Job Description:
We're looking for an Accounts Payable Agent to join our dynamic team, supporting our finance operations in the fast-paced freight forwarding industry. In this role, you'll ensure accurate and efficient processing of vendor invoices, payments, and reconciliations while collaborating with internal teams and external vendors to resolve discrepancies. The ideal candidate is detail-oriented, proactive, and passionate about maintaining financial accuracy and efficiency.
Responsibilities:
Reporting to the Finance Manager, the Accounts Payable Agent has the following main responsibilities:
- Review and forward vendor invoices to the appropriate departments for approval.
- Follow up with relevant departments regarding outstanding, unapproved vendor invoices.
- Ensure all vendor invoices receive proper authorization before entering them into the accounts payable system.
- Accurately process vendor invoices within the accounts payable system.
- Verify that actual costs on vendor invoices match the estimates provided in shipment files.
- Investigate with the operations team any discrepancies between actual costs and estimates.
- Schedule and prepare vendor payments in accordance with agreed terms.
- Reconcile vendor accounts by reviewing monthly statements and related transactions.
- Work with the appropriate department supervisor/manager to investigate and resolve any invoice or payment discrepancies or disputes in a timely and efficient manner.
- Respond to vendor inquiries regarding account status and payment details.
- Foster positive working relationships with vendors, colleagues, and management.
- Provide support to other accounting team members, as needed.
- Perform general office and accounting duties as required.
- Assist the Finance Manager with additional tasks and special projects as assigned.
Candidate Profile:
- Minimum 2 years' experience in similar accounting duties.
- Person meticulous with attention to details.
- Follows Standard Operating Procedures established by the Company.
- Strong organizational and planning skills.
- Strong aptitude in positive relationship building with co-workers.
- Aptitude in working in a fast-paced business environment.
- Team player and customer service oriented.
- Strong people and communication skills.
- Intermediate level skills in Word and Excel applications and in data entry on main accounting frame systems.
Description de l'emploi:
Nous recherchons un(e) agent(e) comptabilité fournisseurs pour rejoindre notre équipe dynamique, afin de soutenir nos opérations financières dans le secteur très dynamique du transport de marchandises. Dans ce rôle, vous assurerez un traitement précis et efficace des factures des fournisseurs, des paiements et des rapprochements tout en collaborant avec les équipes internes et les fournisseurs externes pour résoudre les divergences. Le candidat idéal est soucieux du détail, proactif et passionné par le maintien de la précision et de l'efficacité financières.
Responsabilités:
Sous la responsabilité du directeur financier, l'agent chargé de la comptabilité fournisseurs a les principales responsabilités suivantes :
- Examiner et transmettre les factures des fournisseurs aux départements appropriés pour approbation.
- Assurer le suivi avec les départements concernés en ce qui concerne les factures fournisseurs en suspens et non approuvées.
- S'assurer que toutes les factures fournisseurs sont dûment autorisées avant de les saisir dans le système de comptabilité fournisseurs.
- Traiter avec précision les factures des fournisseurs dans le système de comptabilité fournisseurs.
- Vérifier que les coûts réels figurant sur les factures des fournisseurs correspondent aux estimations fournies dans les dossiers d'expédition.
- Examiner avec l'équipe chargée des opérations tout écart entre les coûts réels et les estimations.
- Planifier et préparer les paiements des fournisseurs conformément aux conditions convenues.
- Rapprocher les comptes des fournisseurs en examinant les relevés mensuels et les transactions connexes.
- Travailler avec le superviseur/directeur du service concerné pour enquêter et résoudre les divergences ou les litiges en matière de factures ou de paiements de manière rapide et efficace.
- Répondre aux demandes de renseignements des fournisseurs concernant l'état des comptes et les détails des paiements.
- Favoriser des relations de travail positives avec les fournisseurs, les collègues et la direction.
- Apporter un soutien aux autres membres de l'équipe comptable, le cas échéant.
- Effectuer des tâches générales de bureau et de comptabilité selon les besoins.
- Assister le directeur financier dans l'accomplissement de tâches supplémentaires et de projets spéciaux qui lui sont confiés.
Profil du Candidat:
- Minimum 2 ans d'expérience dans des tâches comptables similaires.
- Personne méticuleuse et soucieuse des détails.
- Respect des procédures opérationnelles normalisées établies par l'entreprise.
- Solides compétences en matière d'organisation et de planification.
- Aptitude à établir des relations positives avec les collègues de travail.
- Aptitude à travailler dans un environnement professionnel en évolution rapide.
- Esprit d'équipe.
- Orientation vers le service à la clientèle.
- Solides compétences en matière de relations humaines et de communication.
- Compétences de niveau intermédiaire dans les applications Word et Excel et dans la saisie de données sur les principaux systèmes comptables.
