Coordonnateur.trice de projet – Documentation, planification et gestion de données/ Project Coordinator, Data Management

Avison Young Canada • Montreal • 1d ago

Our Story Notre parcours À propos de vous : Vous êtes une personne performante qui cherche à s’accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais êtes à l’aise de collaborer avec une équipe de personnes hautement motivées. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collègues et clients, et vous appréciez une solide culture d’entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service générales et les centres corporatifs d’excellence. Vous possédez de fortes aptitudes interpersonnelles et êtes prêt à effectuer diverses tâches pour atteindre l’objectif commun de l’équipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et êtes prêt à faire le prochain pas dans l’avancement de votre carrière. Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young ! À propos de nous : Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons conçu notre structure corporative de façon à mieux servir nos clients en renforçant la collaboration dans toute notre organisation. L’immobilier peut avoir des effets positifs énormes sur la vie des gens, et nous nous employons à créer des lieux et des espaces qui siéront mieux aux gens. Notre raison d’être, c’est de créer une réelle valeur économique, sociale et environnementale, portée par des gens fiers. Bien sûr, nous adorons être ici, mais les gens de l’externe nous trouvent très bien aussi ! Avison Young a été nommée comme l’une des sociétés les mieux gérées au Canada 13 années consécutives, avec désignation du Club Platine!

About You:You are a high achiever looking to thrive in a fast-paced environment. You take pride in your own work but are comfortable collaborating with a team of highly motivated individuals. You can communicate clearly and concisely with teammates and clients, and you enjoy strong company culture and camaraderie. You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team’s common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!About Us:Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We’ve designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.Real estate can have an enormous positive impact on people’s lives – and we’re in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.We care about each other and we have each other’s backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness – economic, mental and physical – because what’s best for our business comes from our people bringing their whole selves to work. Of course we love it here, but outsiders think we’re pretty great too! Avison Young has been recognized as one of Canada's Best Managed Companies for the 13th year in a row, with a Platinum Club designation! Overview Nous cherchons une personne très organisée et soucieuse du détail pour épauler nos équipes de projet pour les tâches suivantes : Gestion et structuration de documents; Suivi des échéanciers; Contrôle des données financières Documentation de projets de grande qualité. Ce rôle est essential à la visibilité de projet, à la précision et à l’efficacité globale de l’équipe.

We are looking for a highly organized and detail-oriented person to support our project teams through: document management and structuring, schedule tracking, financial data control, high-quality project documentation. This role is central to project visibility, accuracy and overall team efficiency. Responsibilities Responsabilités Suivi de projets dans Smartsheet Établir la structure du projet, les échéanciers et les champs de données dans Smartsheet Maintenir et mettre à jour les échéanciers de projet de façon régulière Faire des suivis auprès des chargés de projet sur les bilans de progrès Veiller à l’exactitude et l’intégrité des données Effectuer des suivis pour tenir les échéanciers à jour Suivis financiers et facturation Programmer les budgets des projets dans Smartsheet Entrer les contrats avec les bonnes descriptions et valeurs Suivre les dépenses et les écarts Préparer les factures progressives Soutenir les flux de travail d’approbation internes Vérifier les informations de facturation des clients Fournir un soutien occasionnel pour la facturation mensuelle Gestion de documentation et procédures d’approvisionnement Préparer et maintenir les gabarits de documents Coordonner les procédures d’approvisionnement et de soumission Émettre des demandes pour des propositions et devis Gérer les questions et les clarifications Recevoir, organiser et valider les soumissions Entrer les données dans les tableurs de comparaison Identifier les informations manquantes ou irrégulières Préparer les documents de synthèse et de présentation Amélioration continue Améliorer les flux de travail et procédures pour les documents Mettre au point des gabarits et outils internes Recommander des solutions liées à l’automatisation ou à l’efficacité Contribuer aux bonnes pratiques Soutien à l’équipe Préparation de propositions de soutien Maintien des gabarits de l’entreprise Fournir occasionnellement du soutien administratif Autres tâches connexes liées à la fonction

Project tracking in Smartsheet Set up project structure, schedules, and data fields in Smartsheet Maintain and update project schedules regularly Follow up with Project Managers on progress updates Ensure data accuracy and integrity Perform follow-ups to keep schedules current Financial tracking and invoicing Set up project budgets in Smartsheet Enter contracts with proper descriptions and values Track expenses and variances Prepare progressive invoices Support internal approval workflows Verify client billing information Provide occasional support with monthly invoicing Documentation management and procurement processes Prepare and maintain document templates Coordinate procurement and bid processes Issue requests for proposals and quotations Manage questions and clarifications Receive, organize and validate submissions Enter data into comparison spreadsheets Identify missing or irregular information Prepare summary and presentation documents Continuous improvement Improve document workflows and processes Develop templates and internal tools Recommend automation or efficiency solutions Contribute to best practices Team support Support proposal preparation Maintain company templates Provide occasional administrative support Perform other related duties as required Qualifications PROFIL DU CANDIDAT Ce poste convient à une personne qui possède les atouts suivants : Aime travailler avec des documents, des données et des systèmes Est très organisée et méthodique Est dotée d’un fort souci du détail Sait bien gérer plusieurs priorités Est à l’aise à faire des suivis auprès des gens Se sent à l’aise dans un milieu dynamique Sait proposer des améliorations Sait travailler de façon autonome COMPÉTENCES REQUISES Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais), avec parfaites grammaires; Connaissance avancée de Smartsheet, Excel ou outils similaires De fortes aptitudes pour Word et PowerPoint À l’aise à gérer de grands volumes de données Compréhension financière de base Un excellent sens de l’organisation Atouts: Connaissances des dessins architecturaux et des concepts de mobilier et d’aménagement d’espace. Connaissance du domaine de la construction, des aménagements de bureau. Expérience au sein d’un bureau de gestion de projets ou immobilière, de design ou d'ingénierie.

CANDIDATE PROFILE This role is a good fit for someone who: enjoys working with documents, data and systems is highly organized and methodical has strong attention to detail handles multiple priorities well is comfortable following up with people enjoys a fast-paced environment suggests improvements works autonomously REQUIRED SKILLS Bilingualism (French and English) is required, both spoken and written, with excellent grammar in both languages. Advanced working knowledge of Smartsheet, Excel or similar tools Strong skills in Word and PowerPoint Comfort with managing large volumes of data Basic financial understanding Strong organizational skills Assets: Knowledge of architectural drawings and space planning/furniture concepts. Familiarity with the construction and office fit-out industry. Experience in a project management, real estate, design, or engineering firm. Workplace Type On-Site Our Equal Opportunity Commitment Notre engagement d’égalité des chances Avison Young pratique l’égalité des chances comme employeur à tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons à bâtir et maintenir une main-d’œuvre avec des expériences, aptitudes et connaissances variées avec toutefois une uniformité dans l’excellence de nos services, notre engagement et notre intégrité. La société maintient une politique stricte afin d’assurer que les chances en emploi soient égales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l’origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l’âge, le sexe, le genre, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine nationale, la citoyenneté, les handicaps, l’état civil, le statut de vétéran protégé ou de service militaire ou tout autre élément protégé par la loi. Avison Young accueille favorablement et encourage la postulation de gens avec des handicaps. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats pendant le processus de recrutement. Pour les personnes requérant de l’assistance, des informations liées aux besoins et aux mesures d’accommodement seront transmises de façon confidentielle. Afin de soutenir notre engagement envers la francisation et d’assurer une communication efficace avec notre clientèle diversifiée au Canada et à l’international, ainsi qu’avec nos collègues à l’échelle mondiale et dirigeants du siège social, ce poste requiert une maîtrise du français et de l’anglais. Les candidats doivent être parfaitement bilingues pour être considérés pour ce poste. Avison Young s’engage à embaucher les meilleurs talents avec les pratiques de recrutement les plus justes et équitables. Postulez chez nous DÈS AUJOURD’HUI !

Avison Young practices as an equal opportunity employer in all services locations around the world. We are committed to building and maintaining a workforce diverse in experience, skills and knowledge with uniformity in service excellence, commitment and integrity. The firm maintains a strict policy to ensure employment opportunities are equal and do not discriminate based on race, color, religion, creed, age, sex, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, citizenship, disability, marital and civil partnership/union status, protected veteran or military service status, or any other elements protected by law. Avison Young welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available upon request for candidates during the recruitment process. For those requiring assistance, information relating to the need for accommodation and accommodation measures will be addressed confidentially. To support our commitment to francisation and ensure effective communications with our diverse Canadian and worldwide clientele and to our global colleagues and head office leadership, this role requires proficiency in both French and English. Candidates must be fluent in both languages to be considered in this position. Avison Young is committed to employing the best talent with the most fair and equitable recruitment practices. Apply with us TODAY!