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Répondre et diriger les appels téléphoniques de manière professionnelle et courtoise.
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Mettre à jour et entretenir le système téléphonique, y compris répondre aux messages laissés dans notre boîte aux lettres générale.
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Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs au bureau de manière professionnelle et amicale.
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Maintenir l'apparence ordonnée de nos salles de réunion, maintenir les niveaux de fournitures pour toutes les cuisines et salles de bains. Veiller à la propreté des placards, des salles de stockage et d'autres zones.
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Saisie de données, rédaction et révision de lettres, tableaux, rapports et autres documents, ainsi que la saisie de missions qui peuvent être confidentielles. Rédaction et préparation de réponses aux demandes de routine.
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Tri, filtrage et distribution du courrier entrant et sortant, y compris les colis par messager local et international.
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Point de contact pour l'entretien des bâtiments et la sécurité.
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Coordination et tenue des dossiers pour l'espace de bureau, les téléphones, le stationnement, les cartes de crédit de l'entreprise et les clés de bureau.
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Respect des politiques de l'entreprise et des politiques de confidentialité d'entreprise.
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Veiller à la propreté et à l'organisation des espaces de travail.
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Préparer et soumettre les rapports de dépenses.
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Réaliser diverses tâches administratives selon les besoins de l'équipe.
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Bilingue (anglais/français) est nécessaire pour communiquer de manière quotidienne avec les membres de l'équipe à travers le Canada.
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Trois à cinq ans d'expérience dans un rôle de réceptionniste ou d'assistant administrative
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Un diplôme d'études secondaires avec une éducation post-secondaire est un atout.
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Expérience de travail avec la suite MS Office, en particulier Excel, Word et Outlook
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La capacité et l'appétit d'apprendre de nouveaux systèmes et processus.
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Une manière professionnelle et accessible et un amour pour rencontrer et interagir avec les gens.
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La confiance pour contacter et approcher des personnes de milieux professionnels divers et de différents niveaux de responsabilité.
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Motivation personnelle, excellentes compétences en communication verbale et écrite, ainsi que de solides compétences en résolution de problèmes et en organisation.
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Un ensemble complet d'avantages sociaux, comprenant deux paires de lunettes et verres gratuits par an.
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Une culture de coaching qui favorise les opportunités de croissance et de développement continu
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Une culture axée sur les personnes, (mais les chiens sont également les bienvenus)
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Une organisation qui redonne localement et nationalement et vous soutient dans cette démarche.
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Answering and routing telephone calls in a professional and courteous manner
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Updating and maintaining the telephone system, including answering messages left in our general mailbox.
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Greeting clients, suppliers, and visitors to the office in a professional and friendly manner.
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Maintaining the orderly appearance of our meeting rooms, maintaining supply levels for all kitchens and washrooms. Ensuring the cleanliness of closets, supply rooms and other areas.
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Data entry, drafting and revision of letters, tables, reports, and other materials as well as typing assignments that may be confidential. Drafting and preparing responses to routine inquiries.
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Sorting, screening, and distributing incoming and outgoing mail, including packages via courier both locally and internationally.
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A point of contact for building maintenance and security.
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Coordinating and maintaining records for office space, phones, parking, company credit cards and office keys.
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Adhere to company policies and corporate privacy policies.
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Maintaining cleanliness of the office
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Submitting expense reports
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Ad hoc tasks as required
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Bilingualism (English/French) is required to communicate on a daily basis with team members across Canada
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Three to five years of experience in a receptionist or administrative assistant role
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A high school diploma with any post-secondary education is an asset.
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Working experience with MS Office Suite, especially Excel, Word, and Outlook
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An ability and appetite to learn new systems and processes.
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A professional and approachable manner and a love of meeting and interacting with people.
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The confidence to reach out and approach people from diverse professional backgrounds and levels of seniority.
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Self-motivation, excellent verbal, and written communication skills, as well as strong problem-solving and organizational skills
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A comprehensive total rewards package, including two free pairs of glasses and lenses per year.
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A coaching culture that fosters ongoing growth and development opportunities
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A people-first culture, (but dogs are also welcome)
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An organization that gives back locally and nationally and supports you in doing so as well.
