Associé(e) au soutien administratif
TYPE D'EMPLOI : Contrat avec possibilité de permanence
SECTEUR : Pharmaceutique
DATE DE DÉBUT : Dès que possible
EMPLACEMENT : West Island, QC
Notre client est à la recherche d'un(e) candidat(e) compétent(e) et minutieux(se) pour fournir un soutien administratif et un soutien à la gestion d'événements dans le cadre d'un poste contractuel avec possibilité d'embauche permanente.
RESPONSABILITÉS :
- Planification d'événements :Offrir un soutien en planification d'événements à l'Unité d'Affaires afin de contribuer à l'atteinte des objectifs financiers annuels. Collaborer avec différentes équipes au sein de l'UA (marketing et ventes) ainsi qu'avec d'autres divisions pour favoriser les synergies interfonctionnelles. Assister les chefs de fonction dans la planification, la coordination, la gestion et l'exécution des événements de vente régionaux et nationaux.
- Approvisionnement : Créer des bons de commande (PO) et effectuer les soumissions des fournisseurs dans SAP.
- Gestion de bureau : Participer à la planification et à l'organisation des activités internes du bureau et des réunions, telles que les visites de marché de la haute direction (le cas échéant). Collaborer avec le/la gestionnaire de bureau et le/la responsable du soutien administratif pour les événements spécifiques.
- Soutien à la direction : Fournir un soutien administratif au directeur de l'Unité d'Affaires ainsi qu'à d'autres fonctions occasionnellement.
- Gestion des commandites : Traiter les demandes de commandite pour les différentes équipes selon les directives des équipes marketing respectives.
- Gestion des données : Tenir à jour les dossiers, les bases de données et les rapports liés aux opérations commerciales et à la planification d'événements.
- Communication : Faciliter une communication efficace entre les équipes et les départements pour assurer des opérations fluides et une bonne collaboration.
- Gestion budgétaire : Surveiller et gérer les budgets des événements et des activités du bureau, en veillant à l'efficacité des coûts.
QUALIFICATIONS :
- Plus de 5 ans d'expérience en administration et en gestion d'événements, avec un accent sur le soutien de projets et la capacité à gérer des délais serrés.
- Capacité à travailler avec un budget défini et à négocier avec les fournisseurs.
- Bonne compréhension de l'industrie et des préférences des clients en matière d'événements.
- Autonomie et solides compétences organisationnelles.
- Capacité démontrée à travailler avec un minimum de supervision, à gérer plusieurs tâches avec des délais serrés, tout en collaborant efficacement en équipe.
- Esprit d'initiative et sens de l'anticipation pour gérer les priorités de manière proactive.
- Excellentes compétences en communication, avec un professionnalisme dans les communications écrites et électroniques.
- Maîtrise de Microsoft Office, SAP, Ariba et Concur.
- Capacité à communiquer et à travailler efficacement avec tous les niveaux de gestion et avec divers styles professionnels.
- Bilingue (français et anglais).
Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt pour ce poste ; toutefois, seules les personnes retenues seront contactées.
Pour plus d'informations sur nos services de recrutement, veuillez visiter notre site Web : www.groomassocies.com
