la collaboration est essentielle aux priorités stratégiques d’ESC;
fournir coordination et soutien général à l’équipe, en veillant notamment à la préparation des documents d’information pour faciliter la planification des activités et l’élaboration de programmes.
Responsabilités principales :
Tenir à jour divers calendriers pour la direction ou la personne responsable de l’amélioration (réunions, échéances de projets, etc.).
Rédiger, relire et réviser la correspondance et d’autres documents pour examen et signature.
Rapprocher régulièrement les formulaires d’autorisation de voyage, les notes de frais et les dépenses imputées aux cartes de crédit, pour tenir à jour le registre des dépenses, selon les besoins.
Coordonner des réunions internes et externes, des invitations à prononcer des allocutions et à participer à des conférences ainsi que les préparatifs de voyage; préparer des exposés et des discours; trier les appels entrants, les courriels et la correspondance et, dans la mesure du possible, y répondre de façon autonome.
Assurer la liaison avec les fournisseurs externes pour coordonner des activités comme les réunions et les programmes en ligne (cette tâche consiste, entre autres, à planifier les ateliers et organiser les réunions d’information).
Fournir le soutien administratif des plateformes d’apprentissage en ligne; cette tâche consiste à prendre l’initiative de l’affichage de contenus, à résoudre les problèmes techniques des participants, ainsi qu’à créer et mettre en œuvre les éléments conceptuels sur le site d’apprentissage en ligne.
Expérience et qualifications demandées :
Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans une discipline connexe.
Minimum de deux (2) années d’expérience progressive dans un milieu de travail au rythme rapide, de préférence dans un organisme de santé ou sans but lucratif.
Bilinguisme anglais-français souhaitable (niveau « C » – avancé – en communication en anglais obligatoire).
Excellente connaissance de la suite Microsoft Office et de l’environnement virtuel.
Atout : capacité avérée à travailler dans le domaine de la santé et des services de santé, en particulier celui de l’amélioration de la qualité ou de la sécurité des patients.
Ce rôle est fait pour vous si vous présentez les caractéristiques suivantes :
Excellentes compétences en relations interpersonnelles et en résolution de problèmes.
Excellentes compétences en gestion de projets, notamment la capacité de planifier et de collaborer avec d’autres équipes de l’organisation.
Excellentes aptitudes en communication orale et écrite.
Capacités avérées en gestion du temps. Bon sens de l’organisation et souci du détail.
Capacité à faire preuve de tact et de diplomatie et de respecter la confidentialité.
Aptitude à bien fonctionner au sein d’une équipe dynamique et très motivée.
Ce qu’ESC vous propose :
Salaire compétitif avec prime au bilinguisme (le cas échéant)
Plein accès à notre régime d’avantages sociaux complet dès le premier jour
Options de travail flexibles : travail sur place, travail hybride, télétravail, et horaires flexibles
Fermeture des bureaux entre Noël et le Jour de l’An
Régimes de vacances et de congés personnels généreux
Régime de retraite à prestations déterminées administré par CAAT
Programmes d’aide aux employés et à leur famille
Allocation santé et mieux-être
Travail à distance et indemnité de stationnement
Remboursement des frais d’adhésion à des associations professionnelles
Possibilités de perfectionnement et de formation
Centre d’entraînement ainsi que café et thé offerts sur place (Ottawa)
Activités sociales
- Dans le cadre de ce processus de recrutement, ESC est disposé à explorer la possibilité de détachements et d’échanges avec d’autres organismes.
** Les candidatures reçues pour ce poste pourront être conservées jusqu’à six mois et envisagées pour des offres similaires.
Excellence en santé Canada (ESC) est un employeur équitable attaché aux principes de diversité et d’inclusion. Nous sommes résolus à bâtir des équipes réunissant des expériences, des compétences et des perspectives variées : plus nous reflétons la diversité de nos communautés, plus notre action est efficace. Nous encourageons les candidatures de toutes les personnes qualifiées, y compris celles des minorités visibles, des personnes autochtones et des personnes en situation de handicap. Nous remercions toutes les personnes ayant postulé. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande tout au long du processus de sélection.
