QUI SOMMES-NOUS?
CAD Industries ferroviaires est une société québécoise ambitieuse, en activités depuis plus de 60 ans, spécialisée dans la réparation, la conversion et le reconditionnement d'équipements ferroviaires roulant (wagons et locomotives en tous genres) qui avons des ateliers et bureaux à Montréal (secteur Lachine) et en Alberta (sous la bannière Caltrax).
Au fil des ans, notre mission s'est précisée afin de devenir une entreprise responsable qui cherche notamment à réparer et prolonger la vie des équipements dont nos clients nous confient les travaux ou encore, dans plusieurs situations, de les moderniser et leur donner littéralement une 2e vie.
Dans leurs projets, nos équipes voient donc à designer des équipements qui répondront aux besoins de ces mêmes clients qui œuvrent autant du coté marchandise que passagers.
Résumé du poste :
Relevant du président, l'adjoint(e) exécutif(ve) assure la gestion de l'agenda, la coordination des communications et l'organisation des réunions. Il/elle prépare les documents stratégiques, facilite les échanges internes et externes et veille à la confidentialité des informations. Proactif(ve) et organisé(e), il/elle soutient la direction dans ses priorités et projets spéciaux.
Principales responsabilités
- Supporter le président et l'équipe de la haute direction dans différentes tâches administratives.
- Prendre des initiatives et gérer les dossiers administratifs selon des priorités.
- Assurer des communications entre la haute direction et les services internes; faire preuve de leadership pour maintenir la crédibilité, la confiance et le soutien du personnel de la haute direction.
- Gérer et analyser les courriels et autres communications pour identifier les priorités, les suivis et définir les actions requises. Ajuster l'agenda et les priorités en fonction des besoins.
- Gestion des déplacements et voyages d'affaires et la logistique reliée.
- Planification, coordination et organisation des réunions : invitations, conflits d'horaire réservations des salles, traiteur, équipements, ordre du jour, documentation nécessaire, suivis de points à exécuter et autres besoins.
- Assurer le support pour la création, traduction et révision de documents et matériel requis pour les réunions.
- Soutien à la gestion du bureau -- surveiller et gérer les fournitures de bureau, en veillant à maintenir des niveaux de stock nécessaires et à passer des commandes lorsque requis pour les bureaux de Lachine, et entretenir les relations avec les fournisseurs, assurant un service de haute qualité et des solutions rentables.
- Accomplir toute autre tâche de même nature ou d'ordre général demandée par la direction ou exigée dans le cadre de ses fonctions.
Formation -- Expérience
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Expérience avérée en tant qu'assistant(e) administratif(ve), adjoint(e) exécutif(ve) ou dans un rôle similaire (2-5 ans)
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Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
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Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit en français et en anglais. Bilinguisme (français / anglais)
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Capacité à développer et à maintenir de solides relations avec diverses équipes et présenter une attitude positive.
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Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'autres logiciels pertinents.
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Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
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Haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
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Grande attention aux détails et compétences en résolution de problèmes.
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WHO ARE WE?
CAD Railway Industries is an ambitious Quebec-based company that has been in operation for over 60 years. We specialize in the repair, conversion, and refurbishment of rolling railway equipment (various types of wagons and locomotives) with workshops and offices in Montreal (Lachine area) and Alberta (under the Caltrax banner).
Over the years, our mission has evolved to become a responsible company focused on repairing and extending the lifespan of equipment entrusted to us by our clients. In many cases, we modernize these assets, essentially giving them a second life.
Our teams design equipment that meets the needs of both freight and passenger clients.
Job Summary:
Reporting to the President, the Executive Assistant manages scheduling, coordinates communications, and organizes meetings. They prepare strategic documents, facilitate internal and external exchanges, and ensure the confidentiality of information. Proactive and well-organized, they support senior management with priorities and special projects.
Responsibilities:
- Provide administrative support to the President and senior management team.
- Take initiative and manage administrative tasks based on priorities.
- Ensure effective communication between senior management and internal departments; demonstrate leadership to maintain credibility, trust, and support among senior staff.
- Manage and analyze emails and other communications to identify priorities, follow-ups, and required actions. Adjust schedules and priorities as needed.
- Oversee travel arrangements, business trips, and related logistics.
- Plan, coordinate, and organize meetings, including invitations, scheduling, room reservations, catering, equipment setup, agendas, required documents, follow-ups on action items, and other logistical needs.
- Support the creation, translation, and revision of documents and materials for meetings.
- Assist in office management---monitor and manage office supplies, ensuring necessary stock levels and placing orders for the Lachine office. Maintain relationships with suppliers to ensure high-quality service and cost-effective solutions.
- Perform any other related tasks as requested by management or required by the position.
Qualifications -- Experience:
- Proven experience as an Administrative Assistant, Executive Assistant, or in a similar role (2-5 years).
- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong verbal and written communication skills in both French and English. Bilingualism (French/English) is required.
- Ability to build and maintain strong relationships across teams while maintaining a positive attitude.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and other relevant software.
- Ability to work independently and manage multiple tasks simultaneously.
- High level of professionalism and confidentiality.
- Strong attention to detail and problem-solving skills.
